Tenue de livres comptable pour petite entreprise au Québec
Au Québec, quiconque exploite une entreprise doit tenir des registres et des livres de comptes, avec un inventaire annuel, et les conserver avec leurs pièces justificatives pendant six ans.
L’obligation vaut pour le travailleur autonome comme pour la société par actions, au Québec comme au fédéral. Voici quoi noter, quelles pièces garder, le calendrier annuel d’une PME et quand un comptable professionnel agréé (CPA) devient utile, chaque règle avec sa source officielle.
Tenue de livres comptable : en quoi consiste-t-elle ?
C’est l’inscription, au fil des opérations, de tout ce qui permet d’établir vos impôts et vos taxes : registres, livres de comptes, inventaire annuel et pièces justificatives qui les appuient.
La Loi sur l’administration fiscale l’impose à quiconque exploite une entreprise ou doit retenir ou percevoir un montant en vertu d’une loi fiscale. Les registres se tiennent à votre établissement, à votre résidence ou à un autre lieu désigné par le ministre, et renferment les renseignements qui permettent d’établir tout montant à retenir, percevoir ou payer. Au fédéral, la Loi de l’impôt sur le revenu pose la même obligation (art. 230).
« Quiconque exploite une entreprise (…) doit tenir des registres, y compris un inventaire annuel en la manière prescrite (…) »
Une société par actions tient en plus des livres comptables, à son siège ou en un autre lieu désigné par le conseil d’administration. Seuls les administrateurs et le vérificateur y ont accès ; les actionnaires, eux, peuvent obtenir une copie des états financiers présentés à l’assemblée annuelle (art. 225) : les deux ne se confondent pas. Ses autres livres forment le livre des minutes.
« La société tient des livres comptables (…) Sauf disposition contraire de la loi, seuls les administrateurs et le vérificateur peuvent avoir accès aux livres prévus au premier alinéa. »
Tenue de livre : quels registres et pièces conserver ?
Gardez le journal des recettes et celui des déboursés, avec factures, reçus, relevés de cartes de crédit et carnet de kilométrage, pendant six ans après la dernière année qu’ils concernent.
Revenu Québec en donne la liste dans sa publication IN-155, Les revenus d’entreprise ou de profession (partie 8), quel que soit le support :
- le journal quotidien des recettes, avec les factures et le ruban de caisse ;
- le journal quotidien des déboursés, avec les chèques encaissés et les reçus ;
- les factures et les relevés mensuels de cartes de crédit ;
- les talons de billets et les pièces de vos déplacements ;
- le carnet de kilométrage de tout véhicule utilisé à la fois pour les affaires et à titre personnel.
Exigez un reçu pour chaque dépense d’entreprise.
Six ans, parfois plus. Le délai court à partir de la fin de la dernière année à laquelle les documents se rapportent. Une déclaration produite en retard fait courir six ans à compter de sa transmission (LAF, art. 35.3) ; une opposition ou un appel peut prolonger la garde au-delà (IN-155). Pour une société, chaque livre comptable se garde six ans après la fin de l’exercice qu’il concerne (LSAQ, art. 34).
« Quiconque est requis de tenir des registres doit les conserver, de même que toute pièce à l’appui des renseignements qu’ils contiennent, pendant six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent. »
Livre de caisse : comment tenir les entrées et sorties d’argent ?
Inscrivez chaque jour vos recettes et vos déboursés, chacun appuyé par sa pièce ; votre revenu, lui, se calcule en règle générale selon la comptabilité d’exercice, pas selon l’argent encaissé.
Le livre de caisse réunit les deux journaux quotidiens que Revenu Québec place en tête des registres : les recettes (factures, ruban de caisse) et les déboursés (chèques encaissés, reçus).
Pour l’impôt, la règle est la comptabilité d’exercice : un revenu se déclare dans l’exercice où il est gagné, même s’il n’est pas encore encaissé, et une dépense se déduit dans l’exercice où elle est engagée, même si elle n’est pas encore payée. Seul le travailleur autonome qui vend à la commission peut choisir la comptabilité de caisse, si elle donne un portrait fidèle de ses revenus de l’année (IN-155, partie 3.2). Votre livre de caisse doit donc aussi suivre les factures envoyées et non payées, et les factures reçues et non réglées.
« Un contribuable ne peut déduire (…) que les débours ou dépenses qu’il paie dans cette année ou qui sont payables à l’égard de cette année (…) »
Une société doit aussi pouvoir produire l’information de ses livres dans un délai raisonnable, sous une forme intelligible, et faciliter la découverte des erreurs : rapprocher chaque mois le livre de caisse des relevés bancaires y aide.
