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RENSEIGNEMENTS POUR L’UTILISATEUR D’UN LOGICIEL DE PRODUCTION DE RELEVÉS

À propos de ce contenu

Ce contenu est une reformulation vulgarisée de la publication officielle de Revenu Québec : IN-412.A(2025-10).pdf, produite pour aider les citoyens et entrepreneurs à mieux comprendre leurs obligations fiscales. Il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Référez-vous au document officiel pour toute décision.

À qui s'adresse ce document​

Ce document s’adresse aux personnes, entreprises, employeurs, fiducies, sociétés de personnes, sociétés émettrices, débiteurs, agents payeurs et autres préparateurs qui utilisent un logiciel pour produire des relevés fiscaux québécois.

Il vise plus précisément les utilisateurs de logiciels servant à produire et, selon le cas, à transmettre à Revenu Québec ou à remettre aux personnes concernées les relevés suivants :

  • relevé 1;
  • relevé 2;
  • relevé 3;
  • relevé 5;
  • relevé 6;
  • relevé 7;
  • relevé 8;
  • relevé 10;
  • relevé 11;
  • relevé 13;
  • relevé 14;
  • relevé 15;
  • relevé 16;
  • relevé 18;
  • relevé 21;
  • relevé 22;
  • relevé 24;
  • relevé 25;
  • relevé 26;
  • relevé 27;
  • relevé 29;
  • relevé 31;
  • relevé 32.

Il concerne aussi les préparateurs qui doivent produire ou transmettre certains sommaires ou déclarations liés à ces relevés, notamment :

  • le sommaire 1, soit le Sommaire des retenues et des cotisations de l’employeur (RLZ-1.S);
  • les sommaires 14 et 24;
  • le formulaire Renonciation à des frais ou attribution des montants d’aide par une société (RL-11.S);
  • la Déclaration de renseignements des sociétés de personnes (TP-600);
  • la Déclaration de revenus des fiducies (TP-646).

Contexte et objectif​

Ce document explique les obligations applicables lorsqu’une personne ou une organisation utilise un logiciel pour produire des relevés fiscaux destinés à Revenu Québec et aux personnes pour lesquelles ces relevés sont préparés.

Il précise notamment :

  • les exigences liées à l’utilisation d’un logiciel autorisé ou certifié;
  • les responsabilités de l’utilisateur du logiciel et du concepteur du logiciel;
  • les délais de transmission des différents types de relevés;
  • les règles de transmission à Revenu Québec, par Internet ou sur papier;
  • les règles particulières applicables aux fichiers XML;
  • les exigences techniques liées aux relevés imprimés;
  • les modalités de remise des relevés aux bénéficiaires, employés, investisseurs, membres, titulaires ou autres personnes concernées;
  • les exigences à respecter lorsque les relevés sont transmis électroniquement aux personnes concernées.

Le document s’inscrit dans le cadre des exigences administratives de Revenu Québec relatives à la production, à la transmission et à la remise de relevés fiscaux québécois.

Informations complètes et détaillées​

Utilisation obligatoire d’un logiciel autorisé​

Pour produire des relevés, l’utilisateur doit employer un logiciel autorisé par Revenu Québec.

Pour chaque année d’imposition, le concepteur du logiciel doit fournir, lorsque cela s’applique :

  • un nouveau numéro d’autorisation, par exemple FS9999999, confirmant que les relevés produits par le logiciel respectent les exigences de Revenu Québec;
  • un nouveau numéro de certification, par exemple RQ-99-99-999, confirmant que le logiciel respecte les exigences de Revenu Québec pour la transmission de données par Internet.

Version du logiciel à utiliser​

Les concepteurs de logiciels procèdent régulièrement à des mises à jour. Avant de produire des relevés, l’utilisateur doit s’assurer qu’il utilise la version la plus récente du logiciel.

Il doit également utiliser le logiciel correspondant à l’année visée par le relevé à produire. Autrement dit, le logiciel doit être celui de l’année fiscale à laquelle le relevé se rapporte.

