Carburants – Exigences pour les formulaires produits par ordinateur
Ce contenu est une reformulation vulgarisée de la publication officielle de Revenu Québec : IN-510(2017-01).pdf, produite pour aider les citoyens et entrepreneurs à mieux comprendre leurs obligations fiscales. Il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Référez-vous au document officiel pour toute décision.
À qui s'adresse ce document
Ce document vise principalement deux catégories de personnes ou d’organisations :
- les concepteurs de logiciels qui développent des outils permettant de préparer par ordinateur la Déclaration trimestrielle de la taxe sur les carburants – IFTA, formulaire CAZ-510;
- les utilisateurs de ces logiciels, c’est-à-dire les personnes ou entreprises qui remplissent une déclaration à l’aide d’un formulaire généré par ordinateur.
Il concerne aussi les transporteurs titulaires d’un permis IFTA, puisque ce sont eux qui doivent produire la déclaration visée et qui peuvent subir les conséquences si la déclaration transmise n’est pas conforme.
Contexte et objectif
Le guide explique les règles que doivent respecter les logiciels servant à produire par ordinateur certaines parties de la Déclaration trimestrielle de la taxe sur les carburants – IFTA (CAZ-510).
Son objectif est double :
- encadrer la conception des formulaires CAZ-510 générés par ordinateur afin qu’ils soient acceptables pour Revenu Québec;
- informer les utilisateurs des exigences applicables lorsqu’ils transmettent une déclaration produite avec un logiciel.
Le document précise notamment :
- quelles parties du formulaire peuvent être produites par ordinateur;
- les conditions d’autorisation d’un logiciel;
- les normes techniques de format, de présentation, d’impression et de reconnaissance optique;
- les règles d’utilisation du bordereau de paiement;
- les motifs pouvant mener au refus de traitement d’une déclaration;
- les conséquences possibles si les exigences ou les échéances ne sont pas respectées.
Informations complètes et détaillées
Définitions utilisées dans le guide
Les termes suivants sont définis uniquement pour l’application de ce guide.
Concepteur
Le concepteur est la personne ou l’entreprise qui développe un logiciel destiné à produire une déclaration.
Formulaire produit par ordinateur
Un formulaire produit par ordinateur est un formulaire généré à l’aide d’un logiciel et qui reprend, de façon générale, le contenu et la mise en page d’un formulaire de Revenu Québec.
Transporteur
Le transporteur est la personne ou l’entreprise qui détient un permis lié à l’Entente internationale concernant la taxe sur les carburants (IFTA) et qui doit produire une déclaration.
Utilisateur
L’utilisateur est la personne ou l’entreprise qui remplit une déclaration, soit à la main, soit directement à l’écran, au moyen d’un formulaire produit par ordinateur.
Renseignements destinés au concepteur
Parties du formulaire pouvant être produites par ordinateur
Un logiciel ne peut produire par ordinateur que les parties 1, 2 et 3 du formulaire CAZ-510.
Le bordereau de paiement ne doit pas être reproduit par le logiciel. Lorsqu’un paiement est requis, le bordereau original qui accompagne le formulaire CAZ-510 doit être utilisé.
Autorisation obligatoire avant distribution
Avant de distribuer un logiciel ou un produit permettant de produire le formulaire CAZ-510 par ordinateur, le concepteur doit obtenir une autorisation de Revenu Québec.
Cette autorisation est requise avant toute diffusion du produit.
Demande d’autorisation
La demande d’autorisation doit être transmise à Revenu Québec. Le document original mentionne des moyens de transmission et des coordonnées, mais ceux-ci ne sont pas reproduits ici conformément aux consignes de publication.
Document à joindre à la demande
Le concepteur doit transmettre une épreuve originale du formulaire CAZ-510 avec sa demande d’autorisation.
Cette épreuve doit respecter les conditions suivantes :
- elle doit être un original;
- elle doit comprendre chacune des parties du formulaire visées;
- chaque partie doit contenir des données fictives;
- les données fictives doivent permettre à Revenu Québec de vérifier :
- la façon dont les données sont inscrites;
- l’exactitude des résultats calculés ou affichés.
Les télécopies et les photocopies ne sont pas acceptées pour cette épreuve.
Délai de vérification et d’autorisation
Revenu Québec se réserve un délai de 10 jours ouvrables pour examiner les épreuves reçues.
À la suite de cette vérification, Revenu Québec peut, s’il y a lieu, accorder son autorisation.