« La société doit être en mesure de produire les informations contenues dans les livres (…) dans un délai raisonnable et sous une forme intelligible. »
Comptabilité de l’entrepreneur : comment séparer ses finances personnelles ?
Les dépenses personnelles ne sont jamais déductibles ; une dépense mixte se ventile et seule sa part d’affaires se déduit. En société, la séparation est juridique : la société est une personne distincte.
Revenu Québec le rappelle aux travailleurs autonomes : seules les dépenses raisonnables engagées pour gagner un revenu d’entreprise se déduisent, et seulement pour leur partie liée aux affaires (IN-300 ; IN-155, partie 6.1). L’amortissement d’un véhicule à usage mixte, par exemple, se déduit selon la proportion de kilomètres parcourus pour les affaires (IN-155, partie 6.12) : d’où le carnet de kilométrage.
« (…) dans la mesure où ils peuvent raisonnablement être considérés comme se rapportant à cette entreprise ou ces biens (…) »
La société par actions va plus loin : c’est une personne morale distincte de ses actionnaires, dont les actes n’engagent qu’elle-même, sauf les exceptions prévues par la loi. Ses revenus, ses dépenses et ses livres comptables sont les siens (LSAQ, art. 34), pas ceux de ses actionnaires. Pour savoir si cette forme vous convient, comparez les formes juridiques.
« Les personnes morales sont distinctes de leurs membres. Leurs actes n’engagent qu’elles-mêmes, sauf les exceptions prévues par la loi. »
Une société qui a ses propres livres
Incorp-Québec prépare et dépose les statuts de constitution et la déclaration initiale de votre société par actions : 497 $ tout inclus, frais gouvernementaux compris. Le forfait Complet à 667 $ ajoute les inscriptions aux fichiers de la TPS, de la TVQ, de l’impôt des sociétés et des retenues à la source.
Comptabilité des PME : quelles obligations suivre chaque année ?
Chaque année, une société par actions fait son inventaire, présente ses états financiers à l’assemblée annuelle et transmet sa déclaration de revenus dans les six mois suivant la fin de son année d’imposition.
Le calendrier d’une PME constituée en société tient en quatre jalons :
- l’inventaire annuel, compris dans la tenue des registres (LAF, art. 34) ;
- les états financiers de l’exercice terminé dans les six mois précédents, que le conseil d’administration présente à chaque assemblée annuelle des actionnaires ; leur contenu et leur vérification sont détaillés dans notre guide des états financiers de fin d’exercice ;
- la déclaration de revenus de la société, dans les six mois qui suivent la fin de son année d’imposition (voir notre guide des déclarations CO-17 et T2) ;
- les déclarations de TPS et de TVQ, si l’entreprise est inscrite, selon la fréquence prévue par la loi (Revenu Québec, IN-315). Qui doit s’inscrire : voyez notre guide des numéros de taxes TPS/TVQ.
« Le conseil d’administration doit, à chaque assemblée annuelle des actionnaires, présenter les états financiers de la société pour l’exercice qui s’est terminé dans les six mois précédant la date de cette assemblée. »
« (…) dans le cas d’une société, par la société elle-même ou en son nom dans les six mois qui suivent la fin de son année d’imposition (…) »
Côté Registre des entreprises, la société a aussi sa déclaration de mise à jour annuelle.
Comptabilité du freelance : comment s’organiser seul ?
Le freelance non incorporé déclare ses revenus d’entreprise dans sa propre déclaration, avec ses états financiers ou le formulaire TP-80, au plus tard le 15 juin de l’année suivante.
Le pigiste qui travaille à son compte sans s’être incorporé est un travailleur autonome : Revenu Québec a regroupé ses obligations dans l’aide-mémoire IN-300, Travailleurs autonomes : aide-mémoire concernant la fiscalité. Pour sa comptabilité, quatre règles :
- joindre à sa déclaration de revenus ses états financiers ou le formulaire Revenus et dépenses d’entreprise ou de profession (TP-80) ;
- produire des documents distincts pour chaque entreprise qu’il exploite ;
- ne déduire que les dépenses raisonnables liées à ses affaires ;
- produire sa déclaration au plus tard le 15 juin, en sachant que les intérêts sur un solde d’impôt impayé courent dès le 1er mai.
« soit le 15 juin de l’année civile suivante si la personne, au cours de l’année d’imposition, est un particulier qui a exploité une entreprise (…) »
Vous songez à vous incorporer ? Notre guide Pigiste au Québec explique le statut et le moment de franchir le pas.
Tenue de livre du travailleur autonome : quoi noter et comment ?
Notez chaque revenu et chaque dépense avec sa pièce, assez en détail pour établir vos impôts et vos taxes ; Revenu Québec accepte tout support, un tableur comme Excel compris.
