Politique de confidentialité

À propos de ce contenu

Ce contenu est une reformulation vulgarisée de la publication officielle de Revenu Québec : ADM-571(2023-10).pdf, produite pour aider les citoyens et entrepreneurs à mieux comprendre leurs obligations fiscales. Il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Référez-vous au document officiel pour toute décision.

À qui s'adresse ce document

Ce document s’adresse à toute personne ou organisation dont Revenu Québec détient, collecte, utilise, conserve, communique ou détruit des renseignements confidentiels. Cela comprend notamment :

• les citoyens et contribuables;
• les entreprises;
• les représentants autorisés;
• les personnes concernées par les programmes administrés par Revenu Québec, comme les pensions alimentaires, l’allocation-logement ou les biens non réclamés;
• les personnes candidates à un emploi à Revenu Québec;
• les membres du personnel de Revenu Québec;
• les personnes établies dans l’Union européenne dont les renseignements peuvent être recueillis dans un contexte de recrutement international.

Contexte et objectif

Revenu Québec détient des renseignements confidentiels nécessaires à l’exercice de sa mission. Ces renseignements peuvent porter sur la situation fiscale, financière ou économique d’une personne ou d’une entreprise. L’organisme affirme que ces renseignements sont sensibles et qu’ils doivent être protégés, notamment en raison du secret fiscal.

La politique de confidentialité a été adoptée pour expliquer :

• les mesures utilisées pour protéger les renseignements confidentiels et la vie privée;
• les motifs de collecte des renseignements confidentiels;
• la manière dont ces renseignements sont traités, utilisés, communiqués, conservés et protégés;
• les engagements de transparence de Revenu Québec;
• les obligations légales applicables en matière de protection de la vie privée et des renseignements confidentiels.

La politique s’inscrit notamment dans le cadre de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, appelée dans le document la Loi sur l’accès, ainsi que de la Loi sur l’administration fiscale. Revenu Québec applique aussi d’autres lois fiscales et non fiscales contenant des règles de confidentialité, dont la Loi facilitant le paiement des pensions alimentaires, la Loi sur les biens non réclamés et la Loi sur l’Agence du revenu du Québec.

Informations complètes et détaillées

1. Portée de la politique et nature des renseignements protégés

Définition des renseignements confidentiels

Les renseignements confidentiels visés par la politique sont les renseignements qui concernent une personne ou une entreprise et qui permettent de l’identifier.

Ils peuvent comprendre, par exemple :

• les revenus déclarés;
• le numéro d’assurance sociale;
• l’adresse;
• tout autre renseignement permettant d’identifier une personne ou une entreprise.

Supports visés

La politique couvre les renseignements détenus par Revenu Québec, peu importe leur support. Les renseignements peuvent notamment se trouver :

• dans un document papier;
• dans un document numérique;
• sur un CD;
• sur un disque dur;
• dans une base de données;
• dans un enregistrement sonore.

Secret fiscal

Revenu Québec indique qu’il doit protéger la confidentialité des renseignements contenus dans un dossier fiscal. Le secret fiscal vise particulièrement les renseignements liés à la situation financière ou économique d’une personne ou d’une entreprise.

Engagement général de Revenu Québec

Revenu Québec s’engage à utiliser tous les moyens nécessaires à sa disposition pour assurer la sécurité et la protection des renseignements confidentiels conformément aux lois applicables.

La protection des renseignements confidentiels est présentée comme une obligation applicable à l’ensemble du personnel de l’organisation. La haute direction doit veiller au respect de cette obligation.

Gouvernance interne

La politique mentionne l’existence d’un responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements confidentiels, nommé conformément à la Loi sur l’accès. Cette personne veille à ce que les décisions relatives à la protection des renseignements confidentiels soient appropriées, y compris lorsque ces décisions peuvent avoir des effets sur la vie privée.

Plusieurs comités contribuent aussi à l’application correcte :

• des lois;
• des règles;
• des principes;
• des chartes protégeant les droits des personnes.

Revenu Québec dispose également de règles de gouvernance liées à la protection des renseignements confidentiels.

Formation, sensibilisation et obligations du personnel

Revenu Québec met en place des programmes obligatoires de formation et de sensibilisation à la confidentialité pour son personnel.

Les membres du personnel doivent :

• signer des engagements de confidentialité;
• renouveler ces engagements chaque année;
• respecter les règles liées à la protection des renseignements confidentiels;
• respecter la vie privée des personnes concernées.

Revenu Québec indique exiger une conduite exemplaire en matière de confidentialité et précise qu’aucun manquement n’est accepté.

Le Code de déontologie à l’intention des dirigeantes et des dirigeants et des membres du personnel, identifié par le numéro CRH-4501, établit des règles de conduite, notamment pour protéger le secret fiscal.

2. Collecte des renseignements confidentiels

Principe de limitation de la collecte

Revenu Québec limite la collecte des renseignements confidentiels à ceux qui sont nécessaires :

• à l’application des lois fiscales;
• à l’application des autres lois qui lui sont confiées;
• à l’administration des programmes relevant de sa responsabilité.

