Plan d’utilisation des fichiers de renseignements des organismes publics

À propos de ce contenu

Ce contenu est une reformulation vulgarisée de la publication officielle de Revenu Québec : adm-583.1(2017-03).pdf, produite pour aider les citoyens et entrepreneurs à mieux comprendre leurs obligations fiscales. Il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Référez-vous au document officiel pour toute décision.

À qui s'adresse ce document

Ce document concerne principalement :

• les citoyens et contribuables dont les renseignements peuvent être comparés avec ceux détenus par des organismes publics;
• les entreprises, sociétés, mandataires, employeurs, fournisseurs, détenteurs de permis, contractants et sous-contractants publics;
• les travailleurs autonomes ou personnes exerçant des activités économiques dans des secteurs visés par des fichiers gouvernementaux;
• les personnes visées par des programmes sociofiscaux, par le recouvrement de créances fiscales ou alimentaires, ou par l’administration de biens non réclamés;
• les organismes publics fournisseurs de fichiers de renseignements à Revenu Québec;
• les personnes intéressées par l’encadrement légal de l’utilisation, par Revenu Québec, de fichiers externes à des fins de comparaison, de couplage ou d’appariement.

Le document ne s’adresse pas uniquement à un type de contribuable : il décrit plutôt le cadre général permettant à Revenu Québec d’utiliser des fichiers provenant d’organismes publics dans l’exercice de ses responsabilités fiscales, sociofiscales et administratives.

Contexte et objectif

Cette publication correspond à la neuvième mise à jour, en mars 2017, du plan d’utilisation des fichiers de renseignements des organismes publics par Revenu Québec.

Revenu Québec utilise certains renseignements provenant d’organismes publics pour réaliser sa mission. Ces renseignements lui servent notamment à :

• effectuer ses activités habituelles de contrôle fiscal;
• recouvrer des sommes dues;
• réaliser des enquêtes;
• lutter contre l’évasion fiscale;
• appuyer ses travaux de recherche et d’innovation;
• mieux connaître sa clientèle afin d’exercer ses responsabilités.

Le cadre juridique principal est constitué des articles 71 et suivants de la Loi sur l’administration fiscale (LAF). Plus précisément, l’article 71.0.3 de la LAF oblige Revenu Québec à préparer un plan d’utilisation lorsqu’il souhaite obtenir d’un organisme public un fichier de renseignements pour le comparer, le coupler ou l’apparier avec d’autres données.

Ce plan doit présenter :

• une description sommaire des fichiers demandés;
• la provenance de ces fichiers;
• les objectifs visés;
• les usages prévus;
• les modalités d’échange;
• les mesures de sécurité applicables, s’il y a lieu.

Le plan est soumis à la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) pour avis. Il est ensuite déposé à l’Assemblée nationale du Québec avec l’avis de la CAI, puis publié à la Gazette officielle du Québec.

Les renseignements visés peuvent être utilisés à l’intérieur de Revenu Québec pour les besoins permis par l’article 69.0.0.7 de la LAF, notamment :

• l’application ou l’exécution d’une loi fiscale;
• l’application ou l’exécution de la Loi facilitant le paiement des pensions alimentaires (LFPPA);
• l’application ou l’exécution de la Loi sur les biens non réclamés (LBNR);
• l’administration provisoire d’un bien confié à Revenu Québec par une loi.

Le document précise aussi que, dans la publication originale, le masculin est utilisé comme forme générique pour désigner autant les femmes que les hommes.

Références législatives et bibliographiques mentionnées

Le document mentionne notamment les références suivantes :

• Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1;
• Loi sur l’administration fiscale, RLRQ, c. A-6.002;
• Loi facilitant le paiement des pensions alimentaires, RLRQ, c. P-2.2;
• Loi sur les biens non réclamés, RLRQ, c. B-5.1;
• Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP);
• dispositions équivalentes dans :
  • la Loi sur les cités et villes, RLRQ, c. C-19, art. 573.3.1.1;
  • le Code municipal du Québec, RLRQ, c. C-27.1, art. 938.1.1;
  • la Loi sur la Communauté métropolitaine de Montréal, RLRQ, c. C-37.01, art. 113.1;
  • la Loi sur la Communauté métropolitaine de Québec, RLRQ, c. C-37.02, art. 106.1;
  • la Loi sur les sociétés de transport en commun, RLRQ, c. S-30.01, art. 103.1.

La publication comporte les informations bibliographiques suivantes :

• ISBN de la version imprimée : 978-2-550-77756-4;
• ISBN de la version PDF : 978-2-550-77757-1;
• dépôt légal : Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2017;
• dépôt légal : Bibliothèque et Archives Canada, 2017;
• droits d’auteur : Revenu Québec, 2017.

Le document original indique que la reproduction et la traduction, même partielles, sont interdites sans autorisation de Revenu Québec.

Informations complètes et détaillées

Présentation générale de Revenu Québec

Mission

La mission de Revenu Québec consiste à :

• percevoir les impôts;
• percevoir les taxes;
• administrer les programmes et les services que le gouvernement lui confie.

Rôle dans l’administration publique

Revenu Québec administre le régime fiscal québécois en percevant les impôts et les taxes. Il gère aussi plusieurs programmes et services confiés par le gouvernement.

Il perçoit notamment des cotisations liées :

• au Régime de rentes du Québec;
• au Régime d’assurance maladie du Québec;
• au Régime québécois d’assurance parentale;
• à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail.

Comme Revenu Québec perçoit une grande partie des revenus autonomes de l’État, il occupe une place centrale dans l’appareil gouvernemental.

Son action vise à faire en sorte que chaque personne paie les sommes dont elle est redevable. Pour accomplir ce rôle, Revenu Québec :

• perçoit les impôts et les taxes;
• mène des activités de recouvrement;
• lutte contre l’évasion fiscale;
• lutte contre l’évitement fiscal;
• administre le Programme de perception des pensions alimentaires;
• administre des programmes sociofiscaux, dont :
  • le crédit pour frais de garde d’enfants;
  • la prime au travail;
  • le crédit d’impôt pour solidarité;
• administre provisoirement les biens non réclamés et procède à leur liquidation;
• tient un registre public des entreprises exerçant des activités au Québec;
• administre le régime québécois relatif à l’existence des personnes morales;
• perçoit, pour le gouvernement fédéral, la TPS/TVH sur le territoire du Québec.

Revenu Québec joue aussi un rôle de conseil auprès du gouvernement. À partir de son expérience, il peut recommander des modifications à la politique fiscale ou à d’autres programmes.

Clientèles visées par les activités de Revenu Québec

La clientèle de Revenu Québec est vaste et diversifiée. Elle comprend notamment :

• les citoyens assujettis à l’impôt des particuliers;
• les bénéficiaires de programmes sociofiscaux;
• les entreprises;
• les sociétés assujetties à l’impôt des sociétés;
• les mandataires qui perçoivent des taxes pour l’État;
• les mandataires qui effectuent des retenues à la source pour l’État.

Domaines d’activité de Revenu Québec

Pour administrer le régime fiscal, favoriser le respect des lois fiscales et gérer efficacement les programmes sociofiscaux, Revenu Québec réalise quatre grands types d’activités :

1. sensibilisation et prévention;
2. contrôle;
3. recouvrement;
4. recherche et innovation.

