Guide du relevé 31 – Renseignements sur l’occupation d’un logement

À propos de ce contenu

Ce contenu est une reformulation vulgarisée de la publication officielle de Revenu Québec : RL-31.G(2025-10).pdf, produite pour aider les citoyens et entrepreneurs à mieux comprendre leurs obligations fiscales. Il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Référez-vous au document officiel pour toute décision.

À qui s'adresse ce document

Ce guide s’adresse principalement aux personnes et aux sociétés de personnes qui possèdent un immeuble au Québec et qui louent un logement pour lequel un loyer a été payé ou devait être payé le 31 décembre de l’année visée.

Il concerne notamment :

• les propriétaires d’immeubles locatifs;
• les propriétaires de duplex, triplex ou autres immeubles à logements;
• les propriétaires de maisons, d’appartements en copropriété ou de chambres louées lorsque les conditions du relevé 31 sont remplies;
• les sociétés de personnes propriétaires d’immeubles résidentiels loués;
• certains organismes responsables d’un territoire où aucun compte de taxes municipales n’est produit.

Le document vise les personnes qui doivent produire un relevé 31 pour transmettre à Revenu Québec et aux locataires ou sous-locataires les renseignements nécessaires liés à l’occupation d’un logement au 31 décembre.

Contexte et objectif

Le relevé 31 sert à déclarer des renseignements sur l’occupation d’un logement au 31 décembre d’une année donnée. Ces renseignements permettent aux locataires ou aux sous-locataires de demander le crédit d’impôt pour solidarité dans leur déclaration de revenus.

Le guide explique :

• dans quels cas un relevé 31 doit être produit;
• quels logements sont visés ou exclus;
• comment transmettre les relevés à Revenu Québec;
• comment remettre les relevés aux locataires et sous-locataires;
• comment corriger ou annuler un relevé déjà transmis;
• quelles pénalités peuvent s’appliquer;
• comment remplir chaque case du relevé 31 destiné à Revenu Québec, soit le formulaire RL-31;
• comment remplir la copie destinée aux locataires ou sous-locataires, soit le formulaire RL-31.CS.

Les indications du guide sont prévues pour l’année 2025 et pour les années suivantes, tant qu’aucune modification administrative ou législative ne nécessite une nouvelle version.

Les références législatives mentionnées dans le document renvoient notamment :

• à la Loi sur l’administration fiscale, indiquée par le sigle LAF;
• au Règlement sur l’administration fiscale, indiqué par LAF (r. 1);
• à la Loi sur les impôts, lorsque seuls des numéros d’articles sont indiqués;
• au Règlement sur les impôts, lorsque les numéros contiennent la lettre R;
• à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, indiquée par LCCJTI.

Le guide précise également que son contenu n’a pas la valeur d’une interprétation juridique de la Loi sur les impôts ni d’une autre loi.

Informations complètes et détaillées

1. Renseignements généraux

1.1 Fonction du relevé 31

Le relevé 31 permet de transmettre des données sur l’occupation d’un logement au 31 décembre de l’année visée.

Les renseignements inscrits sur ce relevé servent au locataire ou au sous-locataire lorsqu’il souhaite demander le crédit d’impôt pour solidarité dans sa déclaration de revenus.

1.2 Personnes tenues de produire le relevé 31

Un relevé 31 doit être produit par toute personne ou toute société de personnes qui remplit les conditions suivantes :

• elle est propriétaire d’un immeuble;
• elle a loué un logement;
• un loyer pour ce logement a été payé ou était payable le 31 décembre de l’année visée.

Référence indiquée dans le guide : 1086R97.2.

1.3 Logements pour lesquels un relevé 31 doit être produit

Un relevé 31 doit être produit pour chaque logement qui respecte toutes les conditions suivantes :

• le logement est situé au Québec;
• un loyer a été payé ou devait être payé le 31 décembre de l’année visée;
• le logement n’entre pas dans l’une des catégories exclues.

Les logements visés peuvent notamment être :

• une maison;
• un appartement dans un duplex;
• un appartement dans un immeuble locatif;
• un appartement dans un immeuble en copropriété, aussi appelé condominium;
• une chambre.

Logements exclus

Aucun relevé 31 n’est requis pour les logements suivants :

• un logement à loyer modique au sens du Code civil du Québec, y compris notamment :

  • un logement situé dans une habitation à loyer modique, ou HLM;
  • un logement pour lequel la Société d’habitation du Québec a convenu de payer une somme afin que le loyer soit acquitté pour une période incluant le 31 décembre de l’année visée;

• un logement situé dans une installation où un établissement public ou privé conventionné, financé par des fonds publics, exploite :

  • un centre hospitalier;
  • un centre d’hébergement et de soins de longue durée, ou CHSLD;
  • un centre de réadaptation;

• un logement situé dans un centre hospitalier ou un centre d’accueil relevant de la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris;