Types de renseignements pouvant être collectés

Pour traiter un dossier, Revenu Québec peut recueillir différents renseignements confidentiels, notamment :

• le nom;
• l’adresse;
• l’adresse courriel;
• les numéros de téléphone;
• la date de naissance;
• l’état civil;
• le statut de résidence;
• le nom du conjoint ou de la conjointe;
• le numéro d’assurance sociale;
• certains numéros d’identification;
• les coordonnées d’un compte bancaire;
• des renseignements liés à la santé;
• le nom des parents;
• les revenus, par exemple les salaires;
• le numéro d’étudiant;
• le code d’établissement;
• tous les renseignements inscrits dans les avis et documents transmis par Revenu Québec;
• les renseignements relatifs aux propriétés d’une entreprise;
• les dettes fiscales d’une entreprise;
• les données sur les ventes d’une entreprise;
• les montants de pension alimentaire payés;
• les montants de pension alimentaire reçus.

Revenu Québec indique qu’une description complète des catégories de renseignements collectés est disponible dans ses fichiers de renseignements confidentiels. Lorsqu’une mise à jour de ces fichiers est en cours, cette situation est indiquée.

Collecte directe auprès de la personne concernée

Revenu Québec recueille des renseignements directement auprès des personnes concernées, notamment lorsque celles-ci :

• transmettent leur déclaration de revenus;
• communiquent avec Revenu Québec au moyen de services sécurisés;
• utilisent des plateformes sécurisées, comme Mon dossier pour les citoyens ou d’autres plateformes semblables.

Collecte indirecte auprès de tiers

Lorsque la loi le permet, Revenu Québec peut aussi obtenir des renseignements de façon indirecte auprès de tiers, notamment :

• un représentant autorisé;
• des ministères et organismes du gouvernement du Canada;
• des ministères et organismes du Québec;
• certaines entreprises privées, dont un employeur;
• des banques;
• d’autres institutions financières;
• des agences de référence en matière de crédit;
• des sources accessibles au public, comme un bottin téléphonique ou le registre foncier.

Informations reçues sans demande préalable

Lorsque Revenu Québec reçoit des renseignements qui n’ont pas été sollicités, ces renseignements sont traités selon ses principes de confidentialité.

Renseignements demandés à des tiers

Les lois fiscales et les autres lois appliquées par Revenu Québec peuvent permettre à l’organisme d’obtenir des renseignements sur une personne auprès d’autres sources. Cette possibilité est notamment mentionnée dans les guides relatifs aux déclarations de revenus.

Collectes massives de renseignements

Dans certaines situations, Revenu Québec peut recueillir en lots importants des renseignements concernant un grand nombre de personnes. Le document donne comme exemple l’obtention de fichiers de renseignements détenus par d’autres organismes publics.

Ce type de collecte est encadré par :

• la Loi sur l’administration fiscale;
• l’approbation du gouvernement;
• les conditions prévues pour l’utilisation de fichiers de renseignements d’organismes publics.

Le document renvoie au Plan d’utilisation des fichiers de renseignements des organismes publics, identifié par le numéro ADM-583.1.

3. Dossiers de recrutement

Renseignements recueillis lors d’une candidature

Lorsqu’une personne crée un dossier de candidature pour un emploi à Revenu Québec, certains renseignements confidentiels peuvent être recueillis, notamment :

• le nom;
• l’adresse;
• le numéro de téléphone;
• l’appartenance à un groupe cible, par exemple :
  • une minorité ethnique;
  • une minorité visible;
  • une personne autochtone;
  • une personne handicapée;
  • d’autres groupes visés par les règles applicables.

Cette collecte est notamment liée au Programme d’accès à l’égalité en emploi et à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics.

Conservation des candidatures non retenues

Si une candidature n’est pas retenue à la suite d’un appel de candidatures, les renseignements fournis peuvent être conservés dans une banque de personnes candidates uniquement avec le consentement de la personne concernée.

Ces renseignements peuvent ensuite servir à répondre à d’autres offres d’emploi.

Hébergement des renseignements de recrutement

L’hébergement des renseignements confidentiels liés au recrutement est confié à un fournisseur externe. Ce fournisseur doit appliquer des normes élevées de sécurité.

Recrutement international et Union européenne

Dans le contexte du recrutement international, Revenu Québec peut recueillir des renseignements confidentiels de personnes situées dans l’Union européenne.

Dans ces situations, Revenu Québec indique respecter le Règlement européen sur la protection des données, ou RGPD.

Revenu Québec s’assure aussi que tout tiers qui traite, pour son compte, les renseignements de personnes concernées situées dans l’Union européenne respecte le RGPD.

4. Dossiers des membres du personnel

Revenu Québec recueille et traite des renseignements confidentiels concernant les membres de son personnel.

Ces renseignements sont gérés seulement lorsqu’ils sont nécessaires à l’exercice des responsabilités et obligations de Revenu Québec comme employeur.

La gestion de ces renseignements est faite en vertu des lois applicables, dont la Loi sur l’Agence du revenu du Québec.

5. Utilisation des renseignements confidentiels

Utilisation aux fins prévues

Revenu Québec utilise les renseignements confidentiels lorsque la loi le permet et seulement pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Ces fins comprennent notamment :

• l’application des lois fiscales;
• l’application de lois non fiscales;
• l’administration de programmes sociaux confiés à Revenu Québec.

Les programmes mentionnés incluent :

• les pensions alimentaires;
• l’allocation-logement;
• les biens non réclamés.

Exemples d’utilisation

Revenu Québec peut utiliser les renseignements confidentiels pour :

• confirmer l’identité d’une personne;
• mettre à jour les renseignements concernant une personne dans ses échanges avec elle;
• gérer un processus de recrutement;
• remplir des formalités obligatoires liées à une candidature;
• constituer ou alimenter un dossier administratif de personne candidate.