Limites de la vérification effectuée par Revenu Québec​

Revenu Québec n’atteste pas que le logiciel :

  • respecte toutes les règles prévues par la législation;
  • effectue correctement tous les calculs;
  • reporte toutes les données sans erreur.

La responsabilité de l’utilisation du logiciel revient à l’utilisateur et au concepteur du logiciel. Cela inclut les renseignements manquants, inexacts ou mal traités.

Revenu Québec ne peut donc pas être tenu responsable d’une erreur de programmation qui aurait une conséquence sur le calcul de l’impôt ou des cotisations à payer.

Liste des logiciels autorisés​

Le document indique qu’une liste des logiciels autorisés pour la production et la transmission de relevés est disponible dans le site Internet de Revenu Québec, dans la section portant sur les logiciels autorisés.

Délais de transmission​

Règle générale : relevés à transmettre au plus tard le dernier jour de février​

Au plus tard le dernier jour de février de l’année suivant celle visée par les relevés, l’utilisateur doit, lorsque cela s’applique :

  • transmettre à Revenu Québec les relevés suivants :
    • relevé 1;
    • relevé 2;
    • relevé 3;
    • relevé 5;
    • relevé 6;
    • relevé 7;
    • relevé 8;
    • relevé 14;
    • relevé 18;
    • relevé 21;
    • relevé 22;
    • relevé 24;
    • relevé 25;
    • relevé 27;
    • relevé 29;
    • relevé 31;
    • relevé 32;
  • transmettre à Revenu Québec le sommaire 1, soit le Sommaire des retenues et des cotisations de l’employeur (RLZ-1.S);
  • transmettre à Revenu Québec les sommaires 14 et 24;
  • remettre ou transmettre aux personnes concernées les relevés suivants :
    • relevé 1;
    • relevé 2;
    • relevé 3;
    • relevé 5;
    • relevé 6;
    • relevé 7;
    • relevé 8;
    • relevé 14;
    • relevé 18;
    • relevé 21;
    • relevé 22;
    • relevé 24;
    • relevé 25;
    • relevé 27;
    • relevé 29;
    • relevé 31;
    • relevé 32.

Les personnes concernées peuvent notamment être :

  • des bénéficiaires;
  • des employées et employés;
  • des investisseurs.

Relevé 10 : Fonds de solidarité FTQ et Fondaction​

Pour les actions émises par le Fonds de solidarité des travailleurs et des travailleuses du Québec (FTQ) ou par Fondaction, les délais dépendent du moment de l’émission de l’action.

Si une action est émise dans les 60 premiers jours d’une année civile, les relevés 10 doivent être transmis au plus tard le 31 mars de cette même année civile.

Dans les autres cas, les relevés 10 doivent être transmis au plus tard le 31 mars de l’année civile suivante.

Dans ces délais, il faut :

  • transmettre les relevés 10 à Revenu Québec;
  • transmettre les relevés 10 aux cotisants.

Relevé 11 et formulaire RL-11.S : renonciation à des frais ou attribution de montants d’aide​

Les relevés 11 et le formulaire Renonciation à des frais ou attribution des montants d’aide par une société (RL-11.S) doivent être transmis au plus tard le dernier jour du mois qui suit :

  • soit le mois de la renonciation à des frais liés aux ressources;
  • soit le mois au cours duquel une société apprend pour la première fois qu’une personne à qui elle a émis une action accréditive a droit à une part des montants d’aide.

Dans ce délai, il faut :

  • transmettre à Revenu Québec les relevés 11 et le formulaire RL-11.S;
  • transmettre les relevés 11 aux bénéficiaires de la renonciation, c’est-à-dire aux investisseurs.

Relevé 13 : aliénation ou rachat d’un titre​

Lorsque survient un paiement à la suite de l’aliénation ou du rachat d’un titre, le débiteur ou l’agent payeur doit transmettre les relevés 13 à Revenu Québec au plus tard le 15e jour du mois qui suit le mois du paiement.

