Évaluation du fonctionnement et de la performance du conseil d’administration et des comités

À propos de ce contenu

Ce contenu est une reformulation vulgarisée de la publication officielle de Revenu Québec : ADM-610.EM(2025-06).pdf, produite pour aider les citoyens et entrepreneurs à mieux comprendre leurs obligations fiscales. Il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Référez-vous au document officiel pour toute décision.

À qui s'adresse ce document

Ce document s’adresse principalement aux personnes qui participent à la gouvernance de l’Agence du revenu du Québec, notamment :

• les membres du conseil d’administration de l’Agence;
• la personne qui préside le conseil d’administration;
• les personnes qui président les comités du conseil d’administration;
• les membres des comités du conseil d’administration;
• le comité de gouvernance et d’éthique;
• le Secrétariat du conseil d’administration.

Il vise donc un public interne lié à la gouvernance de Revenu Québec, plutôt que les citoyens, les travailleurs autonomes ou les entreprises dans leurs obligations fiscales courantes.

Contexte et objectif

Le document établit le cadre d’évaluation du fonctionnement et de la performance du conseil d’administration de l’Agence du revenu du Québec, de ses comités et des membres concernés par ces instances.

Ces évaluations font partie des mécanismes de gouvernance de l’Agence. Elles servent à examiner la façon dont les décisions sont prises au conseil, la manière dont les activités de l’organisation sont encadrées et la contribution du conseil aux résultats de l’Agence.

L’évaluation vise à porter un jugement structuré et objectif sur la performance du conseil d’administration et de l’Agence, en fonction des résultats obtenus. Elle soutient aussi l’amélioration continue de la gouvernance, de la reddition de comptes et de la communication entre les personnes impliquées dans les travaux du conseil et de ses comités.

L’objectif général est de favoriser une gouvernance et une culture de reddition de comptes exemplaires, en cohérence avec les pouvoirs et les responsabilités confiés aux membres du conseil d’administration de l’Agence.

Les objectifs spécifiques de cette démarche sont les suivants :

• améliorer l’efficacité et l’efficience du conseil d’administration et de ses membres;
• mieux répondre aux intérêts de l’organisation, de ses partenaires et de ses clientèles;
• renforcer la communication entre les différents intervenants;
• encourager une gouvernance qui contribue à créer de la valeur.

Informations complètes et détaillées

Évaluations du conseil d’administration

L’évaluation du fonctionnement et de la performance du conseil d’administration, de ses comités et des membres s’inscrit parmi les éléments importants de la gouvernance de l’Agence du revenu du Québec.

Elle permet notamment :

• d’examiner les mécanismes de prise de décision du conseil;
• d’évaluer la façon dont la gestion des activités de l’organisation est exercée;
• d’apprécier la performance du conseil;
• d’apprécier la performance de l’Agence selon les résultats atteints;
• de soutenir une amélioration continue du fonctionnement du conseil et de ses comités.

Objectif général

L’évaluation du fonctionnement et de la performance du conseil d’administration et de ses comités poursuit un objectif général : consolider une gouvernance exemplaire et une culture de reddition de comptes adaptée aux responsabilités et aux pouvoirs des membres du conseil d’administration de l’Agence.

Objectifs spécifiques

La démarche d’évaluation sert de principal moyen pour atteindre les objectifs suivants :

• rendre le conseil d’administration et ses membres plus efficaces;
• rendre le conseil d’administration et ses membres plus efficients;
• favoriser une meilleure prise en compte des intérêts de l’Agence;
• favoriser une meilleure prise en compte des intérêts des partenaires;
• favoriser une meilleure prise en compte des intérêts des clientèles;
• améliorer les échanges entre les intervenants concernés;
• soutenir une gouvernance qui produit de la valeur pour l’organisation.

Types d’évaluation

Le document prévoit trois types d’évaluation formelle :

• l’évaluation du fonctionnement et de la performance des séances du conseil d’administration;
• l’évaluation du fonctionnement et de la performance des séances des comités;
• l’évaluation du Secrétariat du conseil d’administration.

En plus de ces évaluations, une évaluation verbale est réalisée lors du huis clos de chaque séance.

Cette évaluation verbale permet de suivre de façon continue la qualité des discussions, des échanges et des délibérations du conseil d’administration et de ses comités.

