Plan triennal des sondages 2024-2027

À propos de ce contenu

Ce contenu est une reformulation vulgarisée de la publication officielle de Revenu Québec : ADM-605(2024-01).pdf, produite pour aider les citoyens et entrepreneurs à mieux comprendre leurs obligations fiscales. Il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Référez-vous au document officiel pour toute décision.

À qui s'adresse ce document

Ce document concerne principalement les personnes, entreprises et représentants susceptibles d’être invités à participer à des sondages menés par Revenu Québec entre 2024 et 2027.

Il vise notamment :

• les particuliers qui utilisent, pourraient utiliser ou sont visés par des services, programmes, lois ou formalités administrés par Revenu Québec;
• les entreprises qui reçoivent des services, qui accomplissent des formalités ou qui sont visées par des programmes ou obligations relevant de Revenu Québec;
• les représentants, incluant notamment les préparateurs ou autres personnes qui interagissent avec Revenu Québec pour le compte d’une clientèle;
• les usagers actuels de certains services ou programmes;
• les usagers potentiels, c’est-à-dire des clientèles qui pourraient avoir droit à certains services ou programmes, mais qui ne les utilisent pas ou n’en bénéficient pas.

Le document s’adresse aussi, de façon institutionnelle, à toute personne qui souhaite comprendre comment Revenu Québec peut utiliser des renseignements contenus dans les dossiers fiscaux pour réaliser des sondages, dans quelles limites cette utilisation est permise et quelles garanties de confidentialité doivent être respectées.

Contexte et objectif

La Loi sur l’administration fiscale, désignée dans le document par l’abréviation LAF et codifiée au RLRQ, chapitre A-6.002, autorise Revenu Québec à mener des sondages en utilisant des renseignements confidentiels détenus dans les dossiers fiscaux. Cette possibilité existe pour permettre à l’organisation de connaître les attentes des personnes et leur niveau de satisfaction à l’égard des lois et des programmes administrés par le ministre.

Cette autorisation n’est pas illimitée. Lorsque Revenu Québec souhaite réaliser des sondages qui nécessitent l’utilisation de renseignements provenant des dossiers fiscaux, sans demander le consentement préalable de chaque personne concernée, la LAF impose un cadre précis. Revenu Québec doit notamment :

• établir un plan triennal des sondages prévus;
• soumettre ce plan à la Commission d’accès à l’information du Québec pour qu’elle rende un avis;
• déposer le plan, accompagné de l’avis de la Commission, à l’Assemblée nationale du Québec;
• produire chaque année un rapport sur les sondages réalisés dans le cadre de ce plan;
• transmettre ce rapport annuel à la Commission d’accès à l’information pour avis;
• déposer ce rapport annuel à l’Assemblée nationale.

Le Plan triennal des sondages 2024-2027 annonce donc les types de sondages que Revenu Québec pourrait réaliser au cours de cette période lorsque ces sondages impliquent des renseignements issus des dossiers fiscaux. Ces sondages portent principalement sur deux grands thèmes :

1. les formalités administratives;
2. les modes de prestation de services.

Le plan s’inscrit dans un encadrement juridique et administratif qui comprend notamment :

• la Loi sur l’administration fiscale;
• la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, codifiée au RLRQ, chapitre A-2.1;
• les politiques et directives internes en vigueur à Revenu Québec;
• le document de référence de la Commission d’accès à l’information intitulé Exigences minimales relatives à la protection des renseignements personnels lors de sondages réalisés par un organisme public ou son mandataire.

Le document indique aussi que Revenu Québec utilise un vocabulaire épicène par souci d’inclusion.

Informations complètes et détaillées

Identification administrative du document

Le document est une publication de Revenu Québec intitulée Plan triennal des sondages 2024-2027.

Il est présenté conformément au paragraphe e du premier alinéa de l’article 69.0.0.7 de la Loi sur l’administration fiscale.

La publication est datée d’avril 2024.

Elle est associée aux unités administratives suivantes :

• Direction des sondages et de l’analyse statistique;
• Direction principale de l’analyse et des renseignements;
• Direction générale de l’innovation et de l’administration.

Les identifiants bibliographiques indiqués sont :

• ISBN 978-2-550-96909-9 pour la version imprimée;
• ISBN 978-2-550-96917-4 pour la version PDF.

Le dépôt légal a été fait auprès de Bibliothèque et Archives nationales du Québec en 2024.

Le document porte le code ADM-605 (2024-01).

Cheminement officiel du plan

Le document présente les étapes internes et externes suivantes :

Étape	Date
Recommandation par le comité organisationnel d’intégration en protection et en sécurité de l’information	12 mai 2021
Approbation par le comité organisationnel stratégique en protection et en sécurité de l’information	2 novembre 2023
Transmission à la Commission d’accès à l’information	15 décembre 2023
Avis obtenu de la Commission d’accès à l’information	26 avril 2024
Dépôt à l’Assemblée nationale du Québec	22 mai 2024

Rôle de la Loi sur l’administration fiscale

La LAF permet à Revenu Québec d’utiliser certains renseignements confidentiels qui se trouvent dans les dossiers fiscaux pour réaliser des sondages. Ces renseignements sont ceux que Revenu Québec détient pour appliquer ou exécuter une loi fiscale, au sens de l’article 69 de la LAF.

Cette utilisation est permise pour des sondages qui visent à connaître :

• les attentes des personnes;
• leur satisfaction à l’égard des lois administrées par Revenu Québec;
• leur satisfaction à l’égard des programmes administrés par Revenu Québec.

Toutefois, pour les lois, chapitres ou programmes mentionnés au paragraphe b du premier alinéa de l’article 69.0.0.7, les sondages doivent viser uniquement les personnes concernées par la loi, le chapitre ou le programme en question.

Objectifs du Plan triennal des sondages 2024-2027

Le plan a pour but d’annoncer que Revenu Québec pourrait réaliser, durant la période 2024-2027, des sondages nécessitant l’utilisation de renseignements contenus dans les dossiers fiscaux.