• un logement pour lequel une somme a été versée afin que le loyer soit payé pour une période qui comprend le 31 décembre de l’année visée, lorsque cette somme est versée dans le cadre d’un programme régi par la Loi nationale sur l’habitation; l’exemple donné est un logement situé dans une coopérative d’habitation lorsque ce type de somme est versé;

• un logement situé dans un immeuble ou un local d’habitation où sont fournis les services :

  • d’une ressource intermédiaire;
  • d’une ressource de type familial;

• une chambre située dans la résidence principale du propriétaire lorsque moins de trois chambres y sont louées ou offertes en location, sauf si la chambre répond à au moins l’une des conditions suivantes :

  • elle possède une sortie distincte donnant directement sur l’extérieur;
  • elle dispose d’installations sanitaires indépendantes de celles utilisées par le propriétaire;

• une chambre située dans un établissement hôtelier ou dans une maison de chambres, lorsqu’elle est louée ou sous-louée pour une période de moins de 60 jours consécutifs.

Référence indiquée dans le guide : 1029.8.116.12.

1.4 Situation particulière : territoire sans compte de taxes municipales

Un relevé 31 doit aussi être produit par tout organisme responsable d’un territoire où aucun compte de taxes municipales n’est établi.

Dans cette situation, le relevé doit être produit pour tout logement situé sur ce territoire qui respecte les conditions prévues à la section 1.3, sauf la condition selon laquelle un loyer doit avoir été payé ou devait être payable le 31 décembre de l’année visée.

Logement situé sur un tel territoire avec bail ou droit semblable à un bail

Lorsqu’un logement situé sur un territoire sans compte de taxes municipales fait l’objet :

• d’un bail;
• ou d’un droit semblable à un bail,

les renseignements à inscrire sur le relevé destiné à Revenu Québec, soit RL-31, et sur le relevé destiné aux locataires ou sous-locataires, soit RL-31.CS, doivent être remplis selon les règles décrites dans les sections 3 et 4 du guide.

Logement situé sur un tel territoire sans bail ni droit semblable à un bail

Lorsqu’aucun bail n’a été conclu et qu’aucun droit comparable à un bail n’a été accordé pour le logement, l’organisme doit inscrire les renseignements suivants sur le relevé RL-31 à transmettre à Revenu Québec :

• à la case B : le nombre total de particuliers qui étaient propriétaires du logement au 31 décembre de l’année visée;
• à la case C : l’adresse du logement;
• dans la section portant sur le nom, le prénom et l’adresse de correspondance des locataires ou sous-locataires : le nom de famille, le prénom et l’adresse de correspondance de chacun des particuliers qui étaient propriétaires du logement au 31 décembre de l’année visée;
• dans la section portant sur le nom et l’adresse du propriétaire : le nom et l’adresse de l’organisme responsable du territoire où aucun compte de taxes municipales n’est établi.

Les autres cases du relevé doivent être remplies selon les règles des sections 3.1 à 3.4.

Les renseignements inscrits sur le relevé RL-31 transmis à Revenu Québec doivent ensuite être reportés aux endroits appropriés sur les relevés RL-31.CS remis à chacun des propriétaires du logement visé.

Référence indiquée dans le guide : 1086R97.2.

2. Production du relevé 31

2.1 Modes de production permis

Les renseignements exigés doivent être fournis au moyen du relevé 31 prescrit.

Pour produire le relevé 31, il faut utiliser l’une des méthodes suivantes :

• le service en ligne Produire et consulter des relevés 31;
• un logiciel autorisé par Revenu Québec pour produire des relevés 31 et acheté par le producteur;
• un logiciel conçu par le producteur lui-même, à condition qu’il respecte les exigences de Revenu Québec;
• le formulaire papier du relevé 31 fourni par Revenu Québec.

Le guide précise que Revenu Québec ne verse aucune compensation financière aux personnes qui utilisent leurs propres relevés.

2.2 Date limite de transmission

Les relevés doivent être transmis au plus tard le dernier jour de février de l’année suivant celle visée par les relevés.

À cette date limite, le producteur doit :

• transmettre les relevés RL-31 à Revenu Québec;
• transmettre les relevés RL-31.CS aux locataires et aux sous-locataires.

Références indiquées dans le guide : 1086R65, 1086R70.

2.3 Transmission des relevés à Revenu Québec

Le relevé RL-31 correspond à la copie 1 du relevé 31. C’est cette copie qui doit être transmise à Revenu Québec.

Un relevé RL-31 doit être transmis pour chaque logement qui respecte les conditions applicables décrites à la section 1.3.

Si plus de 5 relevés RL-31 sont produits

Lorsqu’un producteur prépare plus de 5 relevés RL-31, la transmission à Revenu Québec doit obligatoirement se faire par Internet.

Deux options sont possibles :

• transmettre les relevés au moyen d’un logiciel autorisé par Revenu Québec, dans un fichier XML;
• utiliser le service en ligne Produire et consulter des relevés 31.

Dans ce cas, il ne faut pas envoyer la copie 1 des relevés papier à Revenu Québec, puisque les relevés sont déjà transmis par Internet.