Pour les propriétaires ou vendeurs des titres, la remise du relevé 13 doit se faire au moment de l’encaissement.

Relevé 15 et formulaire TP-600 : sociétés de personnes​

Les relevés 15 doivent être transmis dans le délai prévu pour produire la Déclaration de renseignements des sociétés de personnes (TP-600).

Dans ce délai, il faut :

  • transmettre à Revenu Québec les relevés 15 et le formulaire TP-600;
  • transmettre les relevés 15 aux membres de la société de personnes.

Le document mentionne que les renseignements détaillés sur le délai de production de la déclaration TP-600 se trouvent dans le Guide de la déclaration de renseignements des sociétés de personnes (TP-600.G).

Relevé 16 et formulaire TP-646 : fiducies​

Les relevés 16 doivent être transmis dans les 90 jours suivant la fin de l’année d’imposition de la fiducie.

Dans ce délai, il faut :

  • transmettre à Revenu Québec les relevés 16 et la Déclaration de revenus des fiducies (TP-646);
  • transmettre les relevés 16 aux bénéficiaires de la fiducie.

Relevé 26 : Capital régional et coopératif Desjardins​

Pour une action émise par Capital régional et coopératif Desjardins, le délai dépend du mois d’émission de l’action.

Si l’action est émise en janvier ou en février d’une année civile, les relevés 26 doivent être transmis au plus tard le 31 mars de cette même année civile.

Dans les autres cas, les relevés 26 doivent être transmis au plus tard le 31 mars de l’année civile suivante.

Dans ces délais, il faut :

  • transmettre les relevés 26 à Revenu Québec;
  • transmettre les relevés 26 aux bénéficiaires.

Transmission des relevés et des sommaires à Revenu Québec​

Obligation de transmission par Internet selon le nombre de relevés​

La transmission par Internet, dans un fichier XML, au moyen du service en ligne Transmission des relevés, est obligatoire dans les situations suivantes :

  • lorsque plus de 5 relevés d’un même type sont produits, sauf s’il s’agit du relevé 13;
  • lorsque plus de 50 relevés 24 sont produits.

Ainsi :

SituationMode de transmission requis
Plus de 5 relevés d’un même type, sauf relevé 13Transmission obligatoire par Internet, dans un fichier XML
Plus de 50 relevés 24Transmission obligatoire par Internet, dans un fichier XML

Limite annuelle de fichiers XML par numéro de préparateur​

Pour une année donnée, un maximum de 3 599 fichiers XML peut être transmis avec un même numéro de préparateur.

Si cette limite annuelle est atteinte, le préparateur doit obtenir un nouveau numéro de préparateur.

Le document recommande donc de regrouper les relevés dans des fichiers plutôt que de transmettre un fichier distinct pour chaque relevé.

Transmission lorsque le nombre de relevés est inférieur aux seuils obligatoires​

Lorsque le préparateur produit :

  • moins de 6 relevés d’un même type;
  • ou moins de 51 relevés 24;
  • ou des relevés 13;

il peut transmettre les relevés à Revenu Québec :

  • par Internet, au moyen du service en ligne Transmission des relevés;
  • ou par la poste, sur support papier.

Lorsqu’un relevé est transmis sur support papier, seule la copie 1 de chaque relevé doit être envoyée à Revenu Québec.

Copie 1 non requise lorsque la transmission est faite par Internet​

Si les relevés sont transmis par Internet, il n’est pas nécessaire de transmettre à Revenu Québec la copie 1 des relevés papier.

Cependant, l’utilisateur doit conserver les relevés, selon le cas :

  • sur support technologique;
  • ou sur support papier.

Transmission des sommaires​

Les sommaires doivent être transmis à Revenu Québec selon l’une des méthodes suivantes :

  • par la poste, sur support papier;
  • ou, pour le sommaire 1 (RLZ-1.S), au moyen du service en ligne de production et de transmission du sommaire 1 accessible dans Mon dossier pour les entreprises.

Documents transmis par la poste​

Le document officiel fournit des adresses postales distinctes selon le type de document et selon la région. Conformément aux consignes de publication, les adresses postales ne sont pas reproduites ici.