Ces sondages porteront sur :

• les formalités administratives;
• les façons dont Revenu Québec offre ses services.

Les sondages couverts par le plan servent à :

• comprendre les attentes des clientèles;
• mesurer leur satisfaction;
• recueillir une rétroaction sur les lois et programmes administrés par Revenu Québec;
• améliorer les pratiques administratives;
• suivre les objectifs et engagements inscrits dans la Déclaration de services aux citoyens et aux entreprises;
• suivre les objectifs du Plan stratégique 2023-2027 de Revenu Québec;
• évaluer la performance des moyens d’action mis en place par l’organisation.

Période visée

Les sondages prévus au plan doivent être réalisés pendant la période 2024-2027.

Certains sondages peuvent être réalisés plus d’une fois au cours de cette période, parce qu’ils peuvent viser :

• des services différents;
• des clientèles différentes;
• des épisodes distincts de prestation de services.

Clientèles visées

Les sondages peuvent viser différentes catégories de clientèle, selon les services offerts par Revenu Québec.

Les clientèles mentionnées sont :

• les particuliers;
• les entreprises;
• les représentants.

Le choix des personnes ou groupes sondés dépend des services, programmes, lois ou formalités à évaluer.

Réalisation des sondages par Revenu Québec ou par une firme externe

Selon :

• l’ampleur du sondage;
• les ressources disponibles;
• la nature du mandat;

Revenu Québec peut :

• réaliser lui-même le sondage;
• confier le sondage à une firme externe;
• confier seulement une partie du sondage à une firme externe;
• confier l’ensemble du sondage à une firme externe, y compris la rédaction du rapport.

Lorsque cela est possible, les sondages doivent être effectués dans les locaux de Revenu Québec.

Si une firme externe est retenue, le contrat doit prévoir les modalités essentielles au respect de la confidentialité. Ces modalités doivent couvrir notamment :

• la protection des renseignements transmis;
• la collecte des données;
• l’utilisation des renseignements;
• la destruction des renseignements utilisés ou recueillis.

Tous les sondages doivent respecter :

• la Loi sur l’accès;
• la LAF;
• les politiques et directives de Revenu Québec.

Nécessité d’utiliser des renseignements confidentiels

Revenu Québec indique que l’utilisation des renseignements confidentiels est nécessaire pour atteindre deux objectifs méthodologiques :

1. joindre uniquement les personnes, entreprises ou représentants concernés par les lois, programmes ou services évalués;
2. obtenir des résultats représentatifs et valables sur le plan méthodologique.

Selon le plan, les renseignements contenus dans les dossiers fiscaux sont le seul moyen dont dispose Revenu Québec pour :

• déterminer avec précision la clientèle visée par un service ou programme spécifique;
• constituer une population de sondage adéquate;
• sélectionner un échantillon pertinent;
• produire des résultats méthodologiquement fiables.

Cette utilisation vise aussi à réduire le nombre de démarches de contact inutiles. En ciblant mieux les personnes concernées, Revenu Québec limite les interventions nécessaires à la collecte des données.

Renseignements confidentiels pouvant être utilisés

Pour chaque sondage, les clientèles visées peuvent être :

• recensées dans leur ensemble;
• sélectionnées au hasard à partir des fichiers de Revenu Québec, selon un plan d’échantillonnage approprié.

L’utilisation de renseignements confidentiels doit être limitée aux renseignements nécessaires pour :

• définir la population visée;
• établir l’échantillon;
• stratifier la population afin de couvrir correctement une clientèle;
• communiquer avec les particuliers, entreprises ou représentants sélectionnés.

Les renseignements pouvant être nécessaires pour établir un contact comprennent notamment :

• le nom;
• le numéro de téléphone;
• l’adresse courriel;
• l’adresse postale;
• la langue de communication.

Dans les précisions données à la Commission d’accès à l’information, Revenu Québec a aussi mentionné des exemples de renseignements pouvant être utilisés pour identifier ou étudier les usagers potentiels :

• indicateur montrant si le service ou programme est utilisé ou non;
• numéro d’usager;
• prénom et nom de la personne;
• nom de l’entreprise;
• adresse postale;
• adresse courriel;
• numéro de téléphone;
• langue de communication;
• type de service offert;
• date d’utilisation du service;
• région administrative;
• âge du particulier;
• revenu annuel du particulier;
• chiffre d’affaires de l’entreprise;
• genre du particulier.

Méthodes de collecte possibles

Plusieurs modes de collecte peuvent être utilisés pour les sondages. Les méthodes courantes mentionnées sont :

• la communication téléphonique;
• l’envoi postal;
• le Web;
• les groupes de discussion;
• les entrevues individuelles.

Le choix de la méthode dépend notamment :

• de son efficacité pour joindre une clientèle particulière;
• du moyen par lequel le service évalué est offert;
• de la taille de l’échantillon.

La participation aux sondages est toujours volontaire.

Utilisation des réponses et analyse par sous-groupes

Certaines données recueillies peuvent être utilisées pour ventiler les réponses. Cette ventilation permet d’analyser les résultats par sous-groupes.

Cette analyse sert à mieux comprendre :

• les attentes particulières de chaque sous-groupe;
• les besoins propres à certains segments de clientèle;
• les ajustements qui pourraient être nécessaires dans les services.

Revenu Québec peut ainsi élaborer des stratégies mieux adaptées aux besoins précis des clientèles.

