RENSEIGNEMENTS POUR L’UTILISATEUR D’UN LOGICIEL – SOCIÉTÉS DE PERSONNES, ORGANISMES DE BIENFAISANCE ENREGISTRÉS ET AUTRES DONATAIRES

À propos de ce contenu

Ce contenu est une reformulation vulgarisée de la publication officielle de Revenu Québec : IN-415.A(2025-10).pdf, produite pour aider les citoyens et entrepreneurs à mieux comprendre leurs obligations fiscales. Il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Référez-vous au document officiel pour toute décision.

À qui s'adresse ce document

Ce document vise les utilisateurs d’un logiciel servant à produire des formulaires fiscaux par ordinateur pour l’année 2025, plus précisément dans le contexte des documents transmis à Revenu Québec par :

• les sociétés de personnes;
• les organismes de bienfaisance enregistrés;
• les autres donataires.

Il concerne les personnes ou entités qui préparent, impriment ou transmettent des déclarations, annexes, formulaires, relevés, reçus officiels, états financiers ou autres documents exigés au moyen d’un logiciel.

Contexte et objectif

Cette publication précise les règles à respecter lorsqu’un logiciel est utilisé pour produire des formulaires destinés à Revenu Québec. Elle explique notamment :

• l’obligation de s’assurer que le logiciel utilisé a été autorisé par Revenu Québec pour l’année 2025;
• les exigences techniques relatives au papier et à l’impression;
• l’ordre dans lequel les documents doivent être transmis;
• les règles particulières applicables aux relevés 15 des sociétés de personnes;
• les situations dans lesquelles Revenu Québec peut refuser les documents produits par ordinateur.

Le document rappelle aussi que l’autorisation d’un logiciel par Revenu Québec ne signifie pas que l’organisme gouvernemental garantit l’exactitude complète du logiciel, des calculs, des reports de données ou du respect de toutes les dispositions législatives applicables.

Informations complètes et détaillées

Identification du document

Le document porte le numéro IN-415.A (2025-10) et compte 2 pages.

Son titre officiel est : RENSEIGNEMENTS POUR L’UTILISATEUR D’UN LOGICIEL – SOCIÉTÉS DE PERSONNES, ORGANISMES DE BIENFAISANCE ENREGISTRÉS ET AUTRES DONATAIRES.

Autorisation du logiciel utilisé

L’utilisateur doit vérifier que le concepteur du logiciel utilisé a obtenu, de Revenu Québec, un numéro d’autorisation pour ce logiciel relativement à l’année 2025.

Ce numéro d’autorisation doit être imprimé au haut de la première page de chaque formulaire généré par ordinateur.

Portée limitée de l’autorisation de Revenu Québec

Revenu Québec n’effectue pas une vérification complète permettant de garantir que le logiciel :

• respecte toutes les règles prévues par les lois applicables;
• effectue correctement tous les calculs;
• reporte toutes les données sans erreur.

L’utilisation du logiciel demeure sous la responsabilité :

• de l’utilisateur;
• du concepteur du logiciel.

Toute omission ou erreur dans les renseignements transmis relève également de cette responsabilité. Revenu Québec ne se reconnaît donc pas responsable des erreurs provenant de la programmation du logiciel.

Importance d’utiliser la version la plus récente du logiciel

Comme les concepteurs de logiciels publient régulièrement des mises à jour, l’utilisateur doit s’assurer qu’il utilise la version la plus récente disponible du logiciel.

Logiciels autorisés

Le document indique que la liste des logiciels autorisés et le nom de leurs concepteurs sont disponibles sur le site Internet de Revenu Québec. Aucune autre précision sur cette liste n’est fournie dans le document.

Définition : formulaire produit par ordinateur

Un formulaire produit par ordinateur désigne un formulaire généré à l’aide d’un logiciel.

En principe, ce formulaire doit reprendre le contenu et la présentation d’un formulaire produit par Revenu Québec.

Exigences techniques

Papier à utiliser

Les formulaires doivent être imprimés sur du papier respectant toutes les caractéristiques suivantes :

Élément	Exigence
Couleur	Blanc
Format	Format lettre
Dimensions métriques	215,9 mm × 279,4 mm
Dimensions impériales	8 ½ po × 11 po
Poids minimal	30 M
Équivalence indiquée	56 g/m²
Type de papier correspondant	Papier standard
Filigrane	Aucun filigrane permis

Impression des formulaires

Les cases qui ne sont pas utilisées doivent être laissées vides.

L’utilisateur doit également s’assurer que son imprimante produit une impression de bonne qualité, particulièrement pour les données imprimées sur les formulaires.

Documents à transmettre

Les documents transmis doivent être signés par la ou les personnes autorisées.

Ils doivent être envoyés ensemble et classés dans l’ordre prévu, selon la situation applicable.