Les catégories mentionnées dans le document sont les suivantes :

  • relevé 1, relevé 2, relevé 25, relevé 32 et sommaire 1 (RLZ-1.S);
  • formulaire Renonciation à des frais ou attribution des montants d’aide par une société (RL-11.S);
  • relevé 31 (RL-31);
  • tous les autres relevés et sommaires.

Le document distingue notamment les régions suivantes pour certaines transmissions :

  • Montréal;
  • Laval;
  • Laurentides;
  • Lanaudière;
  • Montérégie;
  • Québec;
  • autres régions.

Précisions concernant la transmission des relevés par Internet​

Conditions à respecter pour transmettre des relevés dans un fichier XML​

Lorsqu’un préparateur transmet des relevés à Revenu Québec par Internet, dans un fichier XML, au moyen du service en ligne Transmission des relevés, il doit respecter deux exigences principales :

  • utiliser un logiciel certifié par Revenu Québec pour la transmission de données par Internet;
  • détenir :
    • un numéro de préparateur, composé des lettres NP suivies de six chiffres;
    • un numéro d’identification, composé de dix chiffres, attribué par Revenu Québec.

Obtention d’un numéro de préparateur​

Si le préparateur ne possède pas de numéro de préparateur, il doit remplir le formulaire Inscription du préparateur (ED-430).

Le document indique que ce formulaire est disponible dans la section des services en ligne, formulaires et publications du site Internet de Revenu Québec.

Numéro d’identification et renseignements sur la transmission électronique​

Le document officiel contient des coordonnées permettant d’obtenir des renseignements sur le numéro d’identification et sur la transmission de relevés par Internet. Ces coordonnées ne sont pas reproduites ici conformément aux consignes de publication.

Précisions concernant la transmission des relevés par la poste sur support papier​

Format du papier et orientation​

Les relevés produits sur papier doivent être imprimés :

  • sur du papier blanc;
  • de format lettre;
  • aux dimensions 215,9 mm × 279,4 mm;
  • soit 8 ½ po × 11 po;
  • en orientation portrait seulement, c’est-à-dire à la verticale.

Numéro d’autorisation sur la copie 1​

La copie 1 de chaque relevé produit doit comporter un numéro d’autorisation.

Cette exigence vise tous les relevés produits.

Code à barres bidimensionnel sur certains relevés​

Lorsque certains relevés sont transmis à Revenu Québec sur papier, la copie 1 doit aussi comporter un code à barres bidimensionnel de données.

Cette exigence vise les relevés suivants :

  • relevé 1;
  • relevé 2;
  • relevé 3;
  • relevé 15;
  • relevé 16;
  • relevé 24;
  • relevé 25;
  • relevé 31.

Acceptation ou refus des relevés produits par ordinateur​

Revenu Québec accepte les relevés produits par ordinateur, mais peut refuser ceux qui ne respectent pas ses exigences.

Les raisons de refus les plus fréquentes sont :

  • absence du numéro d’autorisation sur le relevé;
  • non-respect des normes graphiques exigées;
  • impression de mauvaise qualité, notamment lorsque les données sont illisibles ou mal alignées;
  • libellé des cases non conforme;
  • explications ou instructions relatives aux cases non conformes.

Transmission des relevés aux personnes pour lesquelles ils sont produits​

Options de transmission aux personnes concernées​

Les relevés doivent aussi être transmis aux personnes pour lesquelles ils sont préparés. Plusieurs méthodes sont possibles.

Si les relevés sont produits sur papier, la copie 2 doit être remise aux personnes concernées :

  • en mains propres;
  • par la poste;
  • ou par un autre moyen.

Transmission électronique avec consentement écrit​

Lorsque les relevés sont transmis par voie électronique, le préparateur doit d’abord obtenir le consentement écrit des personnes concernées.

Ce consentement écrit peut être transmis :

  • par voie électronique;
  • par la poste;
  • ou par un autre moyen.