Traitement automatisé dans le recrutement

Dans le cadre de l’analyse d’une candidature, les renseignements recueillis peuvent être traités automatiquement par la Direction générale des ressources humaines.

Le traitement automatisé signifie qu’un système électronique utilise des renseignements personnels pour prendre une décision sans intervention humaine.

Dans le cas du recrutement, ce système sert à effectuer un premier tri des candidatures afin de repérer les personnes dont le profil correspond au poste recherché.

Absence de traitement automatisé des renseignements fiscaux, sauf exception indiquée

Le document précise que, sauf pour le tri automatisé des candidatures effectué par les ressources humaines, les renseignements fiscaux ne font pas l’objet d’un traitement automatisé.

6. Utilisation des renseignements à d’autres fins

Principe général

Revenu Québec utilise les renseignements confidentiels seulement pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Exceptions prévues par la loi

Dans des situations exceptionnelles, certains renseignements, notamment ceux contenus dans un dossier fiscal, peuvent être utilisés à une autre fin sans consentement, lorsque la loi le prévoit expressément.

Les dispositions mentionnées sont :

• l’article 69.0.0.7 de la Loi sur l’administration fiscale;
• l’article 65.1 de la Loi sur l’accès.

Application de la Loi facilitant le paiement des pensions alimentaires

Revenu Québec applique la Loi facilitant le paiement des pensions alimentaires.

À cette fin, les renseignements contenus dans un dossier fiscal peuvent être utilisés pour :

• identifier les personnes qui paient une pension alimentaire;
• identifier les personnes qui reçoivent une pension alimentaire;
• trouver les biens d’une personne;
• trouver les sources de revenus d’une personne;
• recouvrer les sommes pouvant être perçues en vertu de cette loi.

Application de la Loi sur les biens non réclamés

Revenu Québec peut utiliser les renseignements contenus dans un dossier fiscal pour retrouver :

• les propriétaires de biens non réclamés;
• d’autres personnes pouvant avoir un droit sur ces biens.

L’objectif est de remettre le bien ou de verser les sommes détenues selon la loi applicable.

Application partielle d’autres lois

Revenu Québec applique partiellement plusieurs autres lois. Le document indique qu’une liste des lois et règlements appliqués par Revenu Québec est disponible dans ses ressources publiques.

Pour les utilisations à d’autres fins, le document mentionne également deux registres :

• le Registre d’utilisation des renseignements personnels à une autre fin et de communication ou d’accès à des renseignements confidentiels par des tiers;
• le Registre de communication de renseignements confidentiels dans le cadre d’ententes avec des organismes publics et des administrations fiscales.

7. Communication des renseignements confidentiels

Communication à des tiers autorisés

Lorsque les lois appliquées par Revenu Québec l’autorisent, les renseignements confidentiels peuvent être communiqués à des tiers, notamment :

• le gouvernement fédéral;
• des gouvernements provinciaux;
• des fournisseurs de services autorisés;
• des ministères et organismes publics du Québec;
• des autorités publiques;
• des organismes chargés de l’application de la loi;
• des banques;
• d’autres institutions financières.

Registres relatifs aux communications

Les finalités des communications peuvent être consultées dans les registres mentionnés par le document :

• le Registre d’utilisation des renseignements personnels à une autre fin et de communication ou d’accès à des renseignements confidentiels par des tiers;
• le Registre de communication de renseignements confidentiels dans le cadre d’ententes avec des organismes publics et des administrations fiscales.

Mesures de protection lors de la communication

Lorsqu’il communique des renseignements à des tiers, Revenu Québec indique qu’il veille au respect de mesures strictes de protection et de sécurité.

Lorsque la communication sert à produire des données statistiques, Revenu Québec s’assure, lorsque requis, de retirer les renseignements permettant d’identifier la personne, comme :

• le nom;
• le prénom;
• la date de naissance;
• d’autres éléments d’identification.

Clauses contractuelles et ententes

Revenu Québec inclut des exigences strictes de confidentialité et de sécurité :

• dans ses contrats avec des tiers;
• dans ses ententes d’échange de renseignements avec des partenaires.

Ces partenaires peuvent comprendre :

• des ministères et organismes du Québec;
• des ministères et organismes du Canada;
• des gouvernements étrangers.

Revenu Québec indique aussi exercer une surveillance continue de ses ententes d’échange de renseignements et de ses contrats.

8. Communication de renseignements à l’extérieur du Québec

Avant de communiquer des renseignements confidentiels hors du Québec, Revenu Québec réalise une analyse complète des risques pour la vie privée.

Cette analyse vise à vérifier que les renseignements seront protégés adéquatement.

Revenu Québec s’assure que les autres provinces ou pays offrent une protection équivalente à celle applicable au Québec.

Des communications à l’extérieur du Québec peuvent notamment survenir dans le cadre :

• de contrats avec des entreprises étrangères qui effectuent certaines activités de traitement de données;
• d’ententes avec d’autres gouvernements.

Même dans ces situations, Revenu Québec continue de gérer les renseignements confidentiels afin de vérifier la rigueur des mesures de sécurité appliquées par :

• ses partenaires;
• ses prestataires de services.

9. Consentement

Situations où le consentement est requis

Revenu Québec doit obtenir le consentement de la personne concernée pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements confidentiels, sauf lorsque la loi permet expressément d’agir sans consentement.

Le consentement est aussi nécessaire lorsque Revenu Québec veut utiliser des renseignements pour des fins autres que celles prévues par la loi.