Si moins de 6 relevés RL-31 sont produits

Lorsqu’un producteur prépare moins de 6 relevés RL-31, il peut les transmettre :

• par Internet, au moyen d’un logiciel autorisé par Revenu Québec, dans un fichier XML;
• par Internet, au moyen du service en ligne Produire et consulter des relevés 31;
• par la poste, sur support papier.

Lorsque les relevés sont envoyés sur support papier, seule la copie 1 de chaque relevé doit être transmise à Revenu Québec.

Conservation des relevés

Le producteur doit conserver les relevés, selon le support utilisé :

• sur support technologique;
• ou sur support papier.

Renseignements complémentaires sur la transmission

Le guide renvoie au Guide du préparateur – Relevés (ED-425) pour obtenir plus d’information sur la transmission des relevés.

Références indiquées dans le guide : 1086R65, LAF 37.1.1, LAF (r. 1) 37.1.1R1, LCCJTI 3, 28, 29 et 71.

Exemple : nombre de relevés RL-31 à transmettre à Revenu Québec

Le guide donne l’exemple suivant :

• une personne possède deux immeubles;
• chacun de ces immeubles comprend deux logements;
• le loyer a été reçu pour chacun de ces logements pour la période du 1er au 31 décembre.

Dans cette situation, il faut transmettre quatre relevés RL-31 à Revenu Québec, soit un relevé pour chacun des quatre logements.

2.4 Transmission des relevés aux locataires et aux sous-locataires

Le relevé RL-31.CS correspond à la copie 2 du relevé 31. Il s’agit de la copie destinée aux locataires et aux sous-locataires.

Un relevé RL-31.CS doit être transmis à chacun des locataires et sous-locataires dont le nom et l’adresse figurent sur la copie 1 du relevé RL-31 transmise à Revenu Québec pour le logement.

Transmission lorsque les relevés sont produits sur papier

Lorsque les relevés sont produits sur support papier, la copie 2 doit être remise aux locataires ou sous-locataires :

• en personne;
• par la poste;
• ou par un autre moyen.

Transmission électronique aux locataires ou sous-locataires

Si le relevé RL-31.CS est transmis par voie électronique, le producteur doit d’abord obtenir le consentement écrit du locataire ou du sous-locataire.

Ce consentement écrit peut être transmis notamment :

• par voie électronique;
• par la poste;
• ou par un autre moyen.

Le consentement doit clairement indiquer :

• que la personne accepte de recevoir son relevé 31 par voie électronique;
• que ce consentement demeure valide jusqu’à ce que la personne avise le producteur qu’elle le retire.

Le producteur doit aussi informer le locataire ou le sous-locataire des façons possibles de révoquer son consentement.

Obligations liées à la transmission électronique

Lorsqu’un relevé est transmis par voie électronique, le producteur doit notamment :

• protéger les renseignements personnels des locataires et des sous-locataires;
• être capable de vérifier l’identité de la personne qui donne son consentement;
• s’assurer que le format du relevé transmis ne permet pas la modification des renseignements qui y figurent.

Référence indiquée dans le guide : 1086R70.

Exemple : nombre de relevés RL-31.CS à remettre aux locataires ou sous-locataires

Le guide donne l’exemple suivant :

• un propriétaire possède un immeuble de quatre logements;
• le loyer a été reçu pour chacun des logements pour la période du 1er au 31 décembre;
• le logement numéro 3 est occupé par une famille de cinq personnes;
• cette famille comprend deux adultes et trois enfants;
• seuls les deux adultes, Luc et Nicole, ont signé le bail comme locataires.

Pour le logement numéro 3, le propriétaire doit transmettre un relevé RL-31.CS à chacun des deux locataires ayant signé le bail :

• un relevé à Luc;
• un relevé à Nicole.

Les trois enfants ne reçoivent pas de relevé, puisqu’ils n’ont pas signé le bail.

2.5 Modification ou annulation d’un relevé

Quand produire un relevé modifié

Un relevé modifié doit être produit lorsqu’un relevé déjà transmis à Revenu Québec contient une ou plusieurs données inexactes.

L’exemple donné dans le guide concerne un nombre de locataires ou de sous-locataires inscrit de façon incorrecte à la case B.

Cas où il ne faut pas transmettre un relevé modifié à Revenu Québec

Si seule l’adresse de correspondance d’un locataire ou d’un sous-locataire est erronée, il ne faut pas transmettre de relevé modifié à Revenu Québec.

Dans cette situation, il faut seulement retransmettre le relevé RL-31.CS original au locataire ou au sous-locataire concerné.

Quand produire un relevé annulé

Un relevé annulé doit être produit pour supprimer un relevé déjà transmis à Revenu Québec dans l’un des cas suivants :

• le relevé n’aurait jamais dû être produit;
• le relevé contient une erreur dans le prénom d’un locataire ou d’un sous-locataire;
• le relevé contient une erreur dans le nom de famille d’un locataire ou d’un sous-locataire.