Vos registres doivent contenir assez de renseignements pour vérifier vos revenus d’entreprise, vos dépenses d’entreprise et les montants à payer (IN-300). Pour chaque opération, notez au minimum la date, le client ou le fournisseur, le montant et les taxes, et classez la pièce qui l’appuie. Le support est libre : électronique, informatique ou papier (Revenu Québec, IN-135). Québec et fédéral exigent ces registres (LAF, art. 34 ; LIR, art. 230).
« Quiconque exploite une entreprise (…) doit tenir des registres et des livres de comptes (y compris un inventaire annuel, selon les modalités réglementaires) (…) »
Si vos registres sont électroniques, conservez-les sur ce même support, sous une forme intelligible, pendant les six ans (LAF, art. 35.1 ; LIR, art. 230(4.1)). Si vous êtes inscrit à la TPS et à la TVQ, gardez aussi les factures de vos fournisseurs : elles appuient vos CTI et vos RTI (Revenu Québec, IN-256).
Comptable pour petite entreprise : quel accompagnement choisir ?
Pour vos questions fiscales, Revenu Québec offre un accompagnement gratuit et confidentiel aux PME et aux travailleurs autonomes ; pour vos états financiers, un CPA peut mener une mission d’examen ou de compilation.
Le programme d’accompagnement de Revenu Québec (IN-456) est sans frais, personnalisé, par visioconférence, téléphone ou en personne. Il couvre notamment la TPS et la TVQ, l’impôt des sociétés, les retenues à la source et, pour les travailleurs autonomes, les dépenses déductibles. Il peut comprendre une analyse sommaire de vos livres et registres comptables.
Pour les états financiers d’une société, le recours à un CPA dépend de leur usage : une société qui ne requiert pas de mission d’examen ou de compilation à des fins autres que son administration interne peut les faire dresser par une autre personne (Martel, par. 28-77). La compilation, moins exigeante que l’examen, met en forme l’information fournie par la direction sans exprimer d’assurance.
Service de tenue de livres : que comprend-il ?
Un service de tenue de livres tient pour vous les registres que la loi exige (recettes, déboursés, pièces, inventaire annuel), mais l’obligation légale de les tenir et de les conserver reste la vôtre.
Ce que le service produit doit répondre à la loi : des registres qui permettent d’établir tout montant à retenir, à percevoir ou à payer, appuyés par leurs pièces (LAF, art. 34). Et le régime fiscal repose sur l’autocotisation : c’est l’entreprise qui déclare et remet les sommes dues (Revenu Québec, IN-315). Deux points à vérifier avant de confier vos livres :
- Le lieu. Si la comptabilité d’une société est tenue hors du Québec, par un service en ligne établi ailleurs par exemple, la société garde au Québec des livres qui permettent à ses administrateurs de vérifier sa situation financière chaque trimestre. Pour la TPS, les registres se tiennent au Canada, en français ou en anglais, sauf autorisation du ministre (LTA, art. 286(1.2)).
- La conservation. À la fin du mandat, récupérez registres et pièces : vous devez les conserver six ans, sur le même support s’ils sont électroniques (LAF, art. 35.1).
« Dans le cas où la comptabilité de la société est tenue à l’extérieur du Québec, la société conserve à son siège (…) des livres permettant aux administrateurs de vérifier tous les trimestres, avec une précision suffisante, la situation financière de la société. »
Expert-comptable pour une startup : quand en prendre un ?
Une société par actions nomme un vérificateur à chaque assemblée annuelle, sauf si tous ses actionnaires, votants ou non, y renoncent ; elle confie alors souvent ses états financiers à un CPA.
Au Québec, le titre d’« expert-comptable » n’a plus cours : il est désormais interdit, et le professionnel est le comptable professionnel agréé, ou CPA (Martel, par. 28-77).
Une société qui n’est pas un émetteur assujetti peut se passer de vérificateur par une résolution de tous ses actionnaires, y compris ceux dont les actions ne comportent pas le droit de vote ; la décision ne vaut que jusqu’à l’assemblée annuelle suivante, elle est donc à reprendre chaque année. Les administrateurs nomment alors en pratique un CPA chargé d’une mission d’examen ou de compilation (Martel, par. 28-77).
« Les actionnaires de la société nomment un vérificateur à chacune de leurs assemblées annuelles. (…) Les actionnaires d’une société autre qu’un émetteur assujetti peuvent décider de ne pas nommer de vérificateur. »
Le CPA qui prépare ou approuve les états financiers doit respecter les normes du Manuel de CPA Canada, même si la loi ne les impose pas à une société fermée (Martel, par. 28-37). En résumé, un CPA devient nécessaire quand vos actionnaires ne renoncent pas tous au vérificateur, ou quand vos états financiers servent à d’autres fins que l’administration interne, pour un prêteur ou un investisseur par exemple.