Exemple donné dans le document : si une candidature n’est pas retenue à la suite d’un concours, les renseignements fournis peuvent être conservés dans une banque de personnes candidates avec le consentement de la personne, afin de pouvoir être utilisés pour d’autres offres d’emploi.

Communication à un autre ministère ou organisme hors des cas prévus par la loi

Si Revenu Québec veut communiquer des renseignements à un autre ministère ou organisme en dehors des situations où la loi l’autorise, le consentement de la personne concernée doit être obtenu avant la signature d’une entente avec le ministère ou l’organisme visé.

Conditions de validité du consentement

Pour être valide, le consentement doit être :

• manifeste : il doit être clair, évident, certain, indiscutable et ne pas laisser de doute sur la volonté de la personne;
• libre : il doit être donné sans contrainte ni pression;
• éclairé : il doit être précis et donné en comprenant les conséquences d’une acceptation ou d’un refus;
• donné pour des fins précises : la personne doit pouvoir comprendre et choisir les fins auxquelles elle consent ou refuse de consentir, par exemple au moyen de cases à cocher dans un formulaire électronique.

10. Acceptation ou refus de fournir des renseignements

Information fournie au moment de la collecte

Lorsque Revenu Québec recueille des renseignements personnels, il informe la personne concernée, au moment de la collecte :

• de la raison pour laquelle les renseignements sont demandés;
• du pouvoir légal permettant de les recueillir;
• de la façon dont les renseignements seront utilisés.

Collecte fondée sur la loi

La majorité des renseignements sont recueillis par Revenu Québec en vertu des lois dont l’application lui est confiée. Dans ces cas, le consentement n’est pas nécessaire, contrairement à plusieurs situations de collecte dans le secteur privé.

Conséquences d’un refus

Si le refus de fournir un renseignement demandé entraîne des conséquences, Revenu Québec indique qu’il en informe la personne de façon transparente.

La personne a aussi le droit de savoir :

• pourquoi ses renseignements confidentiels sont demandés;
• quelle loi autorise Revenu Québec à les demander.

Mentions généralement fournies lors de la collecte

Lors d’une collecte de renseignements personnels directement auprès de la personne, Revenu Québec indique généralement :

• les droits et obligations prévus par la loi, le plus tôt possible;
• les principales conséquences du refus de fournir les renseignements demandés;
• le nom de toute autre entité à laquelle Revenu Québec communique habituellement les renseignements personnels;
• si les renseignements confidentiels peuvent être communiqués à l’extérieur du pays;
• la manière de déposer une plainte si la personne croit que sa vie privée a été compromise.

Formulaires électroniques

Les formulaires remplis à l’écran comprennent les mentions relatives au traitement des renseignements et précisent la manière dont Revenu Québec les traite.

Sondages

Revenu Québec peut recueillir des renseignements au moyen de sondages pour connaître :

• les attentes des personnes;
• leur degré de satisfaction envers ses services;
• leur degré de satisfaction envers la manière dont les lois sont appliquées.

La participation à ces sondages est volontaire.

Une personne peut refuser d’y participer sans subir de conséquence.

L’invitation à participer au sondage doit fournir l’information nécessaire pour permettre un consentement libre et éclairé.

11. Collecte par moyens technologiques

Renseignements recueillis lors d’une visite sur le site Internet

Lorsqu’une personne visite le site Internet de Revenu Québec, des renseignements peuvent être recueillis à partir de son navigateur, notamment :

• l’adresse du serveur;
• le système d’exploitation;
• le nom de domaine de premier niveau;
• la date de la visite;
• l’heure de la visite;
• les pages consultées;
• les documents téléchargés;
• le site visité avant d’arriver sur le site de Revenu Québec;
• le type de navigateur utilisé.

Absence de suivi individuel de navigation, sauf exception

Revenu Québec indique ne pas chercher à identifier une personne ni à suivre sa navigation, sauf lorsqu’un organisme chargé de l’application de la loi a le mandat d’examiner les journaux du serveur Internet dans le cadre d’une enquête.

Renseignements recueillis lors de l’authentification en ligne

Lorsqu’une personne s’authentifie sur une plateforme en ligne, comme Mon dossier pour les citoyens, Revenu Québec recueille aussi certains renseignements sur :

• l’appareil utilisé;
• le navigateur;
• le processus d’authentification.

Ces renseignements peuvent comprendre :

• le numéro de fournisseur d’accès Internet, c’est-à-dire l’adresse IP;
• la date d’utilisation du service d’authentification;
• l’heure d’utilisation du service d’authentification;
• les informations d’authentification fournies;
• les tentatives d’authentification réussies;
• les tentatives d’authentification infructueuses.

Utilisation des renseignements d’authentification

Ces renseignements peuvent être utilisés pour :

• confirmer l’identité de la personne;
• produire des statistiques;
• produire des rapports visant à améliorer les systèmes et services;
• repérer les problèmes pouvant indiquer une atteinte à l’intégrité du processus d’authentification;
• corriger les problèmes détectés;
• détecter des infractions pénales;
• mener des enquêtes relatives à des infractions pénales;
• déposer des poursuites relatives à ces infractions.

Partage des renseignements d’authentification

Revenu Québec indique ne pas partager ces renseignements avec d’autres organismes gouvernementaux ou organisations sans permission, sauf lorsque la loi l’exige ou l’autorise.

12. Fichiers témoins, ou cookies

Fonction générale des fichiers témoins

Pour faciliter la navigation sur ses sites Web, Revenu Québec utilise des fichiers témoins, aussi appelés cookies.

Ces fichiers sont des éléments d’information qu’un site Web peut transférer :

• sur le disque dur d’un ordinateur;
• sur un appareil mobile.