Activités de sensibilisation et de prévention

Ces activités visent à encourager les contribuables et autres clientèles à respecter volontairement leurs obligations fiscales, notamment en produisant les déclarations exigées.

Revenu Québec diffuse de l’information générale sur :

• les règles d’application des mesures fiscales;
• les obligations fiscales;
• d’autres types d’obligations dont il assure l’administration.

Il diffuse aussi de l’information particulière à certaines clientèles ciblées lorsqu’une problématique a été repérée.

Les moyens de communication mentionnés comprennent :

• l’envoi de lettres;
• la publication de brochures d’information;
• les campagnes publicitaires;
• la participation à des séminaires;
• la participation à des salons;
• la participation à des conférences;
• la tenue de rencontres avec des groupes ciblés;
• la tenue de conférences pour des groupes ciblés, notamment des associations;
• la diffusion de communications de prévention sur son site Internet.

Activités de contrôle

Même si une majorité de la clientèle respecte volontairement ses obligations, Revenu Québec effectue des contrôles pour s’assurer du respect des lois qu’il applique.

Les activités de contrôle sont divisées en cinq volets.

1. Contrôle en amont

Le contrôle en amont correspond à des interventions préalables, avant certaines étapes administratives. Le document donne deux exemples :

• l’attestation de Revenu Québec, qui oblige une entreprise à satisfaire certaines conditions de conformité fiscale avant de conclure certains contrats ou sous-contrats publics;
• des projets de contrôles fiscaux interactifs qui signalent à la clientèle des incohérences possibles dans une déclaration produite électroniquement.

Ces contrôles interactifs se déroulent avant l’émission d’un avis de cotisation et visent à faciliter le respect volontaire des obligations fiscales.

2. Délivrance d’un avis de cotisation

Un avis de cotisation est généralement délivré après la réception des déclarations.

3. Vérification issue de programmes de sélection a posteriori

Revenu Québec vérifie certains dossiers après coup, notamment lorsqu’un programme de sélection détecte :

• une divergence;
• une absence de production.

Ces vérifications servent à confirmer l’exactitude des déclarations produites.

4. Inspection

L’inspection sert à contrôler le respect de dispositions prévues dans certaines lois fiscales, entre autres concernant :

• les marques d’identification prescrites;
• la détention d’autorisations;
• la détention de permis;
• la détention de certificats;
• la tenue de registres;
• la conservation de documents particuliers.

5. Enquête pénale ou criminelle

Les enquêtes pénales ou criminelles portent sur des dossiers où des indices peuvent mener à un litige en vertu des lois appliquées par Revenu Québec.

Activités de recouvrement

Revenu Québec mène des activités pour récupérer ou protéger les sommes dues. Ces activités font partie de la continuité de sa mission.

Le recouvrement vise deux grandes catégories :

• les créances fiscales;
• les créances alimentaires.

Les créances fiscales comprennent les sommes dues à Revenu Québec par des citoyens ou des entreprises relativement :

• aux impôts;
• aux taxes;
• aux droits;
• aux pénalités;
• aux frais;
• aux intérêts.

Une somme versée en trop dans un programme sociofiscal constitue également une créance fiscale.

Les créances alimentaires correspondent aux montants de pension alimentaire et aux autres frais impayés par des débiteurs en vertu de la LFPPA.

Activités de recherche et d’innovation

Ces activités sont généralement réalisées dans le contexte de la lutte contre :

• l’évasion fiscale;
• l’évitement fiscal.

Elles permettent à Revenu Québec :

• d’améliorer ses processus;
• de repérer plus rapidement les dossiers contenant des irrégularités;
• d’augmenter l’efficacité de la perception des sommes à récupérer ou à protéger;
• d’élaborer des mesures correctrices;
• de recommander au gouvernement des modifications législatives ou réglementaires.

Si des correctifs sont adoptés, Revenu Québec peut :

• instaurer de nouvelles mesures fiscales dans des secteurs à risque;
• appliquer plus efficacement des mesures déjà en place.

Les correctifs peuvent être :

• administratifs;
• systémiques;
• législatifs.

Ils visent à faciliter le respect des lois dont Revenu Québec est responsable.

Les activités de recherche et d’innovation comprennent aussi des activités de veille fiscale.

Le document mentionne que le Rapport annuel de gestion 2015-2016 décrit la mission, la vision, les valeurs, les domaines d’activité, la clientèle, les services et la structure administrative de Revenu Québec. Il indique aussi que ce rapport présente les objectifs, indicateurs, cibles et résultats en lien avec le Plan stratégique 2016-2020 et la Déclaration de services aux citoyens et aux entreprises.

Finalités recherchées

Les interventions de Revenu Québec auprès de sa clientèle s’inscrivent dans une ou plusieurs des quatre finalités suivantes :

1. non-production;
2. divergences;
3. recouvrement des créances;
4. fins autres que fiscales.

Le document précise que, dans la LAF, le terme personne peut désigner :

• une personne physique;
• une société;
• une société de personnes;
• une fiducie;
• un ministère;
• un organisme;
• une succession;
• toute autre entité constituant une personne au sens d’une autre loi fiscale.

Non-production

Cette finalité consiste à repérer la clientèle, connue ou non de Revenu Québec, qui :

• n’est pas inscrite aux fichiers de Revenu Québec alors qu’elle devrait l’être;
• a omis de s’inscrire;
• n’a pas produit une déclaration dans les délais prescrits.

Divergences

Cette finalité sert à repérer la clientèle qui :

• a produit des déclarations non conformes aux lois;
• n’a pas remis toutes les sommes dues;
• a demandé des crédits d’impôt auxquels elle n’avait pas droit;
• a demandé des déductions non admissibles;
• a demandé des remboursements non admissibles.

Les situations visées comprennent notamment celles où une personne :

• n’a pas déclaré tous ses revenus imposables;
• n’a pas déclaré certains éléments de sa situation entraînant une obligation fiscale;
• n’a pas déclaré certains éléments donnant lieu à un droit fiscal ou à un autre type de droit.

Recouvrement des créances

Cette finalité vise à :

• récupérer les sommes impayées;
• protéger les créances;
• trouver les biens appartenant à des débiteurs;
• trouver les biens ayant déjà appartenu à des débiteurs;
• détecter les mouvements d’actifs des débiteurs.

Fins autres que fiscales

Cette finalité concerne l’utilisation de renseignements obtenus pour l’application ou l’exécution d’une loi fiscale, mais employés à d’autres fins permises par l’article 69.0.0.7 de la LAF.

Perception des pensions alimentaires

Pour la perception des pensions alimentaires, les fichiers du plan d’utilisation peuvent aider Revenu Québec à :

• repérer les débiteurs alimentaires et les créanciers alimentaires pour assurer la régularité des versements;
• déterminer quelles personnes versent périodiquement des sommes à un débiteur alimentaire, afin de permettre une retenue à la source;
• rechercher les biens ou les sources de revenu d’une personne pour recouvrer les montants dus en vertu de la LFPPA.