Communication de renseignements à une firme externe

Lorsque le sondage est confié en tout ou en partie à une firme externe, la séquence prévue est la suivante :

1. Le personnel de Revenu Québec sélectionne l’échantillon à partir des renseignements confidentiels détenus par l’organisation.
2. Certains renseignements sont ensuite utilisés pour trouver les informations nécessaires au contact des personnes, entreprises ou représentants sélectionnés.
3. Si une firme externe doit procéder à la collecte, l’échantillon lui est transmis.
4. Seuls les renseignements confidentiels nécessaires à la prise de contact sont communiqués à la firme.
5. Un code nécessaire à la pondération de chaque unité échantillonnée peut aussi être transmis à la firme.
6. Après la collecte, la firme transmet à Revenu Québec une base de données ne contenant pas de renseignements confidentiels.
7. Revenu Québec analyse et interprète les données.
8. Revenu Québec produit un rapport en présentant les résultats sous forme agrégée pour empêcher l’identification d’un répondant.

Les renseignements transmis à une firme externe peuvent inclure, lorsque nécessaire :

• le nom;
• l’adresse;
• le numéro de téléphone;
• un code de pondération essentiel pour chaque unité de l’échantillon.

Protection de l’identité des répondants

Les résultats doivent être agrégés de manière à empêcher l’identification d’une personne répondante.

Selon les précisions fournies à la Commission d’accès à l’information :

• les invitations à participer à un sondage peuvent contenir des renseignements identificatoires;
• un numéro séquentiel peut être ajouté à l’invitation;
• ce numéro peut contenir l’information retenue pour la pondération et l’analyse;
• au moment de l’analyse, une base de données sans données identificatoires est extraite;
• les données identificatoires sont ensuite détruites;
• la base utilisée pour l’analyse ne contient que les réponses de la clientèle sondée et le numéro séquentiel attribué;
• les données anonymisées ne permettent pas de relier les réponses aux dossiers fiscaux des personnes répondantes.

Conservation des renseignements

Les renseignements recueillis dans le cadre des sondages doivent être conservés uniquement pour les fins pour lesquelles ils ont été obtenus.

Ils ne doivent pas être versés dans d’autres fichiers que ceux créés pour :

• l’analyse des données du sondage;
• l’interprétation des résultats.

Les renseignements sociodémographiques recueillis lors des sondages ne sont pas reportés dans les dossiers fiscaux des personnes concernées.

Destruction des renseignements

Revenu Québec doit appliquer des règles strictes de destruction.

Les renseignements confidentiels doivent être détruits dès qu’ils ne sont plus nécessaires.

Lorsqu’une firme externe intervient, elle doit détruire tous les renseignements qu’elle a utilisés ou recueillis, selon :

• le contrat conclu avec Revenu Québec;
• les politiques de Revenu Québec;
• les directives de Revenu Québec.

Les règles de conservation et de destruction s’appliquent peu importe le support utilisé. Elles concernent donc les renseignements détenus sur tout type de support, qu’il soit papier, électronique ou autre.

Reddition de comptes annuelle

Revenu Québec doit produire chaque année un rapport recensant tous les sondages réalisés dans le cadre du plan triennal.

Ce rapport annuel doit être :

• présenté à la Commission d’accès à l’information pour avis;
• déposé à l’Assemblée nationale du Québec.

Tableau sommaire des sondages prévus

Le plan présente deux grands types de sondages qui peuvent être réalisés pendant la période 2024-2027.

Référence	Sujet	Utilité de l’information	Nature des renseignements recueillis	Période prévue
1	Formalités administratives, incluant les guides, formulaires, lettres et toute autre formalité administrative	Répondre aux besoins d’amélioration des services liés aux charges administratives imposées aux clientèles. Ces consultations soutiennent les engagements de la Déclaration de services aux citoyens et aux entreprises et les objectifs du Plan stratégique 2023-2027 de Revenu Québec.	Les renseignements portent sur les attentes et la satisfaction des clientèles ciblées à l’égard des formalités administratives, ainsi que sur le profil sociodémographique des clientèles.	Selon les projets
2	Modes de prestation de services, incluant les modes traditionnels et électroniques	Déterminer les besoins des clientèles afin d’orienter et d’améliorer les services de Revenu Québec. Ces consultations soutiennent aussi les engagements de la Déclaration de services aux citoyens et aux entreprises et les objectifs du Plan stratégique 2023-2027.	Les renseignements portent sur les attentes et la satisfaction des clientèles ciblées à l’égard des services utilisés, ainsi que sur le profil sociodémographique des clientèles.	Selon le cycle d’usage associé aux services

Les modes de prestation de services comprennent :

• les modes traditionnels :
  • sur place;
  • par la poste;
  • par téléphone;
  • au comptoir;
• les modes électroniques :
  • Mon dossier;
  • ImpôtNet;
  • le site Internet informationnel;
  • le site Internet transactionnel.

Pour les modes de prestation de services, deux volets sont possibles :

• les usagers actuels;
• les usagers potentiels.

Article 69.0.0.7 de la Loi sur l’administration fiscale

L’annexe 1 reproduit l’article 69.0.0.7 de la LAF. En voici le contenu reformulé.

Un renseignement se trouvant dans un dossier fiscal ne peut être utilisé à l’intérieur de l’Agence du revenu du Québec sans le consentement de la personne concernée que pour certaines finalités précises.

Les finalités permises sont les suivantes :

Application ou exécution d’une loi fiscale

Les renseignements peuvent être utilisés pour appliquer ou exécuter une loi fiscale.

Application ou exécution de certaines lois, programmes ou dispositions

Les renseignements peuvent être utilisés pour appliquer ou exécuter :

• la Loi facilitant le paiement des pensions alimentaires, chapitre P-2.2;
• un sous-paragraphe abrogé;
• le Programme allocation-logement en faveur des personnes âgées et des familles, établi par décret en vertu des articles 3 et 3.1 de la Loi sur la Société d’habitation du Québec, chapitre S-8;
• l’article 13.1 du Code de la sécurité routière, chapitre C-24.2;
• un autre sous-paragraphe abrogé;
• la Loi sur les biens non réclamés, chapitre B-5.1;
• la Loi sur les entreprises de services monétaires, chapitre E-12.000001.

Le paragraphe b.1 est abrogé.

Administration provisoire d’un bien

Les renseignements peuvent être utilisés lorsqu’un bien est confié au ministre pour administration provisoire en vertu d’une loi.