L’ordre de transmission est le suivant :

1. Déclaration principale applicable

   • Déclaration de renseignements des sociétés de personnes (TP-600);
     ou
   • Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés et d’autres donataires (TP-985.22).

2. Annexes

   • Les annexes doivent être placées en ordre alphabétique.

3. Formulaires prescrits

   • Ils doivent être inclus lorsqu’ils sont applicables.

4. Reçus officiels

5. États financiers requis

   • Tous les états financiers exigés doivent être joints.

6. Relevés

   • Les relevés doivent être classés en ordre numérique croissant.

7. Autres documents demandés

   • Tout document additionnel exigé doit être inclus.

Règles particulières pour les relevés 15

Une règle obligatoire s’applique aux sociétés de personnes selon le nombre de relevés 15 produits.

Nombre de relevés 15 produits par une société de personnes	Mode de transmission permis ou obligatoire
Plus de 5 relevés 15	Transmission obligatoire par Internet, dans un fichier XML, au moyen d’un logiciel autorisé par Revenu Québec
Moins de 6 relevés 15	Transmission possible soit par Internet, dans un fichier XML, avec un logiciel autorisé, soit par la poste sur support papier

Lorsque la société de personnes produit moins de 6 relevés 15 et choisit la transmission papier, elle doit transmettre uniquement la copie 1 de chaque relevé à Revenu Québec.

Agrafage des documents

Les documents doivent être agrafés dans le coin supérieur gauche.

Cependant, certaines combinaisons ne doivent pas être agrafées ensemble. Il ne faut pas agrafer ensemble :

• les déclarations de plusieurs sociétés de personnes;
• les déclarations de plusieurs organismes de bienfaisance enregistrés;
• les déclarations de plusieurs autres donataires;
• des déclarations se rapportant à des années différentes.

Cas particuliers et exceptions

Transmission des relevés 15 selon le nombre produit

Le document distingue deux situations précises pour les sociétés de personnes :

• Plus de 5 relevés 15 : la transmission électronique par Internet, dans un fichier XML, au moyen d’un logiciel autorisé par Revenu Québec, est obligatoire.
• Moins de 6 relevés 15 : la société de personnes dispose d’un choix entre la transmission électronique par fichier XML au moyen d’un logiciel autorisé ou la transmission papier par la poste.

Transmission papier des relevés 15

Lorsqu’une société de personnes produit moins de 6 relevés 15 et choisit de transmettre les relevés sur papier, elle ne doit envoyer que la copie 1 de chaque relevé.

Documents de plusieurs entités ou de plusieurs années

Même si les documents doivent être agrafés, cette règle ne permet pas de regrouper dans une même agrafe :

• des déclarations appartenant à des entités différentes;
• des déclarations relatives à des années différentes.

Formulaires produits par ordinateur

Revenu Québec accepte que les documents exigés soient produits par ordinateur, mais cette acceptation n’empêche pas un refus si les documents ne respectent pas certaines exigences.

Section absente ou non fournie

Aucune note de bas de page, aucun exemple chiffré additionnel et aucune autre exception ne sont présents dans le texte fourni du document. Aucune partie du texte transmis n’apparaît illisible.

Démarches et procédures

1. Vérifier l’autorisation du logiciel

Avant de produire les formulaires, l’utilisateur doit s’assurer que le concepteur du logiciel a obtenu un numéro d’autorisation de Revenu Québec pour l’année 2025.

2. Confirmer la présence du numéro d’autorisation

Le numéro d’autorisation doit apparaître au haut de la première page de tous les formulaires produits par ordinateur.

3. Utiliser une version à jour du logiciel

L’utilisateur doit s’assurer que la version du logiciel utilisée est la plus récente, compte tenu des mises à jour effectuées régulièrement par le concepteur.

4. Imprimer les formulaires selon les exigences techniques

Les formulaires doivent être imprimés :

• sur du papier blanc;
• de format lettre, soit 215,9 mm × 279,4 mm ou 8 ½ po × 11 po;
• d’un poids minimal de 30 M, équivalant à 56 g/m²;
• sans filigrane.

Les cases inutilisées doivent demeurer vides, et l’impression doit être suffisamment claire pour que les données soient lisibles et bien alignées.

5. Faire signer les documents

Les documents à transmettre doivent être dûment signés par la ou les personnes autorisées.

6. Classer les documents dans l’ordre requis

Les documents doivent être regroupés et classés, selon le cas, dans l’ordre suivant :

1. TP-600 ou TP-985.22;
2. annexes en ordre alphabétique;
3. formulaires prescrits, s’il y a lieu;
4. reçus officiels;
5. états financiers requis;
6. relevés en ordre numérique croissant;
7. tout autre document exigé.