Ils peuvent servir à conserver certaines informations concernant les préférences de la personne sur un site Web précis. Les renseignements peuvent rester sur l’appareil après la fin de la session Internet.

Premier accès au site Internet

Lors de la première visite sur le site Internet de Revenu Québec, un fichier témoin est placé sur l’appareil.

Lors des visites suivantes, le système vérifie si un fichier témoin de Revenu Québec est déjà présent sur l’appareil.

• Si un fichier témoin est déjà présent, le système constate sa présence et enregistre la visite comme celle d’un visiteur déjà venu.
• Si aucun fichier témoin n’est présent, le système en place un et enregistre la visite comme celle d’un premier visiteur.

Durée de conservation du fichier témoin

Le fichier témoin est conservé de façon permanente, sauf si la personne choisit de le supprimer.

Finalité des fichiers témoins permanents

Les renseignements obtenus au moyen de ces fichiers témoins servent à comprendre l’utilisation du site Internet afin de l’améliorer.

Revenu Québec indique qu’aucune démarche n’est faite pour identifier les utilisateurs.

Témoins de session

À chaque utilisation, un témoin de session est temporairement placé sur l’appareil.

Ce témoin sert à conserver les renseignements de navigation pendant la visite du site.

Les témoins de session sont supprimés de l’appareil à la fin de chaque session Internet.

Outils technologiques mentionnés

Le document mentionne des outils ou ressources liés aux technologies de collecte, dont :

• Google Analytics;
• Matomo;
• Microsoft Clarity.

13. Médias sociaux

Absence d’utilisation des publications sociales pour traiter un dossier

Revenu Québec indique ne pas collecter les renseignements confidentiels publiés par une personne dans les médias sociaux pour traiter son dossier.

Finalité de la présence sur les médias sociaux

Les médias sociaux sont principalement utilisés pour maintenir un lien de communication dynamique avec le public.

Cette présence sert notamment à fournir de l’information sur :

• les activités de Revenu Québec;
• ses programmes;
• ses mesures;
• ses services;
• les emplois disponibles;
• la qualité des conditions de travail offertes.

Conditions des tiers

Les personnes qui interagissent avec Revenu Québec par l’intermédiaire des médias sociaux doivent tenir compte des conditions d’utilisation et des politiques de confidentialité :

• des fournisseurs de services tiers;
• des applications utilisées pour accéder aux médias sociaux.

Fichiers témoins des sites tiers

Les sites tiers hébergeant les médias sociaux peuvent envoyer leurs propres fichiers témoins sur l’appareil d’une personne.

Revenu Québec indique ne pas contrôler les paramètres de ces fichiers témoins. La gestion de ces fichiers relève des conditions propres à ces sites tiers.

14. Droits concernant les renseignements confidentiels

Droit d’accès par les services en ligne

Une personne peut consulter ses renseignements confidentiels au moyen des services en ligne de Revenu Québec.

Elle peut aussi :

• les mettre à jour;
• les corriger;
• en obtenir une copie;
• autoriser un représentant à accéder à ses renseignements confidentiels.

Droit d’accès aux renseignements non disponibles en ligne

Si des renseignements confidentiels ou d’autres documents ne sont pas disponibles en ligne, une personne peut demander l’accès à ces renseignements en vertu de la Loi sur l’accès.

Limites au droit d’accès

L’accès aux renseignements est accordé dans les limites prévues par :

• la Loi sur l’administration fiscale;
• la Loi sur l’accès.

Si des motifs empêchent l’exercice du droit d’accès, Revenu Québec indique qu’il fournit des explications.

La personne reçoit un avis écrit indiquant clairement les raisons du refus, sauf lorsqu’il serait impossible ou déraisonnable de le faire.

Revenu Québec indique aussi la façon de déposer une plainte en cas de refus.

Droit de rectification

Revenu Québec prend des mesures raisonnables pour corriger les renseignements confidentiels qu’il détient afin qu’ils soient :

• exacts;
• à jour;
• complets;
• pertinents.

Cette correction vise à respecter la finalité pour laquelle les renseignements sont détenus.

La même rigueur s’applique lorsqu’une personne demande la rectification de ses renseignements confidentiels.

Refus d’une demande de rectification

Si Revenu Québec refuse une demande de rectification, il fournit des explications écrites lorsqu’il existe des motifs empêchant l’exercice du droit de rectification.

Il indique aussi comment déposer une plainte si la personne n’est pas d’accord avec le motif du refus.

Demandes visées

Les demandes suivantes doivent être adressées au responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements confidentiels :

• accès aux renseignements;
• correction;
• obtention de copies;
• retrait de renseignements.

15. Sécurité et confidentialité

Amélioration continue des pratiques

Revenu Québec indique que ses pratiques de sécurité sont améliorées de façon continue afin de préserver l’intégrité et la confidentialité des renseignements dans ses systèmes informatiques.

Objectifs des mécanismes de sécurité

Les mécanismes de sécurité servent à protéger les renseignements contre :

• la perte;
• le vol;
• l’accès non autorisé;
• l’utilisation non autorisée;
• la communication non autorisée;
• toute autre atteinte à la vie privée.

Trois catégories de mesures de sécurité

Mesures technologiques

Les exemples mentionnés sont :

• la journalisation des actions effectuées par les membres du personnel;
• les systèmes de gestion des accès;
• les mots de passe;
• le chiffrement des données;
• les moyens de communication sécurisés.