2.5.1 Relevé transmis au moyen d’un logiciel autorisé

Les relevés 31 modifiés ou annulés peuvent être transmis par Internet.

Pour modifier ou annuler un relevé 31 qui avait été transmis par Internet dans un fichier XML à l’aide d’un logiciel autorisé par Revenu Québec, il faut suivre les indications du guide ED-425.

2.5.2 Relevé transmis au moyen du service en ligne Produire et consulter des relevés 31

Lorsqu’un relevé 31 a déjà été transmis par Internet au moyen du service en ligne Produire et consulter des relevés 31, la modification ou l’annulation se fait dans ce même service, en suivant les instructions qui y sont fournies.

2.5.3 Relevé transmis sur support papier

Modification d’un relevé papier

Pour corriger un relevé déjà transmis sur papier, il faut :

• produire un relevé corrigé;
• inscrire la mention « Modifié » sur ce relevé;
• inscrire la lettre A à la case « Code du relevé »;
• inscrire les renseignements corrigés dans les cases concernées;
• recopier les renseignements inchangés dans les autres cases;
• inscrire, à la case « No du dernier relevé transmis », le numéro figurant dans le coin supérieur droit du relevé à modifier.

Annulation d’un relevé papier

Pour annuler un relevé déjà transmis sur support papier, il faut :

• faire une photocopie du dernier relevé transmis;
• inscrire la mention « Annulé » sur la photocopie;
• inscrire la lettre D à la case « Code du relevé »;
• s’assurer que le numéro figurant dans le coin supérieur droit du relevé est lisible sur la photocopie.

2.6 Pénalités

La Loi sur l’administration fiscale prévoit des pénalités dans certaines situations, notamment :

• lorsque le relevé 31 est produit en retard;
• lorsqu’un producteur produit plus de 5 relevés 31 et ne les transmet pas par Internet.

Une pénalité de 100 $ peut aussi s’appliquer lorsqu’un renseignement requis sur le relevé 31 n’est pas fourni.

Cependant, cette pénalité de 100 $ ne s’applique pas si les deux conditions suivantes sont réunies :

• le renseignement manquant concerne l’identité des locataires ou des sous-locataires;
• le producteur a fait des efforts raisonnables pour obtenir ce renseignement.

Références indiquées dans le guide : LAF 59, 59.0.0.3, 59.0.0.4 et 59.0.2.

3. Comment remplir le relevé 31 RL-31 destiné à Revenu Québec

Le relevé RL-31 est la copie qui doit être transmise à Revenu Québec. Il contient les renseignements sur le logement, les locataires ou sous-locataires qui ont conclu le bail, ainsi que le propriétaire.

3.1 Case « Année »

Il faut inscrire l’année à laquelle se rapportent les renseignements déclarés sur le relevé.

3.2 Case « Code du relevé »

La case « Code du relevé » doit contenir l’un des codes suivants :

Code	Signification
R	Relevé original
A	Relevé modifié
D	Relevé annulé

3.3 Case « No du dernier relevé transmis »

Cette case doit être remplie lorsqu’un relevé modifié est produit.

Il faut y inscrire le numéro du relevé à modifier.

Les règles de modification sont décrites à la section 2.5 du guide.

3.4 Case A – Numéro de logement

Le numéro de logement est déjà imprimé sur le relevé. Le producteur n’a donc pas à l’inscrire lui-même à la case A.

Ce numéro est :

• unique;
• associé au logement dont l’adresse est inscrite à la case C;
• non réutilisable d’une année à l’autre.

3.5 Case B – Nombre de locataires ou de sous-locataires qui ont conclu le bail du logement visé à la case C

À la case B, il faut inscrire le nombre total de particuliers qui étaient, au 31 décembre de l’année visée, locataires ou sous-locataires du logement dont l’adresse apparaît à la case C.

Les personnes à compter sont celles qui ont conclu un bail de location ou de sous-location auquel le propriétaire a consenti. Ces personnes sont donc responsables du paiement du loyer.

Personnes à ne pas inclure à la case B

Il ne faut pas inclure :

• les personnes qui ont agi comme cautions des locataires ou des sous-locataires;
• les personnes qui vivent dans le logement, mais qui n’ont pas signé ou conclu le bail de location ou de sous-location.

Exemple : case B

Le guide donne l’exemple suivant :

• l’appartement numéro 3 est occupé par une famille de cinq personnes;
• la famille comprend deux adultes et trois enfants;
• les deux adultes, Luc et Nicole, ont signé le bail comme locataires;
• Jean, un ami de la famille, a signé le bail seulement comme caution.

Dans cette situation, la case B doit indiquer 2, car seuls Luc et Nicole sont locataires du logement. Les enfants ne sont pas inclus, puisqu’ils n’ont pas conclu le bail, et Jean n’est pas inclus puisqu’il est seulement caution.

3.6 Case C – Adresse du logement

À la case C, il faut inscrire l’adresse du logement concerné.