Mandat confié au ministre

Les renseignements peuvent être utilisés pour exécuter un mandat qu’une loi confie au ministre, même si cette loi n’est pas appliquée par lui.

Gouvernance et gestion des ressources informationnelles

Les renseignements peuvent être utilisés pour appliquer le chapitre II.4 de la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement, chapitre G-1.03.

Études, recherches et statistiques

Les renseignements peuvent être utilisés pour :

• réaliser une étude;
• réaliser une recherche;
• produire des statistiques.

Administration, direction ou gestion de l’Agence

Les renseignements peuvent être utilisés pour :

• l’administration de l’Agence;
• la direction de l’Agence;
• la gestion de l’Agence;
• l’application des articles 71.3.1 à 71.3.3.

Sondages sur les attentes et la satisfaction

Les renseignements peuvent être utilisés pour réaliser des sondages visant à connaître :

• les attentes des personnes;
• leur satisfaction à l’égard des lois administrées par l’Agence;
• leur satisfaction à l’égard des programmes administrés par l’Agence.

Lorsque le sondage concerne une loi, un chapitre ou un programme mentionné au paragraphe b, il doit viser uniquement les personnes concernées par cette loi, ce chapitre ou ce programme.

Exigences prévues par l’article 69.0.0.7 pour les plans triennaux

Pour les sondages visés par le paragraphe e du premier alinéa de l’article 69.0.0.7, l’Agence doit préparer un plan triennal des sondages qu’elle prévoit réaliser lorsqu’ils impliquent l’utilisation de renseignements contenus dans un dossier fiscal.

Ce plan doit être transmis à la Commission d’accès à l’information pour avis.

La Commission doit rendre son avis dans les 60 jours suivant la réception du plan.

Si la Commission rend un avis défavorable, le plan peut être soumis au gouvernement pour approbation.

Le plan triennal, accompagné de l’avis de la Commission et, s’il y a lieu, de l’approbation du gouvernement, doit être déposé à l’Assemblée nationale dans les délais suivants :

• dans les 30 jours de l’avis ou de l’approbation si l’Assemblée nationale siège;
• dans les 30 jours de la reprise des travaux si l’Assemblée nationale ne siège pas.

L’Agence doit aussi préparer un rapport annuel sur les sondages réalisés.

La Commission doit rendre un avis sur ce rapport dans les 60 jours suivant sa réception.

Le rapport annuel, accompagné de l’avis de la Commission, doit être déposé à l’Assemblée nationale :

• dans les 30 jours de l’avis si l’Assemblée nationale siège;
• dans les 30 jours de la reprise des travaux si elle ne siège pas.

Avis de la Commission d’accès à l’information

L’annexe 2 contient l’avis de la Commission d’accès à l’information du Québec concernant le Plan triennal des sondages 2024-2027 de Revenu Québec.

Le dossier porte le numéro 1034001-S.

L’avis est daté d’avril 2024.

La Commission a examiné le plan transmis par Revenu Québec le 15 décembre 2023.

Cadre de l’examen par la Commission

La Commission rappelle que le deuxième alinéa de l’article 69.0.0.7 de la LAF oblige Revenu Québec à préparer, tous les trois ans, un plan des sondages prévus lorsque ceux-ci exigent l’utilisation de renseignements contenus dans un dossier fiscal sans le consentement de la personne concernée.

La Commission devait donc vérifier que les sondages prévus respectent le cadre légal de l’article 69.0.0.7 et qu’ils ont bien pour objet de connaître les attentes et la satisfaction des clientèles à l’égard des lois et programmes administrés par Revenu Québec.

Informations supplémentaires demandées par la Commission

Pendant son analyse, la Commission a demandé à Revenu Québec des précisions sur plusieurs points :

• le détail des sondages prévus pour la période 2024-2027;
• la signification et la portée des « usagers potentiels » visés par les sondages sur les modes de prestation de services;
• le fondement légal invoqué par Revenu Québec pour recueillir des renseignements portant sur les profils sociodémographiques des personnes sondées dans le cadre de l’article 69.0.0.7 de la LAF.

Une rencontre entre des représentants de la Direction de la surveillance de la Commission et des représentants de Revenu Québec a eu lieu le 26 février 2024.

Revenu Québec a aussi fourni des précisions à la Commission les 13 février, 11 mars et 27 mars 2024.

Revenu Québec a expliqué que le plan triennal soumis ne listait pas chaque sondage ou consultation de façon détaillée. Il présentait plutôt deux grands thèmes :

• les formalités administratives;
• les modes de prestation de services.

Exemples de sondages sur les formalités administratives

À la demande de la Commission, Revenu Québec a fourni un tableau complémentaire avec des exemples de sondages relatifs aux formalités administratives.

Les exemples mentionnés sont :

• des sondages auprès des liquidateurs de succession;
• un laboratoire client sur les demandes d’attestation de Revenu Québec;
• un laboratoire client sur le crédit d’impôt pour maintien à domicile des aînés.

Exemples de sondages sur les modes de prestation de services

Revenu Québec a également fourni des exemples de sondages portant sur les modes de prestation de services :

• un sondage sur l’évaluation du programme d’accompagnement;
• un sondage sur les attentes et la satisfaction de la clientèle à l’égard des services de Revenu Québec, pour les particuliers, les entreprises et les préparateurs;
• un sondage sur les attentes et la satisfaction de la clientèle à l’égard des services de recouvrement de Revenu Québec;
• un sondage lié à la modernisation des centres de contact de Revenu Québec.

Revenu Québec a aussi donné un aperçu d’autres sondages et consultations envisagés pour 2024-2027 :

• un sondage sur l’évaluation du programme d’accompagnement des entreprises;
• un sondage sur l’évaluation du programme d’accompagnement des travailleurs autonomes.

Précisions sur les usagers potentiels

Revenu Québec a expliqué à la Commission que certaines personnes ou entreprises n’utilisent pas certains services ou programmes auxquels elles pourraient avoir droit ou n’en bénéficient pas.