Mesures physiques

Les exemples mentionnés sont :

• les caméras de surveillance;
• les cartes d’accès aux locaux;
• les classeurs verrouillés.

Mesures administratives

Les exemples mentionnés sont :

• les politiques;
• les directives;
• les procédures d’identification;
• les procédures d’authentification;
• les formations régulières;
• les campagnes régulières de sensibilisation destinées à l’ensemble du personnel.

Accès réservé au personnel autorisé

Seuls les membres du personnel autorisés peuvent accéder aux renseignements confidentiels.

Revenu Québec s’assure que ces membres :

• possèdent les qualités requises pour y accéder;
• ont besoin de ces renseignements pour exercer leurs fonctions.

Incidents de confidentialité

Revenu Québec indique avoir mis en place un processus de gestion des incidents de confidentialité.

Si des infractions sont commises lors de tels incidents, Revenu Québec coopère immédiatement avec :

• les organismes responsables de l’application de la loi;
• les organismes responsables de la répression des activités criminelles.

16. Précautions lors des communications avec Revenu Québec

Vérification de l’identité

Avant d’échanger sur un dossier en utilisant des moyens technologiques, Revenu Québec doit s’assurer de communiquer avec la bonne personne.

La personne doit donc être en mesure de prouver son identité.

Cette vérification vise à protéger les renseignements confidentiels en ne les communiquant :

• qu’à la personne concernée;
• ou à une personne pouvant prouver qu’elle est légalement autorisée à la représenter.

Exemples de renseignements pouvant être exigés pour confirmer l’identité

Revenu Québec peut demander, selon les circonstances :

• la date de naissance;
• l’adresse;
• certains renseignements provenant des avis transmis par Revenu Québec;
• d’autres renseignements pouvant servir de preuve d’identité.

Demandes générales

Lorsqu’une demande est générale et ne nécessite pas de discuter de renseignements confidentiels, aucune preuve d’identité n’est requise.

Utilisation des textos et courriels ordinaires

Revenu Québec indique ne pas communiquer de renseignements confidentiels par texto ou par courriel ordinaire.

Il indique aussi ne pas demander aux personnes de transmettre leurs renseignements confidentiels par ces moyens.

Les textos et courriels ordinaires peuvent toutefois être utilisés pour :

• signaler qu’une action a été enregistrée dans un dossier;
• envoyer des codes d’accès temporaires, généralement des chiffres à usage unique.

Caractéristiques des communications légitimes par texto ou courriel ordinaire

Les courriels et textos de Revenu Québec ne contiennent pas :

• de demande d’action urgente;
• de mention d’une échéance urgente;
• de demande de paiement;
• d’hyperlien à cliquer pour accéder à d’autres documents.

Rôle de la personne dans la protection de ses renseignements

Les utilisateurs des services en ligne doivent aussi contribuer à la protection de leurs renseignements.

Revenu Québec recommande notamment :

• de suivre ses recommandations;
• d’utiliser la version la plus récente du navigateur;
• de garder le système à jour;
• de porter une attention particulière aux correctifs de sécurité.

17. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Revenu Québec évalue les effets possibles du traitement des renseignements confidentiels sur la vie privée dans le cadre :

• de l’application de ses programmes;
• de l’offre de ses services.

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est réalisée dans tous les cas où la loi l’exige.

Le document donne comme exemples les situations où Revenu Québec :

• achète des systèmes informatiques;
• installe des systèmes informatiques;
• développe des systèmes informatiques;
• met à jour des systèmes informatiques;
• achète, installe, développe ou met à jour des systèmes de prestation électronique de services.

Ces systèmes peuvent servir à :

• collecter des renseignements confidentiels;
• utiliser ces renseignements;
• les communiquer;
• les conserver;
• les détruire.

L’évaluation vise aussi les échanges massifs de renseignements effectués dans le cadre d’ententes conclues avec d’autres organismes.

Elle permet d’identifier les risques et de prévoir des mesures pour les réduire.

18. Conservation des renseignements confidentiels

Durée de conservation

Le délai de conservation correspond à la période pendant laquelle Revenu Québec conserve les renseignements confidentiels.

Les renseignements sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, Revenu Québec indique les détruire immédiatement.

Calendrier de conservation

Certains renseignements doivent toutefois être conservés pendant les délais prévus au calendrier de conservation approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec, conformément à la loi.

Obligations des prestataires et partenaires

Revenu Québec veille en tout temps à ce que ses prestataires de services et partenaires appliquent des mesures conformes à ses exigences en matière :

• de sécurité;
• de conservation;
• de destruction.

19. Destruction des renseignements confidentiels

Lorsque les délais de conservation sont expirés, Revenu Québec détruit les renseignements de manière sécuritaire.

La méthode de destruction est choisie selon :

• le support sur lequel se trouve le renseignement;
• le degré de confidentialité du renseignement.

Par exemple, certains renseignements conservés sur des serveurs doivent être détruits par des moyens technologiques permettant de les rendre totalement et définitivement illisibles.

20. Modification de la politique de confidentialité

Revenu Québec peut modifier sa politique de confidentialité périodiquement.

Lorsqu’une modification est prévue, Revenu Québec informe les personnes concernées :

• au moyen d’un avis publié sur son site Internet;
• par tout autre moyen approprié pour les joindre.

L’avis doit être fourni au moins 15 jours avant l’entrée en vigueur des modifications.

Revenu Québec indique aussi qu’il s’assure de publier cet avis dans un délai convenable avant la date d’entrée en vigueur.