Si l’épreuve ne respecte pas certaines exigences et que des corrections sont nécessaires :
- le concepteur est informé par écrit;
- il doit présenter une nouvelle demande;
- il doit fournir une nouvelle épreuve;
- sans cette nouvelle demande et cette nouvelle épreuve, l’autorisation ne peut pas être accordée.
Exigences techniques applicables aux formulaires produits par ordinateur
Format du papier
Le logiciel doit prévoir une impression sur du papier blanc.
Le format du papier doit se situer dans les dimensions suivantes :
| Dimension minimale | Dimension maximale |
|---|---|
| 20,96 cm sur 27,31 cm | 21,59 cm sur 27,94 cm |
| 8 1/4 po sur 10 3/4 po | 8 1/2 po sur 11 po |
Si du papier en continu est utilisé :
- les bandes d’entraînement ne doivent pas être incluses dans le calcul de la largeur acceptable;
- les bandes détachables situées de chaque côté des feuilles doivent être retirées;
- les feuilles en continu doivent être séparées avant l’envoi postal des documents.
Présentation générale du formulaire
Le formulaire produit par ordinateur doit reprendre la présentation du formulaire CAZ-510.
Les exigences de présentation comprennent les éléments suivants :
- la disposition générale doit correspondre à celle du formulaire CAZ-510;
- les caractères typographiques doivent être similaires ou équivalents à ceux du formulaire CAZ-510;
- cette exigence s’applique aussi aux données numériques inscrites dans la déclaration;
- le nombre de caractères par centimètre ou par pouce doit être identique à celui du formulaire CAZ-510;
- le numéro d’autorisation doit apparaître dans le coin supérieur droit de chaque page du formulaire produit par ordinateur.
Données préimprimées à reproduire
Les renseignements déjà imprimés sur le formulaire CAZ-510 reçu par le transporteur doivent être reproduits exactement sur la déclaration produite par ordinateur.
Ces renseignements comprennent :
- le nom du transporteur;
- l’adresse du transporteur;
- le NEQ du transporteur;
- le numéro IFTA du transporteur;
- le numéro d’identification du transporteur;
- la période visée par la déclaration;
- la date d’échéance;
- les dates et montants des lignes 9 et 10, lorsque ces renseignements sont connus.
Inscription des dollars et des cents
Les montants en dollars et en cents doivent être inscrits dans les espaces prévus à cette fin.
Arrondissement des données numériques
Les données numériques doivent généralement être arrondies au nombre entier le plus près.
Deux exceptions sont prévues :
- le taux de taxe inscrit à la colonne N;
- le nombre moyen de kilomètres par litre inscrit à la case E.
Taux de taxe de la colonne N
Le taux de taxe indiqué dans la colonne N doit comporter quatre décimales.
Nombre moyen de kilomètres par litre à la case E
Le nombre moyen de kilomètres par litre inscrit à la case E doit être arrondi à la deuxième décimale.
La règle d’arrondissement est la suivante :
- si la troisième décimale est inférieure à 5, la deuxième décimale reste inchangée;
- si la troisième décimale est égale ou supérieure à 5, la deuxième décimale est augmentée à l’unité supérieure.
Exemples mentionnés dans le document :
| Valeur initiale | Valeur arrondie |
|---|---|
| 3,1249 | 3,12 |
| 3,1250 | 3,13 |
Champs ombrés
Les champs ombrés ne doivent pas être trop foncés.
La densité maximale permise est de 10 %, afin que les données demeurent lisibles.
Mention obligatoire sur les formulaires autorisés
Lorsqu’un formulaire produit par ordinateur a été autorisé par Revenu Québec, il est considéré comme un formulaire prescrit.
Il doit donc afficher, au bas des parties 1 et 2, la mention suivante :
« Formulaire prescrit – Président-directeur général »
Éléments nécessaires à la reconnaissance par les systèmes
Le formulaire produit par ordinateur doit comporter les éléments permettant aux systèmes de Revenu Québec de reconnaître la déclaration.
Cette reconnaissance repose notamment sur des codes à barres bidimensionnels, des séquences alphanumériques et des ancrages.
Reconnaissance de la déclaration par les systèmes de Revenu Québec
Lorsqu’un formulaire reçu contient un code à barres bidimensionnel, les systèmes d’acquisition de données de Revenu Québec peuvent procéder à une lecture optique.
Cette lecture permet d’identifier :
- le type de document;
- la version du document;
- les paramètres de traitement applicables aux données contenues dans la déclaration.
Code à barres bidimensionnel
Chaque page du formulaire CAZ-510 contient son propre code à barres bidimensionnel.