Fréquence de l’évaluation

L’évaluation est réalisée une fois par année.

La période évaluée correspond à une année complète, soit l’exercice financier qui prend fin.

Méthode d’évaluation

La méthode retenue pour évaluer le conseil d’administration est un questionnaire informatisé.

Le questionnaire utilise une échelle d’appréciation de 1 à 4 :

Cote	Signification	Interprétation ou suivi associé
1	Excellent	Le résultat dépasse les attentes.
2	Satisfaisant	Le résultat répond aux attentes.
3	Insatisfaisant	Des ajustements sont nécessaires; des commentaires ou suggestions peuvent être formulés.
4	Je ne sais pas	La personne répondante ne se prononce pas sur l’élément évalué.

Les indications associées aux niveaux d’appréciation servent à orienter les suivis que le conseil d’administration devrait envisager dans une logique d’amélioration continue.

Questionnaire d’évaluation annuelle du fonctionnement et de la performance du conseil d’administration

L’évaluation annuelle du conseil d’administration couvre sept thèmes.

1. Organisation et suivi des séances

Ce thème porte sur la façon dont les séances sont organisées et suivies. Il inclut notamment l’efficience de l’utilisation du temps des membres.

2. Fonctionnement et déroulement des séances

Ce thème vise la manière dont les séances se tiennent concrètement, y compris leur déroulement général.

3. Responsabilités de la personne assumant la présidence du conseil d’administration

Ce thème évalue l’exercice des responsabilités liées à la présidence du conseil d’administration.

4. Contribution collective des membres

Ce thème porte sur la contribution des membres en tant que groupe et sur l’exercice de leur rôle au sein du conseil.

5. Accueil des nouvelles administratrices et des nouveaux administrateurs et formation continue

Ce thème examine l’intégration des nouveaux membres du conseil ainsi que les activités de formation continue offertes ou utilisées.

6. Efficacité du travail du conseil d’administration

Ce thème évalue si le travail du conseil produit les résultats attendus et s’il fonctionne efficacement.

7. Efficacité des comités du conseil d’administration

Ce thème vise l’efficacité des comités rattachés au conseil d’administration.

Portée des sept thèmes évalués

Les sept thèmes sont déclinés en différents aspects plus précis. Cette approche permet aux membres d’analyser :

• si leur rôle est exercé de façon optimale;
• si le fonctionnement du conseil d’administration permet de bien mobiliser les compétences des membres;
• si les compétences des membres sont mises au service de l’Agence de manière appropriée.

Les membres peuvent aussi formuler des commentaires et des suggestions.

Le questionnaire comprend également des questions ouvertes.

À la fin du questionnaire, une section informative rappelle les principaux éléments de gouvernance liés au rôle des membres du conseil d’administration.

Questionnaire d’évaluation annuelle du fonctionnement et de la performance des comités du conseil d’administration

L’évaluation annuelle des comités du conseil d’administration porte sur deux volets :

• l’évaluation du comité lui-même;
• l’évaluation des responsabilités exercées par la personne qui préside le comité.

Cette évaluation vise à soutenir le développement d’une saine gouvernance.

Elle porte sur le travail effectué par les membres dans les cinq comités stratégiques. L’évaluation tient notamment compte :

• du respect du mandat propre à chaque comité;
• de la qualité des échanges avec l’administration.

Les commentaires et les suggestions peuvent être fournis dans le cadre de cette évaluation.

Responsabilités

Responsabilités de la personne assumant la présidence du conseil d’administration

La personne qui préside le conseil d’administration doit mettre en place et soutenir une culture d’évaluation du fonctionnement et de la performance du conseil.

Elle doit aussi :

• veiller à ce que l’évaluation de la performance du conseil d’administration soit réalisée une fois par année;
• veiller à ce que l’évaluation de la performance des comités soit réalisée une fois par année;
• veiller à ce que l’évaluation des personnes assumant la présidence du conseil et des comités soit réalisée une fois par année;
• analyser les résultats de l’évaluation du fonctionnement et de la performance du conseil;
• analyser les résultats concernant la personne qui assume la présidence afin de dégager certaines tendances;
• présenter ces tendances aux membres réunis en conseil;
• assurer le suivi des engagements pris par le conseil à la suite des résultats de l’évaluation;
• proposer, au besoin, des formations ou des activités de perfectionnement adaptées aux besoins des membres.