FAQ — Tenue de livres : vos questions
Quelles taxes et quels impôts suivre dans la comptabilité ?
Suivez la TPS et la TVQ perçues sur vos ventes et payées sur vos achats, l’impôt sur le revenu et, si vous versez des salaires, les retenues à la source.
- Une entreprise inscrite calcule la TPS à 5 % et la TVQ à 9,975 % sur le prix de vente, et garde les factures de ses fournisseurs pour réclamer ses CTI et ses RTI (Revenu Québec, IN-256).
- Les taxes perçues ne font pas partie du revenu brut ; les CTI et les RTI récupérés réduisent la dépense correspondante (Revenu Québec, IN-155, partie 3.3).
Sources : Revenu Québec, IN-256 ; Revenu Québec, IN-155
Quelle comptabilité tenir quand on est travailleur indépendant ?
Une comptabilité d’exercice : vos revenus se déclarent l’année où ils sont gagnés et vos dépenses l’année où elles sont engagées, appuyés par des registres conservés six ans.
- Seul le travailleur autonome qui vend à la commission peut opter pour la comptabilité de caisse (Revenu Québec, IN-155, partie 3.2).
Sources : Revenu Québec, IN-155
Faut-il un comptable dès le démarrage de son entreprise ?
Pas nécessairement : la loi vous oblige d’abord à tenir des registres dès que vous exploitez une entreprise ; le besoin d’un CPA dépend surtout de l’usage de vos états financiers.
- Quiconque exploite une entreprise doit tenir des registres, y compris un inventaire annuel (LAF, art. 34).
- Une société qui ne requiert pas de mission d’examen ou de compilation à des fins autres que son administration interne peut faire dresser ses états financiers par une autre personne qu’un CPA (Martel, par. 28-77).
Sources : Loi sur l'administration fiscale, art. 34 ; Paul Martel, La société par actions au Québec, par. 28-77
Faut-il un comptable pour une entreprise individuelle ?
Pas obligatoirement : l’entrepreneur individuel peut joindre à sa déclaration le formulaire TP-80 au lieu d’états financiers, mais il doit tenir et conserver ses registres six ans.
- Le TP-80, Revenus et dépenses d’entreprise ou de profession, se produit pour chaque entreprise exploitée (Revenu Québec, IN-300 et IN-155, partie 1.1).
- La déclaration est due au plus tard le 15 juin de l’année suivante ; les intérêts sur un solde impayé courent dès le 1er mai (LI, art. 1000 ; IN-300).
Sources : Revenu Québec, IN-300 ; Loi sur les impôts, art. 1000
Comment organiser la tenue de livre d’une petite entreprise ?
Tenez un journal des recettes et un journal des déboursés, classez chaque pièce justificative par année et conservez le tout six ans, sur papier ou sur support électronique.
- Revenu Québec y ajoute les relevés de cartes de crédit, les pièces de déplacement et le carnet de kilométrage d’un véhicule à usage mixte (IN-155, partie 8).
- Une société par actions doit pouvoir produire l’information de ses livres dans un délai raisonnable et sous une forme intelligible, et prendre des mesures raisonnables pour en assurer l’intégrité (LSAQ, art. 37).
Sources : Revenu Québec, IN-155 ; Loi sur les sociétés par actions, art. 37 ; Loi sur l'administration fiscale, art. 35.1
La tenue de livre d’une PME exige-t-elle un logiciel ?
Non : Revenu Québec accepte des registres sur papier, sur support électronique ou informatique, ou sur tout autre support, pourvu qu’ils contiennent les renseignements exigés.
- Des registres électroniques se conservent sur ce même support, sous une forme intelligible, pendant six ans (LAF, art. 35.1), en assurant leur intégrité (Revenu Québec, VDZ-471.G).
- Si la comptabilité d’une société est tenue hors du Québec, par exemple dans un service en ligne établi ailleurs, des livres permettant aux administrateurs de vérifier sa situation financière chaque trimestre restent au Québec (LSAQ, art. 36).
Sources : Revenu Québec, IN-135 ; Loi sur l'administration fiscale, art. 35.1 ; Loi sur les sociétés par actions, art. 36
Des livres propres dès le premier jour de votre inc.
Une société par actions est une personne distincte, avec ses propres livres comptables. Incorp-Québec prépare et dépose son dossier de constitution : l’incorporation à 497 $ tout inclus, ou le forfait Complet à 667 $ avec les inscriptions aux taxes et aux retenues à la source. La tenue des livres relève ensuite de vous ou de votre comptable.
Votre Québec inc., prête à tenir ses livres
Frais gouvernementaux de 397 $ compris, statuts de constitution et déclaration initiale au REQ : un formulaire d’environ 20 minutes.