Selon Revenu Québec, ses systèmes permettent d’identifier ces clientèles afin de les sonder ou de les consulter sur leurs attentes et leur satisfaction.

Des exemples de renseignements provenant des dossiers fiscaux pouvant servir à cette fin ont été fournis :

• indicateur d’utilisation ou de non-utilisation du service ou programme;
• numéro d’usager;
• prénom et nom de la personne;
• nom de l’entreprise;
• adresse postale;
• adresse courriel;
• numéro de téléphone;
• langue de communication;
• type de service offert;
• date d’utilisation du service;
• région administrative;
• âge du particulier;
• revenu annuel du particulier;
• chiffre d’affaires de l’entreprise;
• genre du particulier.

Renseignements sociodémographiques

Revenu Québec a indiqué à la Commission que la collecte d’informations sociodémographiques dans les sondages et consultations ne reposait pas sur une disposition spécifique de la LAF.

Selon Revenu Québec, ces renseignements servent plutôt à :

• approfondir l’analyse des résultats;
• adapter les services à certaines caractéristiques de la clientèle;
• mieux comprendre les sous-groupes à cibler;
• améliorer les services en fonction des caractéristiques sociodémographiques des clientèles.

Revenu Québec a confirmé que ces renseignements sociodémographiques ne sont pas ajoutés aux dossiers fiscaux des clientèles concernées.

Il a également indiqué que les données recueillies peuvent parfois être jumelées à des données provenant des dossiers fiscaux lors de l’analyse. Toutefois, l’anonymisation effectuée doit empêcher tout lien entre les réponses et les dossiers fiscaux des personnes répondantes.

Objet de l’avis de la Commission

La Commission rappelle que les renseignements contenus dans un dossier fiscal sont soumis à un régime de protection particulier prévu par la LAF.

L’article 69.0.0.7 définit le cadre dans lequel Revenu Québec peut utiliser ces renseignements, sans consentement, pour des sondages.

Dans son analyse du plan triennal, la Commission devait notamment s’assurer que les sondages projetés :

• respectent l’article 69.0.0.7 de la LAF;
• visent réellement à connaître les attentes et la satisfaction des clientèles;
• portent sur les lois et programmes relevant de l’administration de Revenu Québec.

Analyse de la Commission sur l’objet des sondages et les personnes visées

La Commission constate que les exemples fournis par Revenu Québec visent des usagers actuels ou potentiels de services et programmes de Revenu Québec.

Elle considère que ces exemples ont bien pour but de connaître les attentes et la satisfaction des personnes à l’égard des lois et programmes administrés par Revenu Québec.

Elle note que les sondages portent plus précisément sur :

• les formalités administratives;
• les modes de prestation de services.

La Commission observe aussi que les renseignements que Revenu Québec souhaite recueillir comprennent des renseignements sociodémographiques.

La Commission comprend que Revenu Québec souhaite conserver une certaine souplesse, car il peut être difficile d’identifier précisément, trois ans à l’avance, tous les sondages et consultations à réaliser. Toutefois, elle estime qu’elle doit recevoir suffisamment de détails pour rendre un avis éclairé. Selon elle, de simples thèmes généraux comme les formalités administratives et les modes de prestation de services ne suffisent pas toujours.

Compte tenu des exemples additionnels fournis et des exemples de renseignements pouvant être recueillis, la Commission conclut que le plan respecte le cadre de l’article 69.0.0.7 de la LAF, à condition que tous les sondages réalisés durant 2024-2027 suivent les mêmes orientations que les exemples transmis par Revenu Québec.

La Commission invite Revenu Québec, pour les prochains plans triennaux, à fournir davantage de détails sur les sondages à réaliser.

Elle invite également Revenu Québec à transmettre chaque année sa planification des sondages, prévue dans sa Directive encadrant la gestion des sondages, pour les sondages nécessitant l’utilisation de renseignements contenus dans un dossier fiscal.

Pour les renseignements sociodémographiques, la Commission invite Revenu Québec à évaluer, avant chaque collecte, si chacun de ces renseignements est réellement nécessaire.

Analyse de la Commission sur la nécessité des sondages

La Commission mentionne l’article 73 de la Loi sur l’Agence du Revenu du Québec, codifiée au RLRQ, chapitre A-7.003.

Cet article impose à Revenu Québec de connaître les attentes de sa clientèle.

La Commission reconnaît que les résultats de sondages permettent :

• d’obtenir une rétroaction sur la performance organisationnelle;
• d’évaluer l’efficacité des moyens d’action mis en place par Revenu Québec;
• de faire le suivi des objectifs et engagements de la Déclaration de services à la clientèle.

La Commission rend un avis favorable sur la nécessité des sondages détaillés jusqu’à présent par Revenu Québec. Elle considère qu’ils sont nécessaires pour connaître les attentes et la satisfaction des personnes à l’égard des lois et programmes administrés par Revenu Québec.

La Commission accepte aussi l’argument de Revenu Québec selon lequel l’utilisation de renseignements contenus dans les dossiers fiscaux est le seul moyen :

• de circonscrire la clientèle visée par des services spécifiques;
• d’obtenir des résultats méthodologiquement valables.

Elle note que l’utilisation des renseignements confidentiels sera limitée aux renseignements nécessaires pour :

• établir la population;
• établir l’échantillon;
• stratifier la population;
• couvrir adéquatement une clientèle;
• communiquer avec la clientèle ou ses représentants.

Analyse de la Commission sur la collecte

La Commission prend acte des méthodes de collecte envisagées par Revenu Québec :

• téléphone;
• courrier postal;
• Web;
• groupes de discussion;
• entrevues individuelles.

Le choix de la méthode doit se fonder sur :

• la capacité de joindre la clientèle ciblée;
• le mode de prestation du service;
• la taille de l’échantillon.

La Commission note que la participation aux sondages sera toujours volontaire.