Le logement peut être notamment :

• une maison;
• un appartement dans un duplex;
• un appartement dans un immeuble locatif;
• un appartement dans un immeuble en copropriété, ou condominium;
• une chambre.

Les règles permettant de déterminer si un logement exige un relevé 31 sont décrites à la section 1.3.

Case C1 – Appartement ou numéro de l’unité

À la case C1, il faut inscrire le numéro de l’appartement ou de la chambre.

Ce numéro peut être composé :

• de chiffres;
• de lettres;
• ou d’une combinaison de chiffres et de lettres.

S’il n’y a aucun numéro d’appartement, par exemple lorsqu’il s’agit d’une maison, la case C1 doit rester vide.

Lorsqu’il s’agit d’une chambre située dans un appartement, il faut inscrire :

1. le numéro de l’appartement;
2. un tiret –;
3. le numéro de la chambre.

Exemple : pour la chambre numéro 2 située dans l’appartement numéro 4, il faut inscrire 4–2 à la case C1.

Case C2 – Numéro de l’immeuble

À la case C2, il faut inscrire le numéro de l’immeuble.

Exemple : case C

Le guide donne l’exemple d’un appartement loué à Luc et Nicole dont l’adresse comporte :

• un numéro d’immeuble : 3000;
• une rue : rue Principale;
• un numéro d’appartement : 3;
• une municipalité;
• une province;
• un code postal.

Dans cet exemple :

• la case C1 doit contenir 3;
• la case C2 doit contenir 3000.

3.7 Renseignements sur l’identité

3.7.1 Nom de famille, prénom et adresse de correspondance des locataires ou sous-locataires ayant conclu le bail

Il faut inscrire le nom de famille, le prénom et la dernière adresse connue de chacun des particuliers qui, au 31 décembre de l’année visée, étaient locataires ou sous-locataires du logement indiqué à la case C.

Autrement dit, il faut inscrire les renseignements des particuliers qui ont conclu le bail de ce logement.

Si l’adresse de correspondance d’un locataire ou d’un sous-locataire est la même que l’adresse du logement inscrite à la case C, cette même adresse doit être inscrite comme adresse de correspondance.

Personnes dont les renseignements ne doivent pas être inscrits

Il ne faut pas inscrire le nom, le prénom ni l’adresse de correspondance :

• des personnes qui ont seulement agi comme cautions des locataires ou des sous-locataires;
• des personnes qui habitent le logement sans avoir conclu le bail.

Exemple : renseignements sur les locataires ou sous-locataires

Le guide reprend l’exemple d’un appartement numéro 3 occupé par une famille de cinq personnes, composée de deux adultes et trois enfants.

Les deux adultes, Luc et Nicole, ont signé le bail comme locataires. Leur adresse de correspondance est la même que l’adresse du logement inscrite à la case C.

Il faut donc inscrire dans la section prévue :

• le nom de famille de Luc;
• le prénom de Luc;
• son adresse de correspondance;
• le nom de famille de Nicole;
• le prénom de Nicole;
• son adresse de correspondance.

Les enfants ne sont pas inscrits, car ils n’ont pas conclu le bail.

Limite de cinq locataires ou sous-locataires par relevé RL-31

Le formulaire RL-31 permet d’inscrire les renseignements de cinq locataires ou sous-locataires.

Si plus de cinq locataires ou sous-locataires ont conclu le bail du logement inscrit à la case C, il faut produire autant de relevés RL-31 que nécessaire pour déclarer l’identité de toutes les personnes concernées.

Exemple : plus de cinq locataires ou sous-locataires

Le guide donne l’exemple suivant :

• l’appartement numéro 6 est occupé par huit personnes;
• les huit personnes ont toutes signé le bail comme locataires.

Dans cette situation :

• un premier relevé RL-31 doit être produit pour inscrire les renseignements des cinq premiers locataires;
• un second relevé RL-31 doit être produit pour inscrire les renseignements des trois autres locataires.

Les cases A, B et C doivent être identiques sur les deux relevés. La case B doit indiquer 8 sur chacun des relevés produits.

3.7.2 Nom et adresse du propriétaire

Il faut inscrire le nom et l’adresse de correspondance du propriétaire, y compris le code postal.

Exemple : renseignements sur le propriétaire

Le guide donne l’exemple d’un propriétaire dont l’adresse de correspondance est différente de celle du logement loué. Dans cette situation, le propriétaire doit inscrire dans la section prévue :

• son prénom;
• son nom;
• son adresse de correspondance complète;
• le code postal.

4. Comment remplir le relevé 31 RL-31.CS destiné aux locataires ou sous-locataires

La copie 2 du relevé 31, soit le formulaire RL-31.CS, doit être transmise à chacun des locataires et sous-locataires dont le nom et l’adresse apparaissent sur la copie 1 du relevé RL-31 transmise à Revenu Québec.

Les renseignements inscrits sur le relevé RL-31 destiné à Revenu Québec doivent être reportés aux endroits correspondants sur chaque relevé RL-31.CS remis aux locataires ou sous-locataires.