Contenu de l’avis de modification

L’avis de modification doit indiquer :

• la date de publication de l’avis;
• les changements apportés;
• la date d’entrée en vigueur des modifications, si elle est postérieure à la date de publication.

Si Revenu Québec ne peut pas respecter le délai minimal prévu, les raisons doivent être expliquées dans l’avis.

Cas particuliers et exceptions

Collecte sans consentement lorsque la loi l’autorise

Même si le consentement est généralement requis pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements confidentiels, il n’est pas nécessaire lorsque la loi autorise expressément Revenu Québec à agir sans consentement.

Utilisation à d’autres fins sans consentement

Les renseignements peuvent être utilisés à des fins différentes de celles de leur collecte sans consentement lorsque des dispositions légales l’autorisent, notamment :

• l’article 69.0.0.7 de la Loi sur l’administration fiscale;
• l’article 65.1 de la Loi sur l’accès.

Les exemples mentionnés concernent :

• le paiement et le recouvrement des pensions alimentaires;
• la recherche de propriétaires ou d’ayants droit relativement à des biens non réclamés;
• l’application partielle d’autres lois confiées à Revenu Québec.

Collecte massive de renseignements

Revenu Québec peut recevoir des fichiers de renseignements concernant un grand nombre de personnes, notamment de la part d’autres organismes publics. Cette pratique doit respecter les conditions prévues par la Loi sur l’administration fiscale et être approuvée par le gouvernement.

Traitement automatisé limité au recrutement

Les renseignements liés à une candidature peuvent être traités automatiquement pour faire un premier tri des personnes candidates.

Le document précise que les renseignements fiscaux ne sont pas soumis à un traitement automatisé, sauf dans le cas distinct du tri automatisé des candidatures par les ressources humaines.

Candidatures non retenues

Les renseignements fournis dans une candidature non retenue peuvent être conservés dans une banque de candidats seulement avec le consentement de la personne concernée, et ils peuvent servir à d’autres offres d’emploi.

Personnes de l’Union européenne

Lorsque Revenu Québec recueille des renseignements de personnes situées dans l’Union européenne dans un contexte de recrutement international, il applique le RGPD et exige que les tiers qui traitent ces renseignements pour son compte le respectent aussi.

Communications hors Québec

Avant une communication à l’extérieur du Québec, Revenu Québec effectue une analyse de risques liée à la vie privée afin de vérifier que la protection offerte est équivalente à celle du Québec.

Navigation Web

Revenu Québec ne cherche pas à identifier les visiteurs ni à suivre leur navigation, sauf lorsqu’un organisme chargé de l’application de la loi a le mandat d’examiner les journaux du serveur dans une enquête.

Sondages

La participation aux sondages est volontaire. Le refus de participer n’entraîne aucune conséquence.

Demandes générales

Une personne n’a pas à prouver son identité lorsqu’elle formule une demande générale qui ne nécessite pas d’échange sur des renseignements confidentiels.

Avis de refus d’accès ou de rectification

En cas de refus d’accès ou de rectification, Revenu Québec fournit généralement un avis écrit avec les motifs. Toutefois, cette obligation ne s’applique pas lorsqu’il est impossible ou déraisonnable de le faire.

Modification de la politique avec délai réduit

Si Revenu Québec ne peut pas respecter le délai minimal de 15 jours avant l’entrée en vigueur d’une modification à sa politique, l’avis doit expliquer pourquoi.

Démarches et procédures

Consulter, corriger ou obtenir une copie de ses renseignements en ligne

Une personne peut utiliser les services en ligne de Revenu Québec pour :

1. consulter ses renseignements confidentiels;
2. les mettre à jour;
3. les corriger;
4. en obtenir une copie;
5. permettre à un représentant d’y accéder.

Le service mentionné dans le document est Mon dossier pour les citoyens.

Demander l’accès à des renseignements non disponibles en ligne

Pour obtenir des renseignements confidentiels ou des documents non disponibles en ligne, une demande peut être faite en vertu de la Loi sur l’accès.

Cette demande vise notamment :

• l’accès à des renseignements;
• la correction de renseignements;
• l’obtention de copies;
• le retrait de renseignements.

Ces demandes doivent être adressées au responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements confidentiels de Revenu Québec.

Réponse en cas de refus d’accès

Si Revenu Québec refuse l’accès à des renseignements :

1. il explique les motifs empêchant l’exercice du droit d’accès;
2. il transmet un avis écrit indiquant les raisons du refus, sauf si cela est impossible ou déraisonnable;
3. il indique comment déposer une plainte en cas de désaccord.

Réponse en cas de refus de rectification

Si Revenu Québec refuse de corriger des renseignements :

1. il fournit des explications écrites lorsqu’un motif empêche l’exercice du droit de rectification;
2. il indique comment déposer une plainte si la personne n’accepte pas la raison du refus.

Fournir un consentement valide

Lorsqu’un consentement est requis, il doit être donné de manière :

1. manifeste;
2. libre;
3. éclairée;
4. liée à des fins précises.

La personne doit comprendre les conséquences de son acceptation ou de son refus.

Répondre ou non à un sondage

Lorsqu’une personne est invitée à répondre à un sondage :

1. elle reçoit l’information nécessaire pour décider librement;
2. elle peut accepter de participer;
3. elle peut refuser sans conséquence.

S’authentifier sur une plateforme en ligne

Lors de l’utilisation d’un service comme Mon dossier pour les citoyens, des renseignements liés à l’authentification sont collectés.