Elle note aussi que les données recueillies peuvent servir à ventiler les réponses et à analyser les résultats pour mieux connaître les attentes et besoins des clientèles.

La Commission rappelle qu’un organisme public qui recueille des renseignements personnels auprès d’une personne doit, avant la collecte, lui fournir les informations prévues à l’article 65 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Analyse de la Commission sur la communication et l’utilisation des données

La Commission constate que les sondages seront en principe réalisés par Revenu Québec.

Toutefois, selon l’importance du sondage et les ressources disponibles, ils pourront être confiés à une firme externe.

Si une firme externe est utilisée, le contrat devra préciser les règles essentielles concernant :

• la confidentialité;
• la collecte;
• l’utilisation;
• la destruction des renseignements utilisés et recueillis.

Ces règles doivent être conformes :

• à la Loi sur l’accès;
• à la LAF;
• aux politiques et directives de Revenu Québec.

La Commission constate que, lorsqu’une firme externe réalise le sondage :

1. Revenu Québec sélectionne l’échantillon à partir des renseignements confidentiels qu’il détient.
2. Revenu Québec détermine les informations nécessaires pour joindre la clientèle.
3. Seuls les renseignements nécessaires au contact sont transmis à la firme.
4. Une fois la collecte terminée, la firme transmet à Revenu Québec une base de données sans renseignements confidentiels.
5. Revenu Québec interprète et analyse ensuite les données.

Analyse de la Commission sur la conservation et la destruction

La Commission prend acte de l’engagement de Revenu Québec selon lequel les renseignements recueillis seront conservés uniquement pour les fins pour lesquelles ils ont été obtenus, soit connaître les attentes et la satisfaction des personnes.

Elle note aussi que ces renseignements ne seront versés que dans les fichiers créés pour l’analyse et l’interprétation des données de sondage.

La Commission prend acte que les renseignements seront détruits dès qu’ils ne seront plus considérés nécessaires.

Elle note également que toute firme externe devra détruire tous les renseignements utilisés ou recueillis.

Directive interne de Revenu Québec sur les sondages

La Commission indique avoir pris connaissance :

• du Plan triennal des sondages 2024-2027;
• de la Directive encadrant la gestion des sondages au sein de Revenu Québec.

Cette directive s’applique aux sondages du plan triennal, et Revenu Québec doit en assurer le respect.

Elle prévoit plusieurs procédures et mesures destinées à assurer :

• le respect de la loi;
• la protection des renseignements personnels;
• la protection des renseignements confidentiels.

La Commission mentionne notamment que, conformément à l’article 63.3 de la LAF, tout projet de sondage doit faire l’objet :

• d’une évaluation de la nécessité de recourir au sondage;
• d’une évaluation de l’aspect éthique du sondage;
• d’une approbation par le Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels de Revenu Québec.

La Commission prend aussi acte que le Plan triennal a été approuvé le 2 novembre 2023 par le Comité organisationnel stratégique en protection et en sécurité d’information de Revenu Québec.

Conclusion de la Commission

La Commission rend un avis favorable au Plan triennal des sondages 2024-2027 présenté par Revenu Québec.

Elle invite également Revenu Québec à lui transmettre chaque année la partie de sa planification annuelle des sondages qui concerne les sondages nécessitant l’utilisation de renseignements contenus dans un dossier fiscal.

Elle invite aussi Revenu Québec à prévoir, dans ses prochains plans triennaux, cette transmission annuelle à la Commission.

Lettre de transmission de l’avis

Le document contient aussi une lettre datée du 26 avril 2024.

Cette lettre indique que la Commission d’accès à l’information a examiné le Plan triennal des sondages 2024-2027 transmis par Revenu Québec pour avis le 15 décembre 2023.

Elle précise que l’avis est transmis conformément à l’article 69.0.0.7 de la Loi sur l’administration fiscale, RLRQ, chapitre A-6.002.

La lettre est liée au dossier 1034001-S.

Les coordonnées, adresses, numéros de téléphone, courriels et noms de personnes-ressources figurant dans cette lettre ne sont pas reproduits ici, conformément aux consignes applicables.

Pages illisibles ou absentes

Le texte extrait fourni pour ce document couvre les pages 1 à 17 et la page 20.

Aucun texte extrait n’a été fourni pour les pages 18 et 19. Ces pages sont donc considérées comme absentes ou non lisibles dans le contenu transmis pour analyse. Aucune information ne peut être reformulée à partir de ces pages.

Cas particuliers et exceptions

Utilisation sans consentement des renseignements fiscaux

Le cas central encadré par le document est l’utilisation de renseignements contenus dans un dossier fiscal sans le consentement de la personne concernée.

Cette utilisation est permise uniquement dans les cas prévus par l’article 69.0.0.7 de la LAF. Pour les sondages, elle doit servir à connaître les attentes et la satisfaction des personnes à l’égard des lois ou programmes administrés par Revenu Québec.

Limite applicable aux lois, chapitres ou programmes du paragraphe b

Lorsqu’un sondage porte sur une loi, un chapitre ou un programme visé au paragraphe b du premier alinéa de l’article 69.0.0.7, il ne peut viser que les personnes concernées par cette loi, ce chapitre ou ce programme.

Possibilité d’avis défavorable de la Commission

Si la Commission d’accès à l’information rend un avis défavorable sur le plan triennal, le plan peut être soumis au gouvernement pour approbation.

Le document ne précise pas que cette approbation est automatique; il indique seulement que le plan peut être soumis au gouvernement dans cette situation.

Dépôt à l’Assemblée nationale selon les travaux parlementaires

Les délais de dépôt varient selon que l’Assemblée nationale siège ou non :

• si elle siège, le dépôt doit se faire dans les 30 jours de l’avis ou de l’approbation;
• si elle ne siège pas, le dépôt doit se faire dans les 30 jours suivant la reprise de ses travaux.

Cette règle vaut pour le plan triennal et, selon une formulation similaire, pour le rapport annuel.