7. Appliquer les règles propres aux relevés 15

Pour une société de personnes :

• si elle produit plus de 5 relevés 15, elle doit transmettre les relevés par Internet dans un fichier XML au moyen d’un logiciel autorisé;
• si elle produit moins de 6 relevés 15, elle peut choisir entre la transmission électronique en fichier XML au moyen d’un logiciel autorisé ou la transmission papier;
• si elle choisit la transmission papier dans ce dernier cas, elle doit envoyer seulement la copie 1 de chaque relevé.

8. Agrafer correctement les documents

Les documents doivent être agrafés dans le coin supérieur gauche.

Il faut éviter d’agrafer ensemble les déclarations de plusieurs entités ou celles qui concernent des années différentes.

9. Transmettre les documents

Le document officiel indique que les documents doivent être transmis à Revenu Québec à l’adresse applicable selon qu’il s’agit d’une société de personnes ou d’un organisme de bienfaisance enregistré ou autre donataire. Les coordonnées postales précises ne sont pas reproduites ici.

Mises en garde importantes

Responsabilité de l’utilisateur et du concepteur

L’utilisateur ne peut pas se fier à l’autorisation du logiciel comme garantie absolue d’exactitude. Revenu Québec ne valide pas entièrement :

• la conformité législative complète du logiciel;
• l’exactitude de tous les calculs;
• la justesse de tous les reports de données.

Les erreurs, omissions ou inexactitudes demeurent sous la responsabilité de l’utilisateur et du concepteur du logiciel.

Erreurs de programmation

Revenu Québec ne peut pas être tenu responsable des problèmes attribuables à la programmation du logiciel.

Version du logiciel

L’utilisation d’une version qui n’est pas à jour peut entraîner des risques d’erreurs ou de non-conformité, puisque les logiciels sont modifiés régulièrement par leurs concepteurs.

Refus possible des documents

Même si les documents exigés peuvent être produits par ordinateur, Revenu Québec peut les refuser et les retourner.

Les principaux motifs de refus mentionnés sont les suivants :

• le logiciel a produit un formulaire qui n’a pas été approuvé par Revenu Québec;
• le formulaire porte un numéro d’approbation invalide;
• les montants en dollars et en cents sont inscrits incorrectement dans les cases prévues;
• l’impression est de mauvaise qualité, notamment lorsque les données sont illisibles ou mal positionnées;
• les formulaires sont en mauvais état.

Importance de la lisibilité et de l’alignement

Une impression de mauvaise qualité peut entraîner le refus des documents. Le document vise notamment les cas où :

• les données ne peuvent pas être lues correctement;
• les données sont décalées par rapport aux cases ou aux zones prévues.

Importance de l’état matériel des formulaires

Les formulaires doivent être en bon état. Des documents endommagés peuvent être refusés et retournés.

Transmission électronique obligatoire dans certains cas

Une société de personnes qui produit plus de 5 relevés 15 ne peut pas choisir la transmission papier pour ces relevés. Elle doit utiliser la transmission par Internet dans un fichier XML, avec un logiciel autorisé par Revenu Québec.

Synthèse

Ce document explique les exigences applicables aux sociétés de personnes, aux organismes de bienfaisance enregistrés et aux autres donataires qui utilisent un logiciel pour produire des formulaires fiscaux pour l’année 2025. L’utilisateur doit vérifier que le logiciel possède un numéro d’autorisation valide pour 2025 et que ce numéro apparaît sur la première page des formulaires générés. Les formulaires doivent être imprimés sur du papier blanc de format lettre 215,9 mm × 279,4 mm ou 8 ½ po × 11 po, d’au moins 30 M ou 56 g/m², sans filigrane, avec une impression claire et des cases inutilisées laissées vides. Les documents doivent être signés, regroupés et classés dans l’ordre prévu, notamment la déclaration principale TP-600 ou TP-985.22, les annexes, les formulaires prescrits, les reçus officiels, les états financiers, les relevés et les autres documents exigés. Une société de personnes qui produit plus de 5 relevés 15 doit obligatoirement les transmettre par Internet dans un fichier XML avec un logiciel autorisé; si elle en produit moins de 6, elle peut choisir la transmission électronique ou papier, mais en papier seule la copie 1 doit être envoyée. Les documents doivent être agrafés dans le coin supérieur gauche, sans regrouper des déclarations d’entités différentes ou d’années différentes. Revenu Québec peut refuser et retourner les documents si le formulaire n’est pas approuvé, si le numéro d’approbation est invalide, si les montants sont mal inscrits, si l’impression est illisible ou décalée, ou si les formulaires sont en mauvais état. L’autorisation d’un logiciel ne garantit pas l’exactitude complète des calculs ou des reports de données, et la responsabilité des erreurs demeure celle de l’utilisateur et du concepteur.