Administration et liquidation des biens non réclamés

Pour les biens non réclamés, les renseignements peuvent servir à :

• dresser l’inventaire des biens en recherchant les actifs, les passifs et les sources de revenu;
• identifier le propriétaire ou l’ayant droit d’un bien non réclamé;
• remettre le bien au propriétaire ou à l’ayant droit;
• verser la valeur du bien lorsque celui-ci a été liquidé.

Contrats des organismes publics

Dans le cadre des règles confiées à Revenu Québec, notamment celles liées à la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP), les renseignements peuvent servir à identifier les contractants et sous-contractants qui doivent obtenir l’attestation de Revenu Québec.

Les dispositions réglementaires de la LCOP encadrent :

• les conditions d’obtention de l’attestation;
• les modalités relatives à sa détention;
• les modalités relatives à sa production;
• les infractions découlant de la violation de certains articles réglementaires.

Pour appliquer ou exécuter ces dispositions, Revenu Québec peut utiliser les pouvoirs d’inspection, de vérification et d’enquête que lui confère la LAF.

Usages projetés des renseignements

Les renseignements inscrits au plan d’utilisation sont considérés comme un moyen nécessaire à l’accomplissement de la mission de Revenu Québec.

Trois usages principaux sont prévus :

1. sélection;
2. documentation;
3. études et analyses.

Sélection

Revenu Québec utilise les renseignements pour :

• comparer des données;
• coupler des données;
• apparier des données.

Ces opérations sont aussi décrites comme des croisements de renseignements.

Elles permettent notamment de :

• détecter des activités économiques non déclarées;
• détecter des activités économiques sous-déclarées;
• vérifier l’admissibilité à des demandes;
• vérifier l’admissibilité à des crédits d’impôt;
• vérifier l’admissibilité à des déductions;
• vérifier l’admissibilité à des remboursements;
• établir si une personne est assujettie à certains droits fiscaux;
• établir si une personne est assujettie à d’autres types de droits;
• estimer le niveau de conformité des déclarations;
• extraire les dossiers présentant un risque d’irrégularité.

Le processus de sélection vise à traiter uniquement les dossiers pour lesquels il existe une présomption de non-respect des lois administrées par Revenu Québec.

Le croisement de certains renseignements peut aussi permettre de définir une population, souvent dans un secteur économique particulier. Cette population peut :

• être étudiée directement;
• servir à extraire une sous-population à risque pour des fins de prévention;
• servir à extraire une sous-population à risque pour des fins de vérification;
• servir à extraire une sous-population à risque pour des fins de recouvrement.

Cette approche sélective permet :

• de limiter l’utilisation des renseignements à l’intérieur de Revenu Québec;
• de limiter la diffusion interne des renseignements;
• de réduire le risque d’interventions inappropriées;
• de mieux cibler les actions à entreprendre;
• d’optimiser, par exemple, le recouvrement de créances.

Les fichiers peuvent aussi servir à déterminer, parmi les créances déjà existantes, celles qui peuvent être recouvrées.

Documentation

Revenu Québec peut utiliser les renseignements du plan pour :

• rédiger des avis de cotisation;
• documenter des avis de cotisation;
• produire des avis de cotisation;
• entreprendre une vérification;
• documenter une vérification;
• compléter une vérification;
• entreprendre une inspection;
• documenter une inspection;
• compléter une inspection;
• entreprendre une enquête;
• documenter une enquête;
• compléter une enquête;
• entreprendre ou compléter le recouvrement de sommes impayées.

Un dossier peut être détecté autrement que par un croisement de renseignements, par exemple :

• lors d’une vérification;
• à la suite d’une dénonciation;
• à la suite d’une divulgation volontaire.

Dans tous les cas, l’utilisation des renseignements à des fins de documentation doit être justifiée par un risque de non-conformité à la loi.

Les renseignements permettent :

• d’accélérer le traitement des dossiers;
• de faciliter la prise de décision;
• d’améliorer la qualité des décisions.

Dans un contexte de non-production ou de divergence, ils peuvent notamment servir à :

• vérifier l’admissibilité à des demandes;
• vérifier l’admissibilité à des crédits d’impôt;
• vérifier l’admissibilité à des déductions;
• vérifier l’admissibilité à des remboursements;
• appuyer une demande de Revenu Québec visant la production d’une déclaration de revenus.

Les renseignements peuvent aussi être utilisés à des fins autres que fiscales, par exemple pour :

• compléter des dossiers de recherche d’ayants droit à des biens non réclamés;
• compléter des dossiers de recouvrement de créances alimentaires;
• trouver des indices d’actifs;
• trouver des indices de biens appartenant ou ayant appartenu à un débiteur et inconnus de Revenu Québec.

Revenu Québec favorise le développement d’applications spécialisées lorsque :

• le volume de dossiers à traiter le justifie;
• la récurrence des dossiers justifie une normalisation des méthodes d’intervention.

Ces applications informatiques permettent :

• de produire des fiches de renseignements pour des dossiers à risque;
• de contrôler directement les accès des utilisateurs;
• de consigner, par dossier, les accès effectués.

Le document indique que ces applications spécialisées sont de plus en plus utilisées pour documenter les dossiers en traitement.

Études et analyses

Revenu Québec peut utiliser les renseignements pour réaliser des études et analyses qui servent à :

• concevoir des programmes de récupération fiscale;
• concevoir des projets de récupération fiscale;
• concevoir des programmes de recouvrement;
• concevoir des projets de recouvrement;
• élaborer des mesures correctrices;
• appuyer d’éventuelles modifications aux lois ou aux règlements.

Ces mesures ont pour objectif d’encourager la clientèle à respecter les lois fiscales.

Les renseignements peuvent aussi servir à :

• évaluer l’évolution des comportements de la clientèle après la mise en place d’un programme;
• évaluer l’évolution des comportements après la mise en place d’un projet;
• évaluer les effets de correctifs;
• estimer l’effet des interventions en examinant la variation de l’autocotisation.

Revenu Québec peut avoir besoin de renseignements identificatoires pour :

• répartir une clientèle selon le territoire;
• vérifier certains dossiers afin de confirmer des hypothèses;
• apparier des données provenant de plusieurs années;
• apparier des données provenant de plusieurs fichiers.

Dans le cadre d’une étude sur l’ampleur d’un stratagème ou lors de la création de critères de sélection, les renseignements du plan peuvent être nécessaires pour :

• documenter des dossiers issus d’une sélection exploratoire;
• confirmer la pertinence des critères utilisés.

Modalités d’échange

Les renseignements nécessaires à l’application ou à l’exécution d’une loi fiscale, lorsqu’ils sont obtenus d’un organisme public, font l’objet de modalités de transmission précises et distinctes.

La fréquence habituelle de transmission peut être :

• annuelle;
• trimestrielle;
• mensuelle.

Une modification de la modalité de transmission peut être nécessaire en cours d’année pour répondre à de nouveaux besoins. Le document donne comme exemple la nécessité de déterminer en continu l’admissibilité à des crédits d’impôt.

Lorsqu’un nouveau fichier est ajouté au plan d’utilisation, les modalités de transmission couvrent généralement :

• l’année d’imposition en cours au moment prévu de réception des renseignements;
• les trois années antérieures.