Exemple : relevés RL-31.CS à remettre aux locataires ou sous-locataires

Le guide donne l’exemple suivant :

• un relevé RL-31 a été transmis à Revenu Québec pour l’appartement numéro 3;
• Luc et Nicole sont les locataires de cet appartement;
• les renseignements inscrits sur le relevé RL-31 doivent être recopiés aux endroits appropriés sur chacun des relevés RL-31.CS.

Il faut donc produire :

• un relevé RL-31.CS pour Luc;
• un relevé RL-31.CS pour Nicole.

5. Contenu des annexes

Annexe 1 – Copie 1 du relevé 31 RL-31 à transmettre à Revenu Québec

L’annexe 1 présente le modèle de la copie 1 du relevé 31, soit le formulaire RL-31 destiné à Revenu Québec.

Cette copie comprend notamment les champs suivants :

• année;
• code du relevé;
• numéro du dernier relevé transmis;
• case A : numéro de logement;
• case B : nombre de locataires ou de sous-locataires qui ont conclu le bail du logement inscrit à la case C;
• case C : adresse du logement;
• case C1 : appartement ou numéro de l’unité;
• case C2 : numéro de l’immeuble;
• case C3 : rue;
• case C4 : ville, village ou municipalité;
• case C5 : code postal;
• nom de famille, prénom et adresse de correspondance de chacun des locataires ou sous-locataires qui ont conclu le bail;
• nom et adresse du propriétaire;
• déclaration selon laquelle les renseignements fournis sont exacts et complets;
• signature du propriétaire ou de la personne autorisée à signer;
• date;
• indicatif régional, téléphone et poste.

La reproduction du formulaire dans l’annexe porte la mention de spécimen.

Annexe 2 – Copie 2 du relevé 31 RL-31.CS à transmettre au locataire ou au sous-locataire

L’annexe 2 présente le modèle de la copie 2 du relevé 31, soit le formulaire RL-31.CS destiné au locataire ou au sous-locataire.

Cette copie comprend notamment :

• année;
• code du relevé;
• numéro du dernier relevé transmis;
• case A : numéro de logement;
• case B : nombre de locataires ou de sous-locataires qui ont conclu le bail du logement inscrit à la case C;
• case C : adresse du logement;
• case C1 : appartement ou numéro de l’unité;
• case C2 : numéro de l’immeuble;
• case C3 : rue;
• case C4 : ville, village ou municipalité;
• case C5 : code postal;
• nom et adresse du propriétaire;
• nom de famille, prénom et adresse du locataire ou du sous-locataire.

L’annexe 2 contient aussi des instructions destinées au locataire ou au sous-locataire.

Instructions figurant sur la copie destinée au locataire ou au sous-locataire

Le relevé RL-31.CS indique au locataire ou au sous-locataire de reporter, s’il y a lieu, les renseignements du relevé aux lignes correspondantes de sa déclaration de revenus.

Case A sur le RL-31.CS

Le numéro de logement doit être reporté à l’annexe D si, au 31 décembre, les conditions suivantes sont respectées :

• la personne habitait normalement le logement dont l’adresse est inscrite à la case C;
• ce logement constituait son lieu principal de résidence;
• elle ne recevait pas de somme d’un organisme public pour payer le loyer de ce logement.

Case B sur le RL-31.CS

La case B indique le nombre total de personnes qui sont locataires ou sous-locataires du logement dont l’adresse est inscrite à la case C.

Ce nombre doit être reporté à l’annexe D si la personne a inscrit à cette annexe le numéro figurant à la case A.

Case C sur le RL-31.CS

La case C indique l’adresse du logement dont la personne était locataire ou sous-locataire au 31 décembre, autrement qu’en tant que caution.

Cas particuliers et exceptions

Logements pour lesquels aucun relevé 31 n’est requis

Les logements exclus de l’obligation de produire un relevé 31 comprennent :

• les logements à loyer modique au sens du Code civil du Québec, y compris les HLM;
• certains logements pour lesquels la Société d’habitation du Québec verse une somme liée au paiement du loyer pour une période incluant le 31 décembre;
• les logements situés dans certaines installations exploitées par un centre hospitalier, un CHSLD ou un centre de réadaptation public ou privé conventionné;
• les logements situés dans certains centres hospitaliers ou centres d’accueil relevant de la loi applicable aux services de santé et services sociaux pour les autochtones cris;
• les logements pour lesquels une somme est versée dans le cadre d’un programme régi par la Loi nationale sur l’habitation pour couvrir le loyer d’une période incluant le 31 décembre;
• les logements situés dans un immeuble ou local d’habitation où sont fournis les services d’une ressource intermédiaire ou d’une ressource de type familial;
• certaines chambres situées dans la résidence principale du propriétaire, lorsque moins de trois chambres sont louées ou offertes en location;
• les chambres d’établissements hôteliers ou de maisons de chambres louées ou sous-louées pour moins de 60 jours consécutifs.