La personne doit exprimer clairement deux éléments :

  • elle accepte de recevoir ses relevés par voie électronique;
  • son consentement demeure valide jusqu’à ce qu’elle indique vouloir le révoquer.

Le préparateur doit également informer la personne des moyens dont elle dispose pour retirer son consentement.

Obligations liées à la transmission électronique​

Dans le cadre de la transmission électronique de relevés, le préparateur doit notamment :

  • protéger les renseignements personnels des personnes concernées;
  • pouvoir vérifier l’identité de toute personne qui donne son consentement;
  • s’assurer que le format du relevé transmis empêche la modification des renseignements qu’il contient.

Transmission électronique sans consentement écrit préalable dans certains cas​

Le document prévoit une exception pour certains relevés. Il est possible de transmettre électroniquement certains relevés sans avoir obtenu au préalable le consentement écrit des personnes concernées, si certaines conditions sont respectées, notamment les conditions relatives à la confidentialité.

Cette possibilité vise :

  • les relevés 1 transmis aux employées et employés;
  • les relevés 2 transmis aux bénéficiaires;
  • les relevés 3 transmis aux bénéficiaires;
  • les relevés 32 transmis aux titulaires ou aux bénéficiaires.

Le document mentionne que des renseignements supplémentaires sur ces conditions se trouvent sur le site du gouvernement fédéral.

Même lorsque cette exception s’applique, le préparateur doit remettre les relevés sur support papier à toute personne qui en fait la demande.

Numéro d’autorisation sur la copie 2​

La copie 2 de tous les relevés produits doit comporter un numéro d’autorisation.

Cette exigence s’applique aux relevés remis aux personnes concernées.

Cas particuliers et exceptions​

Relevé 13 exclu de l’obligation liée au seuil de plus de 5 relevés​

La règle obligeant la transmission par Internet lorsqu’il y a plus de 5 relevés d’un même type ne s’applique pas aux relevés 13.

Les relevés 13 peuvent donc être transmis par Internet ou sur papier, selon les règles prévues, même lorsqu’ils sont visés par leur régime particulier de transmission.

Seuil particulier pour les relevés 24​

Les relevés 24 ont un seuil distinct :

  • plus de 50 relevés 24 : transmission obligatoire par Internet;
  • moins de 51 relevés 24 : transmission possible par Internet ou sur papier.

Actions émises dans les 60 premiers jours de l’année : relevé 10​

Pour les actions du Fonds de solidarité FTQ ou de Fondaction émises dans les 60 premiers jours d’une année civile, le délai est le 31 mars de cette même année.

Pour les autres émissions, le délai est le 31 mars de l’année civile suivante.

Actions émises en janvier ou février : relevé 26​

Pour les actions de Capital régional et coopératif Desjardins émises en janvier ou en février, le délai est le 31 mars de cette même année.

Dans les autres cas, le délai est le 31 mars de l’année civile suivante.

Relevés 11 liés aux actions accréditives et aux montants d’aide​

Le relevé 11 doit être produit non seulement lors d’une renonciation à des frais relatifs aux ressources, mais aussi lorsqu’une société apprend pour la première fois qu’une personne à qui elle a émis une action accréditive a droit à une part de montants d’aide.

Le délai est alors calculé à partir du mois où la société a eu cette connaissance pour la première fois.

Relevé 13 remis aux propriétaires ou vendeurs au moment de l’encaissement​

Même si le relevé 13 doit être transmis à Revenu Québec au plus tard le 15e jour du mois suivant le paiement, il doit être remis aux propriétaires ou vendeurs des titres au moment de l’encaissement.

Relevés 1, 2, 3 et 32 transmis électroniquement sans consentement préalable​

Les relevés 1, 2, 3 et 32 peuvent, dans certains cas, être transmis électroniquement sans consentement écrit préalable, sous réserve de conditions, dont celles liées à la confidentialité.

Cette exception ne retire pas le droit de la personne concernée de demander une version papier.