Le support informatique choisi dépend :

• de l’infrastructure de l’organisme fournisseur;
• de la nature du fichier.

Les modes de transmission possibles comprennent :

• une voie de communication sécurisée du réseau gouvernemental pour les organismes de ce réseau;
• un support informatique amovible;
• un courrier conventionnel sécurisé;
• un courriel crypté lorsque le volume de données est faible;
• un téléchargement direct lorsque les renseignements sont publics et accessibles sur Internet, si Revenu Québec et l’organisme fournisseur en conviennent.

Protection des renseignements

La protection des renseignements confidentiels est présentée comme un élément essentiel du lien de confiance entre les citoyens et l’État.

Revenu Québec est soumis à des obligations légales strictes en matière de confidentialité. Il s’est aussi doté de règles et de processus internes pour administrer la protection et la sécurité des renseignements, conformément :

• à la loi;
• à ses engagements envers le gouvernement;
• à ses engagements envers la CAI;
• à ses engagements envers les citoyens.

Mesures générales de protection

Les articles 69 à 71.6 de la LAF encadrent les renseignements confidentiels.

La LAF prévoit que le dossier fiscal d’une personne est confidentiel. Les renseignements qu’il contient ne peuvent pas être utilisés ou communiqués sans le consentement de la personne concernée, sauf lorsque les conditions prévues par la loi sont respectées.

Ces règles de confidentialité s’appliquent :

• aux personnes physiques;
• à toute entité constituant une personne au sens d’une loi fiscale.

Revenu Québec dispose aussi d’un cadre normatif interne en confidentialité, comprenant des politiques et directives portant notamment sur :

• la protection de l’information numérique;
• la sécurité de l’information numérique;
• l’utilisation de renseignements confidentiels;
• la communication de renseignements confidentiels;
• la protection des dossiers physiques;
• la gestion des droits d’accès.

Des règles particulières encadrent notamment :

• la gestion des mots de passe;
• les écrans de veille;
• l’utilisation d’Internet;
• la sauvegarde des documents électroniques.

Le mot de passe associé à un code d’utilisateur est personnel et doit rester secret.

L’utilisation du code d’utilisateur d’une autre personne, dans un contexte de consultation ou de divulgation non autorisée, ou pour un usage non prévu par une disposition légale, peut mener à :

• des sanctions pénales;
• des mesures disciplinaires.

Revenu Québec effectue régulièrement des vérifications internes sur la confidentialité et sanctionne les manquements.

Une campagne annuelle de sensibilisation est organisée afin que les dirigeants et le personnel respectent les règles relatives :

• à la confidentialité;
• à la sécurité de l’information;
• à la déontologie.

Cette campagne vise à :

• faire connaître les règles;
• assurer leur application adéquate;
• renforcer les comportements appropriés.

À cette occasion, les membres du personnel sont invités à renouveler par écrit leur engagement à :

• protéger l’information;
• assurer la sécurité de l’information;
• respecter les règles de déontologie.

Mesures particulières applicables aux fichiers du plan d’utilisation

Les obligations légales relatives à la collecte et à l’utilisation des renseignements inscrits au plan sont prévues aux articles 71 et suivants de la LAF.

Deux directives administratives particulières sont mentionnées :

• Les profils d’utilisateurs de la centrale de données (CPS-2975);
• Les documents et les fichiers dérivés des renseignements du plan d’utilisation (CPS-2979).

Ces directives tiennent compte des préoccupations exprimées par la CAI dans ses avis sur :

• le plan d’utilisation;
• les mises à jour du plan;
• les rapports d’activité annuels.

La protection des renseignements repose sur :

• les dispositions légales;
• les directives administratives;
• les règles internes de fonctionnement;
• les mécanismes de sécurité informatique.

Ces mesures s’appliquent pendant tout le cycle de vie des renseignements dans l’organisation.

Revenu Québec ne demande aux organismes publics que les éléments jugés nécessaires à l’application des lois fiscales.

Un registre est tenu en vertu de l’article 71.0.7 de la LAF. Ce registre indique les renseignements demandés et reçus. Il est accessible sur demande.

Accès aux renseignements

Revenu Québec a mis en place un processus rigoureux pour approuver les demandes d’accès aux renseignements du plan.

Les accès sont limités selon les tâches de chaque membre du personnel.

Les demandes d’accès doivent ensuite être ratifiées par le gestionnaire responsable des renseignements du plan afin de vérifier leur conformité :

• aux finalités déclarées;
• aux usages déclarés.

Le personnel affecté au soutien et à l’entretien des systèmes informatiques doit justifier ses droits d’accès, comme les utilisateurs.

Les privilèges d’accès :

• sont accordés pour une durée maximale d’un an;
• peuvent être renouvelés à l’échéance;
• doivent être justifiés adéquatement pour être renouvelés.

Sécurité informatique et journalisation

Les mesures de protection et de journalisation sont décrites comme correspondant à la technologie disponible la plus avancée.

Plusieurs niveaux de protection doivent être franchis avant qu’un membre du personnel puisse extraire des renseignements de l’environnement informationnel.

Les travaux suivants sont journalisés :

• les croisements de renseignements;
• les consultations.

Les postes de travail des utilisateurs sont sécurisés.

Les environnements informatiques sont séparés les uns des autres selon des normes de sécurité informatique, notamment les environnements servant :

• au développement;
• à la préparation des fichiers reçus;
• à l’utilisation des fichiers.

Registre organisationnel des extrants

Un registre organisationnel sécurisé permet de suivre la circulation :

• des fichiers dérivés;
• des documents contenant des renseignements du plan d’utilisation.

Ces fichiers et documents sont couramment appelés extrants.

L’utilisation du registre est obligatoire en vertu d’une directive administrative.

Les extrants sont déposés dans le registre par leurs producteurs. Ensuite, seuls les utilisateurs autorisés peuvent récupérer les extrants qui leur sont destinés.

Le registre permet :

• la transmission interne sécurisée des extrants;
• la gestion centralisée des extrants;
• la gestion sécuritaire des extrants;
• le suivi des producteurs;
• le suivi des utilisateurs;
• la recherche des extrants à détruire;
• l’identification des extrants à détruire;
• les vérifications;
• les audits de sécurité;
• la reddition de comptes.

Destruction des renseignements

Revenu Québec applique un processus annuel de destruction des renseignements inscrits au plan d’utilisation.

Les renseignements dont le délai de conservation est terminé sont :

• retirés des environnements informatiques;
• détruits.

Les extrants contenant des renseignements visés par ce processus sont aussi détruits.

Le document précise toutefois que cette destruction ne supprime pas certains renseignements qui ont été intégrés comme données référentielles dans certains systèmes de Revenu Québec.

Évolution du plan d’utilisation depuis 1996

Le tableau suivant résume l’évolution du nombre de fichiers depuis le plan initial de septembre 1996.

Date de l’avis de la CAI	Ajouts	Retraits	Solde
Plan initial, septembre 1996	68	—	68
Mise à jour de novembre 1998	47	8	107
Mise à jour de mai 2000	2	—	109
Mise à jour de novembre 2000	5	17	97
Mise à jour de mai 2003	18	52	63
Mise à jour de septembre 2006	11	12	62
Mise à jour de septembre 2010	11	12	61
Mise à jour de septembre 2012	10	2	69
Mise à jour de février 2016	7	9	67
Mise à jour de mars 2017	1	—	68

Mise à jour de mars 2017

La mise à jour de mars 2017 présente les changements proposés par rapport au plan approuvé par la CAI en février 2016.