Responsabilités des membres du conseil d’administration

Les membres du conseil d’administration doivent prendre part aux responsabilités liées au processus d’évaluation.

Ils doivent notamment :

• approuver les critères d’évaluation;
• approuver les critères utilisés pour évaluer le fonctionnement et la performance du conseil;
• approuver les critères utilisés pour évaluer le fonctionnement et la performance des comités;
• approuver les critères utilisés pour évaluer les personnes qui président le conseil et les comités;
• évaluer les séances;
• évaluer chaque année le fonctionnement et la performance du conseil;
• évaluer chaque année le fonctionnement et la performance des comités;
• évaluer chaque année les personnes qui président le conseil et les comités.

Responsabilités de la personne assumant la présidence d’un comité du conseil d’administration

Chaque personne qui préside un comité doit, dans le cadre de l’évaluation de ce comité :

• analyser les résultats de l’évaluation du fonctionnement et de la performance du comité qu’elle préside;
• dégager certaines tendances à partir de ces résultats;
• communiquer ces tendances aux membres du comité;
• assurer le suivi des engagements pris par les membres à la lumière des résultats de l’évaluation du fonctionnement et de la performance du comité.

Responsabilités des membres d’un comité du conseil d’administration

Les membres d’un comité doivent évaluer le fonctionnement et la performance du comité auquel ils participent.

Responsabilités du comité de gouvernance et d’éthique

Dans le cadre des évaluations du conseil d’administration, le comité de gouvernance et d’éthique a un rôle de recommandation.

Il doit :

• élaborer les critères d’évaluation des séances du conseil d’administration;
• proposer ces critères d’évaluation des séances du conseil d’administration;
• élaborer les critères d’évaluation du fonctionnement et de la performance du conseil;
• élaborer les critères d’évaluation du fonctionnement et de la performance des comités;
• élaborer les critères d’évaluation des personnes qui président le conseil et les comités;
• proposer ces critères d’évaluation;
• s’assurer que l’évaluation du fonctionnement et de la performance du conseil est réalisée;
• s’assurer que l’évaluation du fonctionnement et de la performance des comités est réalisée;
• s’assurer que l’évaluation des personnes qui président le conseil et les comités est réalisée.

Responsabilités du Secrétariat du conseil d’administration

La ou le secrétaire du conseil d’administration soutient les membres du conseil dans la réalisation du processus d’évaluation.

À cette fin, la ou le secrétaire doit :

• préparer et proposer au comité de gouvernance et d’éthique des méthodes d’évaluation du conseil;
• préparer et proposer au comité de gouvernance et d’éthique des procédures d’évaluation du conseil;
• intégrer le questionnaire d’évaluation dans le portail du conseil d’administration;
• compiler les résultats des questionnaires;
• conserver l’ensemble des questionnaires liés aux évaluations dans un espace sécurisé;
• conserver les questionnaires remplis dans cet espace sécurisé;
• conserver les résultats de tous les types d’évaluation dans cet espace sécurisé;
• transmettre une compilation des résultats à la personne qui préside le conseil d’administration.

Communication des résultats et confidentialité

Le conseil d’administration applique un principe de transparence envers les intervenants concernés par les résultats.

La présentation directe et honnête des résultats vise à :

• renforcer la crédibilité du processus d’évaluation;
• encourager le suivi des résultats;
• faciliter l’identification de mesures correctives lorsque cela est nécessaire.

Les règles de confidentialité appliquées respectent les bonnes pratiques de gouvernance en matière d’évaluation des conseils.

La ou le secrétaire du conseil d’administration est responsable :

• de la distribution des questionnaires;
• de la collecte des questionnaires remplis;
• de la compilation des questionnaires.

La compilation complète des résultats est remise à la personne qui préside le conseil d’administration afin qu’elle puisse en faire l’interprétation.

Tous les documents liés aux évaluations doivent être conservés dans un espace sécurisé prévu à cette fin. Cela comprend notamment :

• les questionnaires originaux;
• les questionnaires remplis;
• les résultats;
• les rapports;
• la documentation connexe.