Réalisation par une firme externe

Le recours à une firme externe est possible, mais il s’agit d’un cas encadré.

La firme ne doit recevoir que les renseignements nécessaires pour accomplir la tâche qui lui est confiée. Elle doit aussi être soumise à des obligations contractuelles de confidentialité, d’utilisation limitée et de destruction des renseignements.

Mandat partiel ou complet confié à une firme externe

Le contrat avec une firme externe peut viser seulement une partie du sondage, par exemple la collecte des données.

Il peut aussi viser l’ensemble du sondage, y compris la production du rapport.

Sondages répétés

Certains sondages peuvent être réalisés plus d’une fois entre 2024 et 2027, car ils peuvent viser des services, clientèles ou épisodes de prestation de services différents.

Usagers potentiels

Les « usagers potentiels » constituent un cas particulier. Il s’agit de personnes ou d’entreprises qui pourraient bénéficier d’un service ou programme, mais qui ne l’utilisent pas ou n’en bénéficient pas. Revenu Québec peut utiliser des renseignements contenus dans les dossiers fiscaux pour les identifier et les consulter sur leurs attentes ou leur satisfaction.

Renseignements sociodémographiques

Les renseignements sociodémographiques constituent un point d’attention particulier.

Revenu Québec a indiqué que leur collecte n’est pas liée à une disposition précise de la LAF, mais qu’elle sert à mieux comprendre les résultats et à adapter les services.

La Commission invite Revenu Québec à vérifier, avant chaque collecte, si chacun des renseignements sociodémographiques demandés est nécessaire.

Données jumelées avec des dossiers fiscaux

Lors de l’analyse, les réponses recueillies peuvent parfois être jumelées avec des données provenant des dossiers fiscaux. Toutefois, les données doivent être anonymisées afin qu’il soit impossible d’associer les réponses à un dossier fiscal ou à une personne répondante.

Supports de conservation

Les règles de conservation et de destruction s’appliquent quel que soit le support sur lequel les renseignements sont détenus. Le document ne limite donc pas ces règles à un support précis.

Pages absentes ou non lisibles

Les pages 18 et 19 ne sont pas présentes dans le texte extrait fourni. Toute information qu’elles pourraient contenir ne peut donc pas être reformulée.

Démarches et procédures

Préparation du plan triennal

Revenu Québec doit dresser un plan triennal des sondages qu’il prévoit effectuer lorsque ces sondages impliquent l’utilisation de renseignements contenus dans un dossier fiscal.

Ce plan doit porter sur une période de trois ans. Pour le document visé, la période est 2024-2027.

Transmission du plan à la Commission d’accès à l’information

Le plan doit être transmis à la Commission d’accès à l’information pour avis.

Pour ce plan, la transmission a eu lieu le 15 décembre 2023.

Analyse par la Commission

La Commission dispose d’un délai de 60 jours après réception pour rendre un avis sur le plan triennal, selon l’article 69.0.0.7 de la LAF.

Dans le cas de ce plan, la Commission a demandé des informations complémentaires, notamment sur :

• les sondages projetés;
• les usagers potentiels;
• les renseignements sociodémographiques;
• le cadre légal de la collecte de ces renseignements.

Une rencontre a eu lieu le 26 février 2024.

Des précisions ont été données par Revenu Québec les 13 février, 11 mars et 27 mars 2024.

La Commission a rendu son avis le 26 avril 2024.

Dépôt du plan à l’Assemblée nationale

Après l’avis de la Commission, le plan, accompagné de cet avis et, s’il y a lieu, de l’approbation du gouvernement, doit être déposé à l’Assemblée nationale :

• dans les 30 jours si l’Assemblée siège;
• dans les 30 jours de la reprise des travaux si elle ne siège pas.

Le plan a été déposé à l’Assemblée nationale le 22 mai 2024.

Réalisation d’un sondage dans le cadre du plan

Pour un sondage donné, la démarche générale est la suivante :

1. Déterminer le sujet du sondage, par exemple une formalité administrative ou un mode de prestation de services.
2. Définir la clientèle visée : particuliers, entreprises, représentants, usagers actuels ou usagers potentiels.
3. Établir la population ou l’échantillon à partir des fichiers de Revenu Québec.
4. Utiliser uniquement les renseignements confidentiels nécessaires.
5. Lorsque pertinent, stratifier la population afin de bien couvrir la clientèle.
6. Déterminer la méthode de collecte la plus appropriée.
7. Communiquer avec les personnes, entreprises ou représentants sélectionnés.
8. Recueillir les réponses, sur une base volontaire.
9. Ventiler les résultats au besoin pour analyser les réponses par sous-groupes.
10. Anonymiser ou agréger les données afin d’éviter l’identification des personnes répondantes.
11. Analyser et interpréter les résultats.
12. Produire un rapport de sondage.
13. Conserver les renseignements uniquement pour les fins prévues.
14. Détruire les renseignements confidentiels dès qu’ils ne sont plus nécessaires.

Procédure lorsqu’une firme externe est utilisée

Lorsqu’une firme externe participe au sondage, la procédure comprend les étapes suivantes :

1. Revenu Québec sélectionne l’échantillon à partir de ses renseignements confidentiels.
2. Revenu Québec identifie les renseignements requis pour communiquer avec la clientèle.
3. Revenu Québec transmet à la firme seulement les renseignements nécessaires au contact.
4. Revenu Québec peut aussi transmettre un code essentiel à la pondération de chaque unité échantillonnée.
5. La firme collecte les données selon le mandat prévu au contrat.
6. À la fin du sondage, la firme remet à Revenu Québec une base de données sans renseignements confidentiels.
7. Revenu Québec analyse et interprète les résultats.
8. La firme détruit les renseignements utilisés ou recueillis selon le contrat et les règles de Revenu Québec.