Elle vise :

• les ajouts de fichiers;
• les retraits de fichiers;
• les amendements à des fichiers déjà inscrits.

Légende utilisée pour la mise à jour

Dans les tableaux de mise à jour :

• Provenance désigne les organismes publics au sens de l’article 71 de la LAF;
• Fichier de renseignements désigne le nom du fichier, lequel peut provenir d’un ou de plusieurs organismes publics;
• N° de réf. désigne le numéro de référence unique permettant le lien avec le registre tenu en vertu de l’article 71.0.7 de la LAF;
• Usages projetés renvoie aux usages définis dans la partie 3.2 du document;
• Modalités d’échange renvoie aux modalités définies dans la partie 3.3 du document.

Nombre de fichiers visés par la mise à jour

Type de modification	Nombre de fichiers visés
Ajouts de fichiers de renseignements	1
Retraits de fichiers de renseignements	0
Amendements aux fichiers déjà inscrits	0

Ajout de fichier

Provenance	Fichier de renseignements	N° de réf.	Raison
Registraire des entreprises	Registre des entreprises du Québec	80	Le Registraire des entreprises quitte Revenu Québec le 1er avril 2017. Il faut donc réintégrer cet organisme au plan d’utilisation. Il avait été retiré dans la version de juin 2010, parce qu’il avait été intégré à Revenu Québec le 1er avril 2007.

Retraits

Aucun fichier de renseignements n’est retiré dans cette mise à jour.

Amendements

Aucun fichier déjà inscrit au plan d’utilisation ne fait l’objet d’un amendement dans cette mise à jour.

État du plan d’utilisation après la mise à jour

Après la mise à jour, le plan comprend 68 fichiers de renseignements.

Légende utilisée pour l’état du plan

Dans le tableau complet :

• Provenance : organismes publics au sens de l’article 71 de la LAF;
• Fichier de renseignements : nom du fichier pouvant provenir d’un ou de plusieurs organismes publics fournisseurs;
• N° de réf. : numéro unique servant au lien avec le registre prévu à l’article 71.0.7 de la LAF;
• Ajout au plan : date à laquelle la CAI a donné un avis favorable à l’ajout du fichier;
• Finalités recherchées : finalités définies dans la partie 3.1, avec détails particuliers lorsque précisés;
• Usages projetés : usages définis dans la partie 3.2, avec détails particuliers lorsque précisés;
• Modalités d’échange : modalités définies dans la partie 3.3, avec détails particuliers lorsque précisés.