Exception à l’exclusion des chambres dans la résidence principale

Même si moins de trois chambres sont louées ou offertes en location dans la résidence principale du propriétaire, un relevé 31 peut être requis si la chambre possède :

• une sortie distincte donnant sur l’extérieur;
• ou des installations sanitaires indépendantes de celles utilisées par le propriétaire.

Territoire sans compte de taxes municipales

Un organisme responsable d’un territoire où aucun compte de taxes municipales n’est établi doit produire des relevés 31 pour les logements situés sur ce territoire, même si la condition relative au loyer payé ou payable le 31 décembre ne s’applique pas.

Logement sans bail ni droit semblable à un bail sur un territoire sans compte de taxes municipales

Lorsqu’aucun bail ni droit semblable à un bail n’existe, les renseignements à inscrire ne sont pas ceux de locataires, mais ceux des particuliers qui étaient propriétaires du logement au 31 décembre de l’année visée.

Plus de cinq locataires ou sous-locataires

Lorsque plus de cinq personnes ont conclu le bail d’un même logement, il faut produire plusieurs relevés RL-31 pour le même logement. Les cases A, B et C doivent rester identiques sur chaque relevé, et la case B doit indiquer le nombre total de locataires ou sous-locataires, et non seulement le nombre inscrit sur chaque formulaire.

Cautions

Les personnes qui ont signé le bail uniquement comme cautions ne doivent pas être considérées comme locataires ou sous-locataires pour les besoins du relevé 31.

Elles ne doivent pas être :

• comptées à la case B;
• inscrites dans la section sur l’identité des locataires ou sous-locataires;
• considérées comme destinataires d’un relevé RL-31.CS.

Occupants qui n’ont pas conclu le bail

Les personnes qui habitent dans le logement mais qui n’ont pas conclu le bail ne doivent pas être incluses dans le relevé 31 comme locataires ou sous-locataires.

Cela inclut, selon l’exemple du guide, les enfants d’une famille lorsqu’ils n’ont pas signé le bail.

Erreur d’adresse de correspondance

Si l’erreur concerne seulement l’adresse de correspondance d’un locataire ou d’un sous-locataire, il ne faut pas produire de relevé modifié pour Revenu Québec. Il faut uniquement retransmettre le relevé RL-31.CS original au locataire ou sous-locataire concerné.

Erreur dans le prénom ou le nom de famille

Si un relevé déjà transmis contient une erreur dans le prénom ou le nom de famille d’un locataire ou d’un sous-locataire, le relevé doit être annulé.

Démarches et procédures

Produire les relevés 31

Étape 1 – Déterminer si un relevé 31 est requis

Pour chaque logement, il faut vérifier :

1. si le logement est situé au Québec;
2. si un loyer a été payé ou était payable le 31 décembre de l’année visée;
3. si le logement n’entre pas dans une catégorie exclue;
4. dans le cas d’un territoire sans compte de taxes municipales, si les règles particulières de la section 1.4 s’appliquent.

Étape 2 – Choisir le mode de production

Le producteur doit choisir l’un des modes de production permis :

• service en ligne Produire et consulter des relevés 31;
• logiciel autorisé par Revenu Québec;
• logiciel conçu par le producteur et conforme aux exigences de Revenu Québec;
• formulaire papier fourni par Revenu Québec.

Étape 3 – Remplir le relevé RL-31 destiné à Revenu Québec

Le relevé RL-31 doit comprendre :

• l’année visée;
• le code du relevé :
  • R pour un relevé original;
  • A pour un relevé modifié;
  • D pour un relevé annulé;
• le numéro du dernier relevé transmis, lorsque le relevé est modifié;
• le numéro de logement à la case A, déjà préimprimé;
• le nombre de locataires ou sous-locataires ayant conclu le bail à la case B;
• l’adresse du logement à la case C;
• les renseignements d’identité de chaque locataire ou sous-locataire ayant conclu le bail;
• le nom et l’adresse de correspondance du propriétaire.

Étape 4 – Transmettre les relevés RL-31 à Revenu Québec

La transmission doit être faite au plus tard le dernier jour de février de l’année suivant celle visée.

Si plus de 5 relevés sont produits, la transmission doit obligatoirement être faite par Internet.

Si moins de 6 relevés sont produits, la transmission peut être faite :

• par Internet;
• ou sur support papier.

Étape 5 – Préparer les relevés RL-31.CS destinés aux locataires ou sous-locataires

Les renseignements inscrits sur le relevé RL-31 transmis à Revenu Québec doivent être reportés aux endroits correspondants sur le relevé RL-31.CS.

Un relevé RL-31.CS distinct doit être préparé pour chaque locataire ou sous-locataire dont le nom et l’adresse figurent sur le relevé RL-31.

Étape 6 – Transmettre les relevés RL-31.CS aux locataires ou sous-locataires

Les relevés RL-31.CS doivent être transmis au plus tard le dernier jour de février de l’année suivant celle visée.