Transmission par Internet et conservation des relevés​

Lorsqu’un relevé est transmis par Internet, la copie 1 papier n’a pas à être transmise à Revenu Québec. Toutefois, les relevés doivent être conservés sur support technologique ou papier, selon la situation.

Démarches et procédures​

Avant de produire les relevés​

  1. Vérifier que le logiciel utilisé est autorisé par Revenu Québec pour l’année d’imposition visée.
  2. S’assurer que le concepteur du logiciel a fourni, s’il y a lieu :
    • un numéro d’autorisation valide pour l’année;
    • un numéro de certification valide pour la transmission par Internet.
  3. Confirmer que la version du logiciel est la plus récente.
  4. Utiliser le logiciel correspondant à l’année du relevé à produire.

Pour transmettre des relevés par Internet​

  1. Préparer les relevés dans un fichier XML.
  2. S’assurer que le logiciel utilisé est certifié par Revenu Québec pour la transmission de données par Internet.
  3. Détenir :
    • un numéro de préparateur au format NP + six chiffres;
    • un numéro d’identification de dix chiffres.
  4. Transmettre les relevés au moyen du service en ligne Transmission des relevés.
  5. Respecter la limite de 3 599 fichiers XML par numéro de préparateur pour une année donnée.
  6. Conserver les relevés sur support technologique ou papier, selon le cas.
  7. Ne pas envoyer la copie 1 papier si les relevés ont déjà été transmis par Internet.

Pour obtenir un numéro de préparateur​

  1. Remplir le formulaire Inscription du préparateur (ED-430).
  2. Utiliser ce numéro pour les transmissions électroniques de relevés à Revenu Québec.

Pour transmettre des relevés sur support papier à Revenu Québec​

  1. Vérifier que la transmission papier est permise selon le type et le nombre de relevés.
  2. Imprimer les relevés :
    • sur papier blanc;
    • au format 215,9 mm × 279,4 mm;
    • soit 8 ½ po × 11 po;
    • en orientation portrait.
  3. S’assurer que la copie 1 de tous les relevés comporte un numéro d’autorisation.
  4. Ajouter un code à barres bidimensionnel de données sur la copie 1 des relevés suivants :
    • relevé 1;
    • relevé 2;
    • relevé 3;
    • relevé 15;
    • relevé 16;
    • relevé 24;
    • relevé 25;
    • relevé 31.
  5. Transmettre uniquement la copie 1 à Revenu Québec.
  6. Utiliser la catégorie d’adresse applicable selon le type de document et la région. Les adresses officielles ne sont pas reproduites ici.

Pour transmettre les sommaires​

  1. Transmettre les sommaires sur support papier par la poste, lorsque requis.
  2. Pour le sommaire 1 (RLZ-1.S), utiliser aussi, lorsque pertinent, le service en ligne de production et de transmission du sommaire 1 dans Mon dossier pour les entreprises.

Pour remettre les relevés aux personnes concernées sur papier​

  1. Préparer la copie 2 des relevés.
  2. S’assurer qu’un numéro d’autorisation figure sur la copie 2.
  3. Remettre la copie 2 :
    • en mains propres;
    • par la poste;
    • ou par un autre moyen.

Pour transmettre les relevés électroniquement aux personnes concernées​

  1. Obtenir au préalable un consentement écrit, sauf dans les cas particuliers permis pour certains relevés.
  2. S’assurer que le consentement indique clairement :
    • l’accord de la personne à recevoir ses relevés par voie électronique;
    • le maintien du consentement jusqu’à révocation.
  3. Informer la personne des moyens disponibles pour révoquer son consentement.
  4. Protéger les renseignements personnels.
  5. Être capable de confirmer l’identité de la personne qui donne son consentement.
  6. Utiliser un format de relevé qui ne permet pas de modifier les renseignements transmis.
  7. Fournir une version papier à toute personne qui en fait la demande lorsque les règles particulières de transmission électronique sans consentement préalable s’appliquent.