Ce code est immédiatement suivi, à sa droite :
- d’un code d’identification;
- d’un numéro de correspondance.
Ces deux éléments forment une séquence de caractères alphanumériques.
L’exemple fourni dans le document est :
10G1 ZZ 49487149
Un formulaire produit par ordinateur doit aussi comporter, sur chaque page, un code à barres bidimensionnel suivi d’une séquence alphanumérique propre à cette page.
Le code et sa séquence doivent être placés dans des zones déterminées selon le format de la page.
Position du code à barres à la page 1
À la page 1, le code à barres bidimensionnel doit être placé au bas de la partie 1, sous la mention « Formulaire prescrit – Président-directeur général ».
Il doit se situer :
- à une distance de 0,2 cm à 5,0 cm de la ligne pointillée, soit de 1/16 po à 2 po;
- à une distance de 2 cm à 14 cm à partir de la droite de la page, soit de 3/4 po à 5 1/2 po.
Position du code à barres à la page 2
À la page 2, le code à barres bidimensionnel doit être centré sous l’encadré.
Il doit se situer :
- à une distance de 0,2 cm à 5,0 cm de la ligne pointillée, soit de 1/16 po à 2 po;
- à une distance de 2 cm à 14 cm à partir de la droite de la page, soit de 3/4 po à 5 1/2 po.
Position du code à barres aux autres pages
Sur les autres pages, le code à barres bidimensionnel doit être placé à la verticale.
Il doit être orienté de manière à pouvoir être lu de bas en haut.
Il doit se situer :
- à une distance de 0,5 cm à 5,0 cm de la droite de la feuille, soit de 3/16 po à 2 po;
- à une distance de 2 cm à 14 cm du haut de la page, soit de 3/4 po à 5 1/2 po.
Liste des codes à barres à utiliser
Le document indique que la liste des codes à barres bidimensionnels à ajouter aux formulaires produits par ordinateur est disponible dans une section réservée aux partenaires sur le site de Revenu Québec.
Pour y accéder, le concepteur doit utiliser l’accès aux documents et disposer d’un code d’utilisateur.
Les coordonnées et indications d’accès détaillées ne sont pas reproduites ici conformément aux consignes de publication.
Ancrages
Les ancrages servent à déterminer le centre de la feuille.
Ils doivent être reproduits sur les formulaires produits par ordinateur.
Les exigences relatives aux ancrages sont les suivantes :
- ils doivent apparaître dans le coin supérieur droit des parties 1 et 2;
- ils doivent apparaître dans le coin inférieur gauche des parties 1 et 2;
- chaque côté de l’ancrage doit mesurer au minimum 2 cm, soit 3/4 po;
- un espace libre de tout texte d’au moins 3 mm, soit 1/8 po, doit être conservé autour des ancrages;
- il faut éviter de placer du texte à l’extérieur des ancrages.
Numéro IFTA
Le numéro IFTA figurant à la partie 3 du formulaire CAZ-510 doit être placé au même endroit dans la version produite par ordinateur.
Impression
Le concepteur doit s’assurer que le formulaire et les données saisies sont imprimés fidèlement.
Les exigences d’impression sont les suivantes :
- la présentation du formulaire doit être reproduite avec exactitude;
- les données saisies doivent apparaître correctement;
- l’impression doit être nette;
- les caractères ne doivent pas déborder dans les cases;
- les montants doivent être positionnés correctement dans les espaces prévus.
Renseignements destinés à l’utilisateur
Choix d’un logiciel autorisé
L’utilisateur doit utiliser un logiciel qui possède un numéro d’autorisation.
L’autorisation est valide uniquement pour la version du formulaire en vigueur au moment où elle est accordée.
Si le logiciel utilisé n’est pas autorisé :
- Revenu Québec peut refuser de traiter la déclaration;
- la déclaration peut être retournée au transporteur;
- le transporteur peut devoir payer des intérêts et des pénalités, s’il y a lieu.
Le document indique qu’une liste des logiciels autorisés peut être consultée auprès de Revenu Québec. Les indications d’accès ne sont pas reproduites ici conformément aux consignes de publication.
Raisons pouvant entraîner le refus d’une déclaration
Revenu Québec peut refuser de traiter une déclaration et la retourner au transporteur, notamment dans les situations suivantes :
- certaines parties de la déclaration sont manquantes;
- des renseignements obligatoires ne sont pas fournis;
- la qualité d’impression des données est insuffisante;
- plusieurs données sont placées en dehors des espaces prévus, ce qui indique un décalage;
- les champs ombrés sont trop foncés et le contraste est insuffisant;
- le formulaire est en mauvais état.