Ils peuvent être remis :

• en personne;
• par la poste;
• par un autre moyen;
• par voie électronique, si un consentement écrit valide a été obtenu au préalable.

Étape 7 – Conserver les relevés

Le producteur doit conserver les relevés produits, sur support papier ou technologique, selon le cas.

Modifier un relevé déjà transmis

Si le relevé avait été transmis par logiciel autorisé

Il faut suivre la procédure du Guide du préparateur – Relevés (ED-425) pour transmettre par Internet un relevé modifié ou annulé.

Si le relevé avait été transmis par le service en ligne

Il faut accéder au service Produire et consulter des relevés 31 et suivre les instructions du service pour modifier ou annuler le relevé.

Si le relevé avait été transmis sur papier

Pour modifier un relevé papier :

1. produire un relevé corrigé;
2. inscrire « Modifié »;
3. inscrire le code A;
4. corriger les cases nécessaires;
5. recopier les renseignements inchangés;
6. inscrire à la case « No du dernier relevé transmis » le numéro du relevé à modifier.

Pour annuler un relevé papier :

1. photocopier le dernier relevé transmis;
2. inscrire « Annulé »;
3. inscrire le code D;
4. vérifier que le numéro du coin supérieur droit demeure lisible.

Mises en garde importantes

• Le guide n’est pas une interprétation juridique officielle de la Loi sur les impôts ni d’une autre loi.
• Le relevé 31 doit être produit lorsque les conditions applicables sont remplies; il ne s’agit pas d’un choix facultatif.
• Les relevés doivent être transmis au plus tard le dernier jour de février de l’année suivant l’année visée.
• Un producteur qui prépare plus de 5 relevés 31 doit les transmettre par Internet.
• Si plus de 5 relevés sont produits et qu’ils ne sont pas transmis par Internet, une pénalité peut s’appliquer.
• Une production tardive du relevé 31 peut entraîner une pénalité.
• L’omission d’un renseignement requis sur le relevé 31 peut entraîner une pénalité de 100 $.
• La pénalité de 100 $ pour omission d’un renseignement ne s’applique pas lorsque le renseignement manquant porte sur l’identité des locataires ou sous-locataires et que des efforts raisonnables ont été faits pour l’obtenir.
• Les personnes qui habitent le logement sans avoir conclu le bail ne doivent pas être inscrites comme locataires ou sous-locataires.
• Les cautions ne doivent pas être comptées comme locataires ou sous-locataires.
• Une erreur dans l’adresse de correspondance d’un locataire ou d’un sous-locataire ne justifie pas l’envoi d’un relevé modifié à Revenu Québec; il faut seulement retransmettre le relevé original au locataire ou sous-locataire.
• Une erreur dans le prénom ou le nom de famille d’un locataire ou sous-locataire nécessite l’annulation du relevé.
• Lors d’une transmission électronique aux locataires ou sous-locataires, un consentement écrit préalable est nécessaire.
• Le consentement à la transmission électronique doit être clair et demeurer valide jusqu’à sa révocation.
• Les locataires et sous-locataires doivent être informés des moyens de retirer leur consentement à la transmission électronique.
• Le producteur doit protéger les renseignements personnels transmis électroniquement.
• Le producteur doit pouvoir vérifier l’identité de la personne qui consent à recevoir le relevé électroniquement.
• Le format électronique transmis doit empêcher la modification des renseignements du relevé.
• Le numéro de logement à la case A est unique au logement et ne doit pas être réutilisé d’une année à l’autre.
• Si plus de cinq locataires ou sous-locataires ont signé le bail, plusieurs relevés RL-31 doivent être produits pour le même logement, avec les mêmes renseignements aux cases A, B et C.
• Le nombre inscrit à la case B doit toujours représenter le nombre total de locataires ou sous-locataires qui ont conclu le bail, même si plusieurs relevés sont nécessaires pour inscrire tous les noms.

Synthèse

Le relevé 31 sert à déclarer l’occupation d’un logement au 31 décembre afin que les locataires ou sous-locataires puissent demander le crédit d’impôt pour solidarité. Les propriétaires d’immeubles, ou certaines sociétés de personnes propriétaires, doivent produire un relevé pour chaque logement québécois admissible lorsqu’un loyer a été payé ou était payable le 31 décembre, sauf pour les logements expressément exclus. Les relevés doivent être transmis à Revenu Québec et aux locataires ou sous-locataires au plus tard le dernier jour de février de l’année suivante. Si plus de 5 relevés sont produits, la transmission à Revenu Québec doit obligatoirement se faire par Internet. La case B doit compter uniquement les personnes qui ont conclu le bail ou la sous-location, sans inclure les cautions ni les occupants non signataires. Chaque locataire ou sous-locataire inscrit sur le relevé transmis à Revenu Québec doit recevoir sa copie RL-31.CS. Les erreurs doivent être corrigées ou annulées selon des règles précises, et certaines omissions ou transmissions tardives peuvent entraîner des pénalités, dont une pénalité de 100 $ pour omission d’un renseignement requis dans certains cas.