Mises en garde importantes​

Responsabilité de l’utilisateur et du concepteur​

L’utilisateur du logiciel et le concepteur du logiciel demeurent responsables :

  • de l’utilisation du logiciel;
  • de l’exactitude des renseignements fournis;
  • de l’absence d’omissions;
  • des conséquences possibles d’erreurs dans les données, les calculs ou les reports.

Revenu Québec ne prend pas en charge les conséquences d’une erreur de programmation pouvant modifier le calcul de l’impôt ou des cotisations à payer.

Obligation d’utiliser le logiciel de la bonne année​

Le logiciel doit correspondre à l’année visée par le relevé. L’utilisation d’une mauvaise version annuelle peut entraîner des erreurs ou une non-conformité.

Obligation d’utiliser la version la plus récente​

Même lorsqu’un logiciel est autorisé, l’utilisateur doit s’assurer d’utiliser sa version la plus à jour avant de produire les relevés.

Transmission obligatoire par Internet au-delà de certains seuils​

La transmission par Internet devient obligatoire :

  • au-delà de 5 relevés d’un même type, sauf pour le relevé 13;
  • au-delà de 50 relevés 24.

Le non-respect de cette exigence peut rendre la transmission non conforme.

Limite de 3 599 fichiers XML​

Un préparateur ne peut pas transmettre plus de 3 599 fichiers XML pour une même année avec un même numéro de préparateur.

Il est donc risqué d’envoyer un fichier distinct pour chaque relevé, car cette pratique peut faire atteindre rapidement la limite permise.

Conservation obligatoire des relevés​

Même lorsqu’aucune copie papier n’est transmise à Revenu Québec parce que les relevés ont été envoyés par Internet, les relevés doivent être conservés sur support technologique ou papier.

Relevés papier pouvant être refusés​

Revenu Québec peut refuser des relevés produits par ordinateur s’ils ne respectent pas ses exigences.

Les principaux problèmes mentionnés sont :

  • numéro d’autorisation manquant;
  • présentation graphique non conforme;
  • impression illisible ou mal positionnée;
  • libellé des cases incorrect;
  • explications ou instructions liées aux cases non conformes.

Protection des renseignements personnels​

Lors d’une transmission électronique aux personnes concernées, le préparateur doit protéger les renseignements personnels et s’assurer que les relevés transmis ne peuvent pas être modifiés.

Consentement électronique valide jusqu’à révocation​

Lorsqu’un consentement écrit est requis pour la transmission électronique, il demeure valide jusqu’à ce que la personne le révoque. Le préparateur doit informer la personne de la façon dont elle peut retirer ce consentement.

Droit à une version papier dans certains cas​

Même si certains relevés peuvent être transmis électroniquement sans consentement écrit préalable, les personnes visées peuvent demander une version papier. Le préparateur doit alors leur fournir les relevés sur support papier.

Synthèse​

Les relevés fiscaux produits au moyen d’un logiciel doivent être générés avec un logiciel autorisé, à jour et correspondant à l’année visée. Selon le type de relevé, les transmissions doivent respecter des délais précis, notamment le dernier jour de février pour plusieurs relevés courants, le 31 mars pour certains relevés liés à des actions, le 15e jour du mois suivant certains paiements pour le relevé 13, ou encore 90 jours après la fin de l’année d’imposition d’une fiducie pour le relevé 16. La transmission par Internet en fichier XML est obligatoire lorsqu’il y a plus de 5 relevés d’un même type, sauf pour le relevé 13, ou plus de 50 relevés 24. Les fichiers XML sont limités à 3 599 par numéro de préparateur pour une année donnée, ce qui rend préférable le regroupement des relevés. Les relevés papier doivent respecter des exigences strictes de format, de numéro d’autorisation, et parfois de code à barres bidimensionnel. Les relevés remis aux personnes concernées peuvent l’être sur papier ou électroniquement, mais la transmission électronique exige généralement un consentement écrit, sauf pour certains relevés sous conditions. L’utilisateur du logiciel et le concepteur demeurent responsables des erreurs, omissions, calculs inexacts ou problèmes de programmation pouvant avoir un effet fiscal.