Liste complète des 68 fichiers de renseignements

Provenance	Fichier de renseignements	N° de réf.	Ajout au plan	Finalités recherchées	Usages projetés	Modalités d’échange
Autorité des marchés financiers (AMF)	Renseignements sur les émetteurs assujettis, courtiers, conseillers, représentants, dirigeants et entreprises du secteur financier	237	Septembre 2006	Divergence, non-production, fins autres que fiscales	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
AMF	Renseignements sur les déclarations d’initiés	248	Septembre 2010	Divergence et non-production	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
AMF	Renseignements sur les dispenses de prospectus et d’inscription comme courtier visant les placements de contrats d’investissement	269	Février 2016	Divergence et non-production	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
Bureau du taxi de Montréal (BTM)	Fichier des conventions de garde, c’est-à-dire les contrats de location	17	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
Commission de la construction du Québec (CCQ)	Fichier général des employeurs et des ouvriers	52	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances, fins autres que fiscales	Sélection, documentation, études et analyses	Mensuelles
CCQ	Inspection des chantiers	62	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances, fins autres que fiscales	Sélection, documentation, études et analyses	Mensuelles
CCQ	Permis de construction	55	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Mensuelles
CCQ	Réclamations de la CCQ auprès des employeurs	63	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Mensuelles
CCQ	Résultats d’enquêtes et d’inspections de chantiers	64	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances, fins autres que fiscales	Sélection, documentation, études et analyses	Mensuelles
CCQ	Renseignements sur les employeurs à risque de non-conformité détectés par la CCQ	249	Septembre 2010	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Au besoin
Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST)	Renseignements sur les employeurs et leurs classifications	260	Septembre 2012	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
CNESST	Renseignements sur les déclarations de salaires	261	Septembre 2012	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
CNESST	Renseignements sur la conformité des employeurs	262	Septembre 2012	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
CNESST	Renseignements sur les avis de démolition, d’ouverture et de fermeture de chantier de construction	263	Septembre 2012	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
CNESST	Renseignements sur les demandes d’indemnisation	264	Septembre 2012	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
Commission des transports du Québec (CTQ)	Renseignements liés à la gestion des opérations des détenteurs de permis de transport	134	Novembre 1998	Divergence, non-production, recouvrement des créances, fins autres que fiscales	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
Directeur de l’état civil	Renseignements sur les naissances, unions, décès et demandes de changements	250	Septembre 2010	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses; amélioration des référentiels	Conventionnelles
Hydro-Québec et corporations municipales	Fichier de consommation d’électricité, incluant les nouveaux contrats	16	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances, fins autres que fiscales	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
Entités publiques assujetties à l’article 71 de la LAF et non tenues de produire le relevé 27	Renseignements sur les fournisseurs de biens et services, les contrats, les honoraires professionnels et les autres paiements	225	Mai 2003	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Au besoin
Entités publiques assujetties à l’article 71 de la LAF et non tenues de produire le relevé 27	Renseignements sur les subventions accordées	226	Mai 2003	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Au besoin
Loto-Québec	Fichier des gagnants	37	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Au besoin
Ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation (MAPAQ)	Renseignements sur les entités inspectées par le MAPAQ ou ses mandataires dans les secteurs de la production, transformation, entreposage, distribution, récupération, restauration et détail	207	Novembre 2000	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Au besoin
MAPAQ et municipalités mandataires	Renseignements sur les permis de restauration	105	Novembre 1998	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses; communication avec la clientèle de restauration afin d’établir son assujettissement à de nouvelles mesures fiscales et d’en assurer l’application	Au besoin
Ministère des Forêts, de la Faune et des Parcs (MFFP)	Renseignements sur les pourvoiries	270	Février 2016	Divergence et non-production	Sélection, documentation, études et analyses	Au besoin
Ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MEES)	Renseignements sur les élèves inscrits, les programmes, les diplômes et les établissements des réseaux scolaires	158	Novembre 1998	Divergence, non-production, recouvrement des créances; détection des personnes ayant demandé des crédits non justifiés	Sélection, documentation, études et analyses	Au besoin
Ministère de l’Économie, de la Science et de l’Innovation (MESI)	Renseignements sur les contribuables travaillant dans le secteur de l’exportation	271	Février 2016	Divergence et non-production	Sélection, documentation, études et analyses	Mensuelle
Ministère de l’Immigration, de la Diversité et de l’Inclusion (MIDI)	Renseignements sur les permis de travail et certificats d’acceptation délivrés pour les catégories de travailleurs temporaires	251	Septembre 2010	Divergence et non-production	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
Ministère de la Famille	Renseignements sur les personnes dont les enfants reçoivent des services de garde subventionnés ou non subventionnés, les frais de garde applicables et les autres frais engagés	239	Septembre 2006	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
Ministère de la Famille	Renseignements sur les prestataires de services de garde subventionnés et le nombre de jours subventionnés par prestataire	273	Février 2016	Divergence et non-production	Sélection et documentation	Conventionnelles
Ministère de la Justice du Québec (MJQ)	Registre des droits personnels et réels mobiliers	235	Mai 2003	Divergence, non-production, recouvrement des créances, fins autres que fiscales	Sélection, documentation, études et analyses	Au besoin
Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) et agence de la santé et des services sociaux	Liste des résidences pour aînés	233	Mai 2003	Divergence, non-production; sensibilisation des locateurs de résidences pour aînés à la délivrance du relevé fiscal permettant de demander le crédit d’impôt pour maintien à domicile d’une personne âgée; fins autres que fiscales	Sélection, documentation, études et analyses; communication avec les locateurs à des fins de sensibilisation	Mensuelles
MSSS et Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ)	Renseignements sur les adultes hébergés, les ressources intermédiaires et leurs usagers	265	Septembre 2012	Divergence, non-production, fins autres que fiscales	Sélection, documentation, études et analyses	Mensuelles
Ministère de la Sécurité publique (MSP)	Pour un mois donné, renseignements sur les personnes détenues dans une prison ou un établissement semblable	256	Septembre 2010	Divergence	Sélection et documentation	Mensuelles
Ministère des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire (MAMOT)	Fichier provenant des rôles d’évaluation foncière pour certaines transactions immobilières	8	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses; fichier aussi accessible sous forme de transaction interactive	Conventionnelles
MAMOT et municipalités	Fichiers des rôles d’évaluation foncière	211	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances, fins autres que fiscales	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
Ministère de l’Énergie et des Ressources naturelles (MERN)	Registre foncier du Québec	229	Mai 2003	Divergence, non-production, recouvrement des créances, fins autres que fiscales	Sélection, documentation, études et analyses	Au besoin
MERN	Renseignements sur les utilisateurs du territoire public à des fins récréatives et de villégiature	228	Mai 2003	Divergence et non-production	Sélection, études et analyses	Au besoin
MERN	Renseignements sur les ventes et locations de terres du domaine de l’État	272	Février 2016	Divergence et non-production	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
Ministère des Finances du Québec (MFQ)	Renseignements sur les bénéficiaires de subventions, prêts et garanties de prêts consentis par le MFQ	274	Février 2016	Divergence, non-production, fins autres que fiscales	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
Ministère du Tourisme (MTO) et MERN	Renseignements sur les établissements touristiques assujettis ou non à la réglementation, y compris les entreprises de restauration, d’hébergement et d’activités touristiques	117	Novembre 1998 et mai 2003	Déterminer les mandataires assujettis à la taxe sur l’hébergement afin de s’assurer de leur inscription conforme auprès de Revenu Québec	Sélection, enrichissement des référentiels, études et analyses	Deux fois par année ou plus au besoin
Ministère des Relations internationales et de la Francophonie (MRIF)	Renseignements sur les organisations internationales, leurs employés et les membres de leur famille inscrits au MRIF	253	Septembre 2010	Divergence et non-production	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
Ministère du Tourisme (MTO)	Renseignements sur les permis et attestations des établissements touristiques	266	Septembre 2012	Divergence et non-production	Sélection, documentation, études et analyses	Mensuelles
Office municipal d’habitation (OMH)	Renseignements sur les adresses de citoyens de villages nordiques	275	Février 2016	Divergence et non-production	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
RAMQ	Fichier d’inscription des personnes assurées	14	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances, fins autres que fiscales	Sélection, documentation, études et analyses; amélioration des référentiels; établissement des liens entre personnes; établissement des coordonnées des contribuables pour vérifier leur dossier ou recouvrer les sommes dues	Conventionnelles
RAMQ et Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ)	Renseignements sur les honoraires professionnels et autres paiements versés à des professionnels de la santé	225	Septembre 2006	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ)	Renseignements sur les détenteurs de licences relatives aux appareils d’amusement et nombre de vignettes	139	Novembre 1998	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Au besoin
RACJ	Renseignements sur les détenteurs de permis industriels, de brasseurs et de distributeurs de bière	141	Novembre 1998	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Au besoin
RACJ	Fichier des détenteurs de permis de boissons alcooliques	22	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Mensuelles; autres modalités conventionnelles
RACJ	Renseignements sur les établissements, détenteurs ou non d’un permis de la RACJ, ayant commis des infractions à des lois comme la Loi sur les infractions en matière de boissons alcooliques, détectées par des corps policiers participant au programme ACCES	201	Mai 2000	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Mensuelles
Retraite Québec	Fichier d’inscription de la clientèle	4	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances, fins autres que fiscales	Sélection, documentation, études et analyses	Au besoin
Retraite Québec	Fichier du paiement de soutien aux enfants	244	Septembre 2006	Divergence, non-production, recouvrement des créances, fins autres que fiscales	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
Régie du bâtiment du Québec (RBQ)	Renseignements sur les entreprises licenciées	67	Novembre 1998	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Au besoin
RBQ	Liste des permis de plomberie et d’électricité par entrepreneur	56	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Au besoin
RBQ	Renseignements sur les infractions et les dossiers de poursuite	60	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Au besoin
RBQ	Liste des entreposeurs de carburant, dépôts terrestres et détaillants de carburant	243	Septembre 2006	Divergence et non-production	Sélection, documentation, études et analyses	Au besoin
RBQ	Renseignements sur les intervenants et interlocuteurs du milieu de la construction concernant le droit d’exercice et les champs de compétence	254	Septembre 2010	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
RBQ et municipalités	Fichier des déclarations de travaux exigeant des permis de construction	41	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Mensuelles
Régie du logement	Renseignements sur les demandes déposées, données relatives à la fixation de loyer, décisions rendues et données statistiques	267	Septembre 2012	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
Registraire des entreprises	Registre des entreprises du Québec	80	Mars 2017	Divergence, non-production, recouvrement des créances, fins autres que fiscales	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles et au besoin
Secrétariat du Conseil du trésor (SCT)	Renseignements sur l’adjudication et l’attribution des contrats publics	268	Septembre 2012	Divergence, non-production, recouvrement des créances, fins autres que fiscales	Sélection, documentation, études et analyses	Mensuelles
Société d’habitation du Québec (SHQ)	Renseignements sur les logements sociaux et communautaires	257	Septembre 2010	Divergence	Sélection et documentation	Conventionnelles
SAAQ	Fichier des données d’inspection mécanique des véhicules routiers	205	Mai 2003	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
SAAQ	Fichier des transactions de véhicules	213	Mai 2003	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses; notamment validation des déclarations des mandataires en matière de remises de taxes sur les véhicules	Mensuelles
SAAQ	Fichier de renseignements sur l’immatriculation des véhicules routiers au Québec	9	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances, fins autres que fiscales	Sélection, documentation, études et analyses	Au besoin; autres modalités conventionnelles
SAAQ et BTM	Fichier des détenteurs de permis de chauffeur de taxi	23	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Conventionnelles
SAAQ et Office de la protection du consommateur (OPC)	Fichier des détenteurs de licences de commerçants et recycleurs d’automobiles	21	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Au besoin
Société des alcools du Québec (SAQ)	Fichier des factures périodiques concernant les achats d’alcool des détenteurs de permis, notamment restaurants et bars	34	Septembre 1996	Divergence, non-production, recouvrement des créances	Sélection, documentation, études et analyses	Mensuelles; autres modalités conventionnelles
Société québécoise de récupération et de recyclage (RECYC-QUÉBEC)	Fichier des renseignements sur les commerçants inscrits au Programme québécois de gestion intégrée des pneus hors d’usage	245	Septembre 2006	Divergence et non-production	Sélection et documentation	Conventionnelles