Ils peuvent servir à :

1. confirmer l’identité;
2. sécuriser le processus d’authentification;
3. améliorer les services;
4. détecter des problèmes;
5. détecter des infractions;
6. mener des enquêtes ou des poursuites lorsque requis.

Prouver son identité lors d’un échange sur un dossier

Avant d’échanger sur un dossier, Revenu Québec peut exiger une preuve d’identité. Selon les circonstances, la personne peut devoir fournir :

• sa date de naissance;
• son adresse;
• des renseignements tirés d’avis déjà transmis;
• d’autres renseignements pertinents pour prouver son identité.

Gérer les fichiers témoins

Le site de Revenu Québec peut placer :

• un fichier témoin permanent, sauf suppression par l’utilisateur;
• un témoin de session supprimé à la fin de la session Internet.

Les fichiers témoins servent à faciliter la navigation et à comprendre l’utilisation du site dans le but de l’améliorer.

Modification de la politique

Lorsqu’une modification est apportée à la politique :

1. Revenu Québec publie un avis sur son site Internet;
2. il utilise tout autre moyen approprié pour informer les personnes concernées;
3. l’avis est donné au moins 15 jours avant l’entrée en vigueur des changements, sauf impossibilité expliquée;
4. l’avis précise la date de publication, les modifications et la date d’entrée en vigueur lorsqu’elle diffère de la date de publication.

Mises en garde importantes

• Les renseignements fiscaux, financiers et économiques sont considérés comme sensibles.
• Revenu Québec est légalement tenu de protéger le secret fiscal et la confidentialité des renseignements.
• La majorité des renseignements sont recueillis en vertu de lois, ce qui signifie que le consentement n’est pas toujours nécessaire.
• Le refus de fournir certains renseignements peut entraîner des conséquences lorsque les renseignements sont exigés par la loi; Revenu Québec doit informer la personne de ces conséquences.
• Des renseignements peuvent être collectés indirectement auprès de tiers lorsque la loi l’autorise.
• Des renseignements peuvent être utilisés à d’autres fins sans consentement dans les cas strictement prévus par la loi.
• Des renseignements peuvent être communiqués à des tiers autorisés, y compris à des gouvernements, des organismes publics, des fournisseurs de services, des institutions financières ou des autorités chargées de l’application de la loi.
• Avant une communication hors Québec, Revenu Québec doit effectuer une analyse des risques pour la vie privée et vérifier que la protection offerte est équivalente à celle du Québec.
• Les renseignements liés à une candidature peuvent être traités automatiquement pour effectuer un premier tri.
• Les renseignements fiscaux ne font pas l’objet de traitement automatisé, sauf le cas distinct du tri automatisé des candidatures par les ressources humaines.
• Les fichiers témoins permanents restent sur l’appareil tant que la personne ne les supprime pas.
• Les sites tiers qui hébergent des médias sociaux peuvent installer leurs propres fichiers témoins, que Revenu Québec ne contrôle pas.
• Revenu Québec ne communique pas de renseignements confidentiels par texto ou courriel ordinaire.
• Revenu Québec ne demande pas aux personnes de transmettre leurs renseignements confidentiels par texto ou courriel ordinaire.
• Les communications ordinaires de Revenu Québec par courriel ou texto ne demandent pas d’agir de façon urgente, ne contiennent pas de demande de paiement et ne contiennent pas d’hyperlien à cliquer pour accéder à des documents.
• La personne qui utilise les services en ligne doit aussi contribuer à la protection de ses renseignements, notamment en utilisant un navigateur récent et un système à jour.
• Si des délais de conservation sont expirés, les renseignements doivent être détruits de façon sécuritaire selon leur support et leur niveau de confidentialité.
• Certains renseignements doivent être conservés selon le calendrier approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec.
• Une modification à la politique doit normalement être annoncée au moins 15 jours avant son entrée en vigueur.
• En cas de plainte ou de désaccord relatif à un refus d’accès ou de rectification, Revenu Québec indique les recours ou la marche à suivre.
• Les coordonnées, noms de personnes-ressources et adresses présents dans le document officiel ne sont pas reproduits ici.

Synthèse

Revenu Québec détient des renseignements confidentiels nécessaires à l’application des lois fiscales, de certaines lois non fiscales et de programmes comme les pensions alimentaires, l’allocation-logement et les biens non réclamés. Ces renseignements peuvent comprendre des données d’identité, de revenus, de santé, de résidence, de comptes bancaires, de dettes fiscales, de ventes, de pensions alimentaires et d’autres informations figurant dans les dossiers ou avis. La collecte peut se faire directement auprès des personnes, indirectement auprès de tiers autorisés ou par lots massifs approuvés dans le cadre prévu par la Loi sur l’administration fiscale. Les renseignements sont utilisés seulement aux fins prévues, sauf exceptions légales, notamment pour les pensions alimentaires, les biens non réclamés et certaines autres lois. Ils peuvent être communiqués à des tiers autorisés, au Québec ou à l’extérieur du Québec, avec des mesures de sécurité et une analyse des risques lorsqu’ils quittent le Québec. Les personnes disposent de droits d’accès, de correction, de copie et parfois de retrait, dans les limites prévues par la Loi sur l’accès et la Loi sur l’administration fiscale. Revenu Québec protège les renseignements par des mesures technologiques, physiques et administratives, limite l’accès au personnel autorisé et applique des processus de gestion des incidents de confidentialité. Les renseignements sont conservés seulement le temps nécessaire ou selon le calendrier approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec, puis détruits de manière sécuritaire.