Production et transmission d’une déclaration produite par ordinateur
Même lorsque les parties 1, 2 et 3 de la déclaration sont préparées avec un logiciel autorisé, l’utilisateur doit utiliser le bordereau de paiement accompagnant le formulaire CAZ-510 pour effectuer son paiement.
Cette exigence s’applique autant si le paiement est transmis :
- par la poste;
- dans une institution financière.
La déclaration doit être transmise par la poste.
Le document officiel mentionne une enveloppe-réponse ainsi qu’une adresse d’envoi si cette enveloppe n’est pas utilisée. Ces coordonnées ne sont pas reproduites ici conformément aux consignes de publication.
Échéance applicable au paiement et à l’envoi
La date d’échéance inscrite sur le formulaire CAZ-510 doit être respectée pour deux éléments distincts :
- le paiement;
- l’expédition des documents.
Si cette date n’est pas respectée, le transporteur s’expose à des intérêts et à des pénalités.
Renseignements généraux
Le formulaire CAZ-510 peut être obtenu auprès du service à la clientèle de Revenu Québec.
Le document officiel contient également des coordonnées téléphoniques pour obtenir de l’information, mais elles ne sont pas reproduites ici conformément aux consignes de publication.
Cas particuliers et exceptions
Les cas particuliers et exceptions prévus dans le document sont les suivants :
- seules les parties 1, 2 et 3 du formulaire CAZ-510 peuvent être produites par ordinateur;
- le bordereau de paiement ne peut pas être reproduit par le logiciel, même si le reste de la déclaration est produit par ordinateur;
- lorsqu’un paiement est requis, le bordereau original joint au formulaire CAZ-510 doit être utilisé;
- l’autorisation accordée à un logiciel ne vaut que pour la version du formulaire alors en vigueur;
- si un formulaire ou un logiciel ne respecte pas les exigences, Revenu Québec peut refuser de traiter la déclaration;
- si une épreuve soumise pour autorisation nécessite des corrections, le concepteur doit présenter une nouvelle demande avec une nouvelle épreuve;
- les télécopies et photocopies ne sont pas admises comme épreuves originales;
- les données numériques doivent généralement être arrondies à l’entier le plus près, sauf :
- le taux de taxe de la colonne N, qui doit afficher quatre décimales;
- le nombre moyen de kilomètres par litre de la case E, qui doit être arrondi à la deuxième décimale;
- les champs ombrés ne doivent pas dépasser une densité de 10 %;
- en présence de papier en continu, les bandes d’entraînement ne sont pas prises en compte dans la largeur admissible, les bandes détachables doivent être retirées et les feuilles doivent être séparées avant l’envoi;
- les codes à barres bidimensionnels doivent être positionnés différemment selon qu’il s’agit de la page 1, de la page 2 ou des autres pages;
- les ancrages doivent rester entourés d’un espace libre de tout texte d’au moins 3 mm ou 1/8 po;
- le numéro IFTA de la partie 3 doit rester au même emplacement que sur le formulaire officiel CAZ-510;
- un formulaire en mauvais état peut être refusé.
Démarches et procédures
Procédure pour le concepteur qui souhaite faire autoriser un logiciel
Le concepteur doit suivre les étapes suivantes :
- concevoir un logiciel qui produit uniquement les parties autorisées du formulaire CAZ-510, soit les parties 1, 2 et 3;
- s’assurer que le logiciel ne reproduit pas le bordereau de paiement;
- intégrer toutes les exigences techniques relatives :
- au format du papier;
- à la présentation;
- aux caractères;
- au numéro d’autorisation;
- aux données préimprimées;
- aux montants en dollars et cents;
- aux arrondissements;
- aux champs ombrés;
- à la mention de formulaire prescrit;
- aux codes à barres bidimensionnels;
- aux séquences alphanumériques;
- aux ancrages;
- au numéro IFTA;
- à la qualité d’impression;
- préparer une épreuve originale du formulaire CAZ-510;
- inscrire des données fictives dans chacune des parties de cette épreuve afin de permettre la vérification des données et des résultats;
- transmettre l’épreuve originale avec la demande d’autorisation;
- attendre la vérification de Revenu Québec, qui peut prendre jusqu’à 10 jours ouvrables;
- si des corrections sont demandées, produire une nouvelle version corrigée;
- présenter une nouvelle demande accompagnée d’une nouvelle épreuve;
- ne pas distribuer le produit avant d’avoir obtenu l’autorisation.