Avis de la Commission d’accès à l’information

L’annexe contient l’avis de la Commission d’accès à l’information du Québec concernant la neuvième mise à jour du plan d’utilisation.

Contexte de l’avis

Revenu Québec a soumis la mise à jour à la Commission pour avis, conformément à l’article 71.0.3 de la LAF.

Cet article prévoit que le ministre doit établir un plan d’utilisation pour tout fichier de renseignements qu’il souhaite obtenir en vertu de l’article 71 à des fins :

• de comparaison;
• de couplage;
• d’appariement.

Le plan doit inclure une brève description :

• des fichiers demandés et de leur provenance;
• des finalités recherchées;
• de l’usage projeté;
• des modalités d’échange;
• des mesures de sécurité, le cas échéant.

La Commission doit rendre son avis dans les 30 jours suivant la réception du plan.

Si la Commission rend un avis défavorable, le plan peut être soumis au gouvernement pour approbation. Dans ce cas, il entre en vigueur le jour de son approbation.

Le plan de 2017 représente la neuvième mise à jour depuis l’adoption initiale du plan en 1996.

La mise à jour précédente datait de 2016 et avait reçu un avis favorable de la Commission. Cette mise à jour portait le dossier CAI 101 29 16.

Raison précise de la mise à jour de 2017

Le 1er mars 2017, Revenu Québec a informé la Commission qu’une modification au plan de 2016 était nécessaire en raison du transfert des activités du Registraire des entreprises au ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MTESS).

Ce transfert découle de la Loi visant le transfert des activités du registraire des entreprises au ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale, LQ 2016, chapitre 29.

La Commission a noté que :

• cette loi a été sanctionnée le 7 décembre 2016;
• elle devait entrer en vigueur le 1er avril 2017.

La mise à jour vise donc à réintroduire au plan le fichier intitulé Registre des entreprises du Québec, qui proviendra du Registraire des entreprises du Québec.

Revenu Québec a rappelé à la Commission que :

• ce fichier ne figurait plus dans les plans antérieurs parce que le Registraire des entreprises était intégré à Revenu Québec depuis avril 2007;
• le transfert au MTESS en avril 2017 rend nécessaire de conserver l’accès à ce fichier dans le cadre de sa mission;
• les renseignements provenant du Registraire des entreprises figuraient au plan d’utilisation depuis 1996.

La Commission a aussi constaté que le plan de 2017, après mise à jour, comprend 68 fichiers de renseignements provenant des ministères et organismes publics détenteurs de ces fichiers.

Conformément à l’article 71.0.4 de la LAF, le plan d’utilisation 2017 doit être publié dans la Gazette officielle du Québec selon les délais prévus, et devient public lors de cette publication.

L’avis de la Commission porte sur le plan reçu le 1er mars 2017.

Constats de la Commission

La Commission constate que :

• la mise à jour de 2017 ajoute le fichier Registre des entreprises du Québec;
• ce fichier porte le numéro de référence 80;
• il est ajouté à la partie 6 du plan d’utilisation 2017;
• l’ajout est nécessaire en raison du transfert des activités du Registraire des entreprises de Revenu Québec vers le MTESS à compter du 1er avril 2017;
• aucun fichier du plan de 2016 n’est retiré;
• aucun fichier du plan de 2016 ne fait l’objet d’un amendement majeur;
• seules des modifications mineures sont apportées au tableau descriptif des fichiers afin de tenir compte de changements de noms de ministères et organismes publics depuis 2016;
• les références annuelles au Rapport annuel de gestion 2015-2016 et au Plan stratégique 2016-2020 de Revenu Québec sont mises à jour dans la partie 2;
• les parties 1, 2, 3 et 4 du plan de 2016 ne font pas l’objet de modifications substantielles.

Conclusion de la Commission

La Commission retient que :

• le plan de 2017 contient les éléments minimalement exigés par les paragraphes a) à e) du deuxième alinéa de l’article 71.0.3 de la LAF;
• l’ajout du Registre des entreprises du Québec fait passer le nombre de fichiers de 67 à 68;
• la partie 6 du plan identifie la provenance du fichier ajouté, la finalité recherchée, les usages projetés et les modalités d’échange;
• les mesures de sécurité sont décrites dans la partie 4 du plan, intitulée Protection des renseignements.

La Commission émet donc un avis favorable à la neuvième mise à jour du plan d’utilisation soumise par Revenu Québec le 1er mars 2017.

Cas particuliers et exceptions

Le document mentionne plusieurs cas particuliers, exceptions ou précisions importantes.

Utilisation à des fins autres que fiscales

Les renseignements obtenus pour appliquer ou exécuter une loi fiscale peuvent être utilisés à d’autres fins si l’article 69.0.0.7 de la LAF le permet. Les principaux cas mentionnés sont :

• perception des pensions alimentaires;
• recherche de débiteurs ou créanciers alimentaires;
• retenue à la source sur des sommes versées à un débiteur alimentaire;
• recouvrement des sommes dues en vertu de la LFPPA;
• administration et liquidation de biens non réclamés;
• recherche d’actifs, de passifs et de sources de revenu;
• recherche des propriétaires ou ayants droit de biens non réclamés;
• application de règles liées aux contrats publics et à l’attestation de Revenu Québec.

Organismes publics et changements organisationnels

Le cas du Registraire des entreprises constitue le principal cas particulier de la mise à jour :

• il avait été retiré du plan dans la version de juin 2010;
• ce retrait s’expliquait par son intégration à Revenu Québec le 1er avril 2007;
• il quitte Revenu Québec le 1er avril 2017;
• son fichier doit donc être réintégré au plan en mars 2017;
• le fichier concerné est le Registre des entreprises du Québec, numéro de référence 80.

Absence de retraits et d’amendements

La mise à jour de mars 2017 ne retire aucun fichier et n’apporte aucun amendement à des fichiers déjà inscrits.

Possibilité de changer les modalités de transmission

Même si les transmissions sont généralement annuelles, trimestrielles ou mensuelles, une modification peut être nécessaire en cours d’année pour répondre à de nouveaux besoins, notamment pour vérifier l’admissibilité à des crédits d’impôt en continu.