Les résultats de l’évaluation du fonctionnement et de la performance du conseil d’administration sont communiqués et interprétés par la personne qui préside le conseil d’administration.

Les résultats de l’évaluation du fonctionnement d’un comité sont transmis à la personne qui préside ce comité. Ils sont ensuite présentés aux membres réunis en comité.

Suivi des résultats

La personne qui préside le conseil d’administration est responsable du suivi des résultats.

Au besoin, elle peut être appuyée par les membres du comité de gouvernance et d’éthique.

Le suivi doit permettre :

• d’apporter les correctifs nécessaires aux éléments évalués comme insatisfaisants;
• de développer les activités jugées satisfaisantes par le conseil;
• d’assurer la poursuite des activités jugées satisfaisantes par le conseil.

Résumé du processus d’évaluation

Élément du processus	Responsabilité ou information applicable
Type d’évaluation	Évaluation du conseil d’administration et évaluation des comités
Fréquence	Annuelle
Élaboration des critères et du processus	Comité de gouvernance et d’éthique
Approbation des critères et du processus	Conseil d’administration
Personnes qui remplissent les questionnaires d’évaluation	Membres du conseil d’administration
Analyse des résultats et propositions de suivis	Secrétariat du conseil d’administration
Transmission de l’analyse	L’analyse est remise à la personne assumant la présidence du conseil d’administration
Rapport au conseil d’administration ou aux comités	Personne assumant la présidence du conseil d’administration

Légende des abréviations

Abréviation	Signification
CGE	Comité de gouvernance et d’éthique
CA	Conseil d’administration
SCA	Secrétariat du conseil d’administration

Dates d’approbation et de révision

Comité de gouvernance et d’éthique

• Recommandation au conseil d’administration : 12 mars 2014
• Dernière révision : 23 mai 2025

Conseil d’administration

• Adoption : 15 mai 2014
• Dernière révision : 12 juin 2025

Cas particuliers et exceptions

Le document ne prévoit pas d’exemptions, de seuils financiers, de montants, de pénalités fiscales, de délais variables ou de cas d’exception applicables à des citoyens ou à des entreprises.

Les particularités mentionnées sont les suivantes :

• en plus des évaluations formelles, une évaluation verbale est tenue lors du huis clos de chaque séance;
• l’évaluation annuelle porte sur l’exercice financier qui se termine;
• la cote 4 de l’échelle d’appréciation permet à une personne répondante d’indiquer qu’elle ne sait pas;
• les éléments jugés insatisfaisants doivent faire l’objet de correctifs;
• les activités jugées satisfaisantes doivent être développées ou poursuivies;
• les résultats des comités sont transmis d’abord à la personne qui préside le comité concerné, puis aux membres réunis en comité;
• la personne qui préside le conseil peut être assistée par les membres du comité de gouvernance et d’éthique pour le suivi des résultats;
• les documents d’évaluation doivent être conservés dans un espace sécurisé.

Démarches et procédures

Le processus d’évaluation suit les étapes suivantes.

1. Élaboration des critères et du processus

Le comité de gouvernance et d’éthique prépare les critères et le processus d’évaluation.

Il élabore et propose notamment :

• les critères d’évaluation des séances du conseil;
• les critères d’évaluation du fonctionnement et de la performance du conseil;
• les critères d’évaluation du fonctionnement et de la performance des comités;
• les critères d’évaluation des personnes qui président le conseil et les comités.

2. Approbation des critères et du processus

Le conseil d’administration approuve les critères et le processus d’évaluation.

Les membres du conseil approuvent les critères applicables :

• au conseil;
• aux comités;
• aux personnes assumant la présidence du conseil et des comités.

3. Préparation des outils d’évaluation

Le Secrétariat du conseil d’administration prépare et propose des méthodes et procédures au comité de gouvernance et d’éthique.

La ou le secrétaire du conseil intègre ensuite le questionnaire d’évaluation au portail du conseil d’administration.

4. Réalisation de l’évaluation

Les membres du conseil d’administration remplissent les questionnaires d’évaluation.

L’évaluation est réalisée annuellement et couvre l’exercice financier qui se termine.