Documents ou éléments requis pour la demande d’autorisation
Le concepteur doit fournir :
- une demande d’autorisation;
- une épreuve originale du formulaire CAZ-510;
- des données fictives dans chacune des parties de l’épreuve;
- des résultats permettant à Revenu Québec de vérifier l’exactitude du traitement.
Les éléments suivants ne sont pas acceptés :
- télécopies;
- photocopies.
Procédure pour l’utilisateur qui produit une déclaration
L’utilisateur doit suivre les étapes suivantes :
- choisir un logiciel qui comporte un numéro d’autorisation;
- vérifier que l’autorisation correspond à la version du formulaire actuellement en vigueur;
- remplir la déclaration à l’aide du logiciel autorisé;
- produire les parties 1, 2 et 3 de la déclaration au moyen du logiciel;
- utiliser le bordereau de paiement original accompagnant le formulaire CAZ-510 si un paiement doit être effectué;
- transmettre la déclaration par la poste;
- respecter la date d’échéance inscrite sur le formulaire CAZ-510 pour :
- le paiement;
- l’expédition des documents.
Formulaire mentionné
Le formulaire visé est :
| Numéro | Nom |
|---|---|
| CAZ-510 | Déclaration trimestrielle de la taxe sur les carburants – IFTA |
Publication mentionnée
La publication officielle reformulée ici est :
| Numéro | Date indiquée |
|---|---|
| IN-510 | 2017-01 |
Mises en garde importantes
- Un logiciel non autorisé peut entraîner le refus de traitement de la déclaration.
- Une déclaration refusée peut être retournée au transporteur.
- Le transporteur peut devoir payer des intérêts et des pénalités lorsque la déclaration ou le paiement ne respecte pas les exigences applicables.
- Le bordereau de paiement original doit être utilisé : il ne doit pas être recréé par le logiciel.
- Le respect de la date d’échéance indiquée sur le formulaire CAZ-510 est obligatoire pour le paiement et pour l’expédition des documents.
- Les formulaires dont l’impression est de mauvaise qualité peuvent être refusés.
- Les formulaires comportant des données décalées ou placées hors des zones prévues peuvent être refusés.
- Les formulaires dont les champs ombrés sont trop foncés peuvent être refusés.
- Les formulaires en mauvais état peuvent être refusés.
- Une autorisation accordée pour un logiciel ne couvre que la version du formulaire en vigueur au moment de l’autorisation.
- Un formulaire produit par ordinateur autorisé est traité comme un formulaire prescrit et doit afficher la mention obligatoire au bas des parties 1 et 2.
- Les exigences de positionnement des codes à barres bidimensionnels et des ancrages doivent être respectées pour permettre la lecture par les systèmes.
- Les montants, chiffres et données doivent être imprimés clairement et dans les espaces réservés.
- Les caractères ne doivent pas chevaucher les cases.
- Les dollars et les cents doivent être inscrits dans les zones prévues.
- Les règles d’arrondissement doivent être respectées, notamment pour le taux de taxe de la colonne N et le nombre moyen de kilomètres par litre de la case E.
- Si des corrections sont exigées lors de l’autorisation d’un logiciel, le concepteur ne peut pas obtenir l’autorisation sans soumettre une nouvelle épreuve avec une nouvelle demande.
Synthèse
Ce guide encadre la production par ordinateur de la Déclaration trimestrielle de la taxe sur les carburants – IFTA (CAZ-510). Seules les parties 1, 2 et 3 peuvent être générées par logiciel, tandis que le bordereau de paiement original doit toujours être utilisé lorsqu’un paiement est requis. Les concepteurs doivent obtenir une autorisation avant de distribuer leur logiciel et transmettre une épreuve originale contenant des données fictives; Revenu Québec se réserve 10 jours ouvrables pour l’examiner. Les formulaires doivent respecter des normes précises de format, de présentation, de caractères, d’arrondissement, de codes à barres, d’ancrages, de positionnement du numéro IFTA et de qualité d’impression. Les utilisateurs doivent employer un logiciel autorisé, valide pour la version du formulaire en vigueur. Une déclaration peut être refusée si elle est incomplète, mal imprimée, décalée, trop foncée, en mauvais état ou produite avec un logiciel non autorisé. La date d’échéance inscrite sur le formulaire CAZ-510 doit être respectée pour le paiement et l’envoi des documents. Le non-respect des exigences peut entraîner le retour de la déclaration ainsi que des intérêts et des pénalités pour le transporteur.