Évaluation préalable des projets de sondage

La Directive encadrant la gestion des sondages au sein de Revenu Québec exige, pour tout projet de sondage, notamment :

• une évaluation de la nécessité de recourir au sondage;
• une évaluation de l’aspect éthique du sondage;
• une approbation par le Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels de Revenu Québec.

Cette exigence est mentionnée en lien avec l’article 63.3 de la LAF.

Information à fournir lors de la collecte de renseignements personnels

La Commission rappelle qu’avant de recueillir des renseignements personnels auprès d’une personne, un organisme public doit lui fournir les informations prévues à l’article 65 de la Loi sur l’accès.

Le document ne détaille pas le contenu de ces informations, mais indique que cette obligation doit être respectée.

Rapport annuel des sondages

Chaque année, Revenu Québec doit produire un rapport sur les sondages réalisés dans le cadre du plan triennal.

Ce rapport doit :

1. recenser les sondages effectués;
2. être présenté à la Commission d’accès à l’information pour avis;
3. être déposé à l’Assemblée nationale.

La Commission doit rendre son avis sur le rapport annuel dans les 60 jours suivant sa réception.

Le rapport annuel, accompagné de l’avis, doit être déposé :

• dans les 30 jours de l’avis si l’Assemblée nationale siège;
• dans les 30 jours suivant la reprise des travaux si elle ne siège pas.

Planification annuelle recommandée par la Commission

La Commission invite Revenu Québec à lui transmettre, chaque année, la partie de sa planification annuelle des sondages qui concerne les sondages nécessitant l’utilisation de renseignements contenus dans un dossier fiscal.

Elle invite aussi Revenu Québec à intégrer cette transmission annuelle dans ses futurs plans triennaux.

Mises en garde importantes

Utilisation strictement limitée des renseignements confidentiels

Revenu Québec ne peut utiliser les renseignements contenus dans les dossiers fiscaux que dans les limites prévues par la loi.

Pour les sondages du plan, l’utilisation doit être limitée aux renseignements nécessaires pour :

• identifier la population;
• sélectionner ou constituer l’échantillon;
• stratifier la population;
• joindre la clientèle visée;
• permettre une analyse méthodologiquement valable.

Participation volontaire

La participation aux sondages est toujours volontaire. Le document ne prévoit aucune obligation pour les personnes, entreprises ou représentants de répondre.

Protection des données identificatoires

Les renseignements permettant d’identifier les personnes doivent être séparés ou détruits lorsque leur conservation n’est plus nécessaire.

Les rapports doivent présenter les résultats de manière agrégée afin qu’aucun répondant ne puisse être identifié.

Non-intégration des renseignements sociodémographiques aux dossiers fiscaux

Les renseignements sociodémographiques recueillis lors des sondages ne doivent pas être reportés dans les dossiers fiscaux des personnes concernées.

Nécessité de justifier la collecte sociodémographique

La Commission attire l’attention de Revenu Québec sur la nécessité d’évaluer chaque renseignement sociodémographique avant de le recueillir. Cette collecte ne doit pas être automatique.

Données anonymisées lors des analyses

Même si certaines données de sondage peuvent être jumelées à des renseignements issus des dossiers fiscaux pour l’analyse, l’anonymisation doit empêcher tout lien entre les réponses et les dossiers fiscaux des répondants.

Encadrement contractuel des firmes externes

Lorsqu’une firme externe est utilisée, le contrat doit prévoir les règles essentielles de confidentialité, d’utilisation, de collecte et de destruction. La firme ne peut recevoir que les renseignements nécessaires à son mandat.

Destruction dès que les renseignements ne sont plus nécessaires

Les renseignements confidentiels doivent être détruits dès qu’ils ne sont plus requis.

Cette obligation vise Revenu Québec et, le cas échéant, la firme externe.

Application des règles à tous les supports

Les exigences de conservation et de destruction valent pour tous les supports. Le document ne fait aucune distinction entre les renseignements conservés sur papier, en format électronique ou sur un autre support.

Besoin de détails dans les futurs plans

La Commission estime que les futurs plans triennaux devraient fournir davantage de renseignements sur les sondages à réaliser. Elle considère que des thèmes trop généraux peuvent ne pas suffire pour rendre un avis complet.

Condition implicite de l’avis favorable

L’avis favorable de la Commission repose sur les exemples et précisions transmis par Revenu Québec. La Commission indique que les sondages réalisés pendant 2024-2027 doivent respecter les mêmes orientations que les exemples fournis.

Absence d’information pour certaines pages

Les pages 18 et 19 ne sont pas disponibles dans le texte analysé. Il est donc impossible de confirmer si elles contiennent de l’information additionnelle.

Synthèse

Le Plan triennal des sondages 2024-2027 encadre les sondages que Revenu Québec peut réaliser en utilisant, sans consentement préalable, des renseignements contenus dans les dossiers fiscaux, conformément à l’article 69.0.0.7 de la Loi sur l’administration fiscale. Ces sondages visent à mesurer les attentes et la satisfaction des particuliers, entreprises et représentants au sujet des formalités administratives et des modes de prestation de services de Revenu Québec. Les renseignements utilisés doivent être strictement nécessaires pour identifier la clientèle, constituer l’échantillon, stratifier la population ou communiquer avec les personnes visées. La participation aux sondages demeure volontaire, les résultats doivent être anonymisés ou agrégés, et les renseignements confidentiels doivent être détruits dès qu’ils ne sont plus nécessaires. Des firmes externes peuvent participer aux sondages, mais seulement sous contrat prévoyant des obligations de confidentialité, d’utilisation limitée et de destruction des données. La Commission d’accès à l’information a rendu un avis favorable le 26 avril 2024, tout en invitant Revenu Québec à fournir plus de détails dans les prochains plans et à transmettre annuellement sa planification des sondages utilisant des renseignements fiscaux. Le plan a été transmis à la Commission le 15 décembre 2023 et déposé à l’Assemblée nationale le 22 mai 2024. Les pages 18 et 19 n’étaient pas disponibles dans le texte extrait fourni.