Les séances font aussi l’objet d’évaluations, et une évaluation verbale est menée pendant le huis clos de chaque séance.

5. Collecte et compilation des questionnaires

La ou le secrétaire du conseil :

• distribue les questionnaires;
• recueille les questionnaires remplis;
• compile les résultats.

6. Conservation sécurisée des documents

Tous les documents liés aux évaluations sont conservés dans un espace sécurisé prévu à cette fin, y compris :

• les questionnaires originaux;
• les questionnaires remplis;
• les résultats;
• les rapports;
• la documentation afférente;
• les résultats de tous les types d’évaluation.

7. Transmission des résultats

La compilation des résultats est transmise à la personne qui préside le conseil d’administration.

Pour les comités, les résultats de l’évaluation du fonctionnement sont transmis à la personne qui préside le comité concerné.

8. Analyse et interprétation

La personne qui préside le conseil d’administration interprète les résultats du conseil et dégage les tendances pertinentes.

La personne qui préside un comité interprète les résultats de son comité et dégage les tendances pertinentes.

9. Communication des résultats

Les résultats du conseil sont communiqués aux membres réunis en conseil par la personne qui préside le conseil d’administration.

Les résultats d’un comité sont communiqués aux membres réunis en comité par la personne qui préside ce comité.

10. Suivi et correctifs

La personne qui préside le conseil d’administration assure le suivi des engagements pris par le conseil après l’évaluation.

Elle doit aussi veiller à ce que des correctifs soient apportés aux éléments jugés insatisfaisants.

Au besoin, elle peut être assistée par les membres du comité de gouvernance et d’éthique.

Des formations ou des activités de perfectionnement peuvent être offertes aux membres lorsque les besoins le justifient.

Mises en garde importantes

Les éléments suivants doivent être retenus :

• l’évaluation annuelle est une composante essentielle de la gouvernance de l’Agence du revenu du Québec;
• le conseil d’administration doit viser une amélioration continue à partir des résultats obtenus;
• les éléments évalués comme insatisfaisants ne doivent pas être ignorés et doivent mener à des ajustements;
• les résultats doivent être communiqués avec franchise aux intervenants concernés;
• la transparence dans la présentation des résultats est considérée comme un facteur de crédibilité du processus;
• les mesures correctives doivent être envisagées lorsque les résultats l’exigent;
• les questionnaires et les documents d’évaluation doivent être traités selon des règles de confidentialité conformes aux bonnes pratiques de gouvernance;
• les documents relatifs aux évaluations doivent être conservés dans un espace sécurisé;
• la distribution, la collecte et la compilation des questionnaires relèvent de la ou du secrétaire du conseil;
• la personne qui préside le conseil d’administration a la responsabilité de faire le suivi des engagements pris à la suite de l’évaluation;
• la personne qui préside un comité a la responsabilité de faire le suivi des engagements pris par les membres du comité à la suite de l’évaluation.

Synthèse

Ce document décrit le processus annuel d’évaluation du fonctionnement et de la performance du conseil d’administration de l’Agence du revenu du Québec, de ses comités et des personnes qui les président. L’évaluation repose principalement sur un questionnaire informatisé utilisant une échelle de 1 à 4, où 1 correspond à une appréciation excellente et 4 à l’absence d’opinion. Le conseil est évalué selon sept thèmes, dont l’organisation des séances, le déroulement des travaux, la contribution collective des membres, la formation continue et l’efficacité du conseil et des comités. Les comités sont aussi évalués, notamment quant au respect de leur mandat et à la qualité de leurs échanges avec l’administration. Le comité de gouvernance et d’éthique élabore les critères, le conseil d’administration les approuve, les membres remplissent les questionnaires et le Secrétariat du conseil compile les résultats. Les résultats sont transmis aux personnes qui président le conseil ou les comités, puis communiqués aux membres concernés. Les documents d’évaluation doivent être conservés dans un espace sécurisé, et les éléments jugés insatisfaisants doivent donner lieu à des correctifs. Les principales dates institutionnelles sont la recommandation du comité de gouvernance et d’éthique le 12 mars 2014, l’adoption par le conseil d’administration le 15 mai 2014, la dernière révision du comité le 23 mai 2025 et la dernière révision du conseil le 12 juin 2025.