Période généralement couverte par un nouveau fichier

Lorsqu’un nouveau fichier est ajouté, la transmission couvre généralement :

• l’année d’imposition courante au moment prévu de réception des renseignements;
• les trois années précédentes.

Renseignements publics disponibles en ligne

Lorsque les renseignements sont publics et accessibles sur Internet, Revenu Québec peut s’entendre avec l’organisme fournisseur pour les télécharger directement.

Données référentielles conservées

Le processus de destruction des renseignements ne supprime pas nécessairement certains renseignements intégrés comme données référentielles dans certains systèmes de Revenu Québec.

Démarches et procédures

Le document décrit principalement des démarches institutionnelles et administratives, plutôt que des démarches que les citoyens doivent eux-mêmes entreprendre.

Procédure de création et d’utilisation du plan

1. Revenu Québec détermine les fichiers de renseignements qu’il souhaite obtenir d’organismes publics en vertu de l’article 71 de la LAF.
2. Lorsque ces fichiers doivent servir à des fins de comparaison, de couplage ou d’appariement, Revenu Québec prépare un plan d’utilisation.
3. Le plan doit décrire :
   • les fichiers demandés;
   • leur provenance;
   • les finalités recherchées;
   • les usages projetés;
   • les modalités d’échange;
   • les mesures de sécurité applicables.
4. Le plan est soumis à la Commission d’accès à l’information pour avis.
5. La Commission rend son avis dans un délai de 30 jours suivant la réception du plan.
6. Le plan est déposé à l’Assemblée nationale du Québec avec l’avis de la Commission.
7. Le plan est publié à la Gazette officielle du Québec.
8. Revenu Québec peut utiliser les renseignements selon les finalités, usages, modalités et mesures de sécurité déclarés.

Procédure en cas d’avis défavorable de la Commission

Si la Commission rend un avis défavorable :

1. le plan peut être soumis au gouvernement;
2. le gouvernement peut l’approuver;
3. le plan entre alors en vigueur le jour de son approbation.

Procédure de mise à jour de mars 2017

1. Revenu Québec constate que le transfert du Registraire des entreprises vers le MTESS exige une modification du plan.
2. Le 1er mars 2017, Revenu Québec soumet la mise à jour à la Commission.
3. La mise à jour ajoute le fichier Registre des entreprises du Québec, numéro 80.
4. Aucun retrait n’est proposé.
5. Aucun amendement à un fichier existant n’est proposé.
6. La Commission examine la mise à jour.
7. Elle constate que les éléments exigés par l’article 71.0.3 de la LAF sont présents.
8. Elle rend un avis favorable en mars 2017.

Procédure d’accès interne aux renseignements

Pour qu’un membre du personnel de Revenu Québec accède aux renseignements du plan :

1. une demande d’accès doit être formulée;
2. les privilèges demandés doivent correspondre aux tâches de la personne;
3. la demande est soumise à un processus d’approbation;
4. le gestionnaire responsable des renseignements du plan ratifie l’accès;
5. l’accès doit respecter les finalités et usages déclarés;
6. les privilèges sont accordés pour une période maximale d’un an;
7. à l’échéance, le renouvellement doit être justifié.

Cette procédure s’applique aussi au personnel chargé du soutien ou de l’entretien des systèmes informatiques.

Procédure relative aux extrants

1. Les producteurs déposent les fichiers dérivés et documents contenant des renseignements du plan dans un registre organisationnel sécurisé.
2. Les utilisateurs autorisés récupèrent uniquement les extrants qui leur sont destinés.
3. Le registre permet le suivi centralisé de la circulation des extrants.
4. Le registre facilite la recherche des extrants qui doivent être détruits.
5. Le registre sert aussi aux vérifications, audits de sécurité et redditions de comptes.

Procédure de destruction

1. Revenu Québec applique annuellement un processus de destruction.
2. Les renseignements dont le délai de conservation est expiré sont retirés des environnements informatiques.
3. Ces renseignements sont détruits.
4. Les extrants contenant les renseignements visés sont également détruits.
5. Les données intégrées comme données référentielles dans certains systèmes peuvent toutefois demeurer présentes.

Mises en garde importantes

• Les renseignements contenus dans un dossier fiscal sont confidentiels.
• Ils ne peuvent être utilisés ou communiqués sans consentement que si la LAF le permet.
• Les règles de confidentialité s’appliquent aux personnes physiques et aux autres entités considérées comme des personnes au sens d’une loi fiscale.
• L’utilisation d’un code d’utilisateur appartenant à une autre personne peut entraîner des sanctions pénales et des mesures disciplinaires lorsqu’elle s’inscrit dans une consultation ou une divulgation non autorisée, ou dans un usage non prévu par la loi.
• Revenu Québec effectue régulièrement des vérifications internes sur la confidentialité.
• Les manquements aux règles de confidentialité peuvent être sanctionnés.
• Les privilèges d’accès aux renseignements du plan sont limités selon les tâches du personnel.
• Les privilèges d’accès ne peuvent être accordés que pour une période maximale d’un an avant renouvellement justifié.
• Les croisements de renseignements et les consultations sont journalisés.
• Les renseignements demandés aux organismes publics doivent se limiter aux éléments jugés nécessaires à l’application des lois fiscales.
• Les fichiers dérivés et documents contenant des renseignements du plan doivent circuler dans un registre organisationnel sécurisé.
• Les renseignements dont la période de conservation est expirée sont détruits, sauf précision relative aux données référentielles intégrées dans certains systèmes.
• Un plan d’utilisation défavorable à la Commission peut tout de même être soumis au gouvernement pour approbation, et il entre alors en vigueur à la date de cette approbation.
• Le plan d’utilisation de 2017 devait être publié à la Gazette officielle du Québec conformément à l’article 71.0.4 de la LAF.
• La Commission a constaté que la mise à jour de 2017 ajoute un fichier, ne retire aucun fichier et n’apporte aucun amendement majeur.
• La mise à jour fait passer le plan de 67 à 68 fichiers.

Synthèse

Le plan d’utilisation encadre la manière dont Revenu Québec obtient et utilise des fichiers de renseignements provenant d’organismes publics pour comparer, coupler ou apparier des données en vertu des articles 71 et suivants de la LAF. Ces renseignements servent principalement à détecter la non-production, repérer les divergences, recouvrer les créances et réaliser certaines activités non fiscales permises par la loi, notamment en matière de pensions alimentaires et de biens non réclamés. La mise à jour de mars 2017 ajoute un seul fichier, le Registre des entreprises du Québec, numéro de référence 80, parce que le Registraire des entreprises quitte Revenu Québec le 1er avril 2017 pour relever du MTESS. Aucun fichier n’est retiré et aucun fichier déjà inscrit n’est amendé. Après la mise à jour, le plan comprend 68 fichiers de renseignements. Revenu Québec prévoit des usages de sélection, de documentation, d’études et d’analyses, avec des modalités d’échange annuelles, trimestrielles, mensuelles, conventionnelles ou au besoin selon les fichiers. Des mesures strictes de confidentialité, d’accès, de journalisation, de registre sécurisé et de destruction annuelle encadrent ces renseignements. La Commission d’accès à l’information a rendu un avis favorable à cette neuvième mise à jour soumise le 1er mars 2017.