Registre des entreprises du Québec : comment faire la mise à jour annuelle ?
La mise à jour annuelle se fait chaque année, même sans changement : en ligne dans Mon bureau du Registraire, ou, si le dossier est exact, en cochant une case de la déclaration de revenus.
Toute entreprise immatriculée au Registre des entreprises du Québec doit généralement produire une déclaration de mise à jour annuelle, même si rien n’a changé. En 2026, un retard entraîne une pénalité de 50 % des droits annuels, et l’omission de deux déclarations consécutives peut mener à la radiation d’office — et, pour une société par actions québécoise, à sa dissolution.
Ce guide approfondit une obligation précise du registre : la mise à jour annuelle. Pour une vue d’ensemble du REQ, du NEQ et des autres obligations, consultez notre guide complet du Registre des entreprises du Québec.
Qui doit produire une déclaration de mise à jour annuelle ?
Toute entreprise immatriculée au REQ, même sans changement, à compter de l’année suivant son immatriculation : entreprise individuelle, société de personnes, société par actions ou OBNL, y compris une société fédérale active au Québec.
L’obligation vise aussi les sociétés fédérales ou étrangères immatriculées parce qu’elles exercent des activités au Québec ; elle commence l’année qui suit l’immatriculation (LPLE, art. 45).
Deux points échappent souvent aux entrepreneurs :
- L’obligation existe même sans changement. La déclaration sert à confirmer que les informations du registre sont exactes; l’absence de nouveauté ne vous en dispense pas.
- Une Canada inc. active au Québec n’y échappe pas. Elle doit produire à la fois sa déclaration annuelle fédérale auprès de Corporations Canada et sa mise à jour annuelle au REQ. Deux registres, deux obligations.
La déclaration s’accompagne du paiement des droits annuels d’immatriculation : 106 $ en 2026 pour une société par actions québécoise, 63 $ pour une société de personnes et 41 $ pour une entreprise individuelle. Ces droits sont généralement exigibles pour toute entreprise immatriculée au 1er janvier, à compter de la deuxième année suivant son immatriculation (LPLE, art. 80), y compris l’année où elle cesse ses activités.
Quand produire une déclaration de mise à jour annuelle en 2026 ?
Du 1er janvier au 15 juin pour une entreprise individuelle ou une société de personnes ; du 15 mai au 15 novembre pour une personne morale, ou 6 mois après son exercice si elle est jumelée.
La période de production dépend de la forme juridique. En règle générale, une entreprise individuelle ou une société de personnes produit sa déclaration entre le 1er janvier et le 15 juin, tandis qu’une personne morale — dont la société par actions — la produit entre le 15 mai et le 15 novembre, sauf si elle est jumelée à sa déclaration de revenus.
| Forme juridique | Période générale de production 2026 |
|---|---|
| Entreprise individuelle (non jumelée) | 1er janvier au 15 juin |
| Société de personnes | 1er janvier au 15 juin |
| Personne morale, dont la société par actions (non jumelée) | 15 mai au 15 novembre |
| Société par actions jumelée à sa déclaration de revenus | Généralement dans les 6 mois suivant la fin de son année d’imposition |
Une société est dite « jumelée » lorsqu’elle est tenue de produire une déclaration de revenus au Québec (Règlement d’application de la Loi sur la publicité légale des entreprises, art. 3). Ses droits annuels se paient alors au plus tard deux mois après la fin de son exercice ; une entreprise individuelle jumelée les paie au plus tard le 30 avril. La date exacte de fin de votre période figure dans la section « Dates des mises à jour » de l’état des renseignements de votre entreprise au registre.
La cause numéro un des pénalités n’est pas la mauvaise foi : c’est l’oubli. Inscrivez la période de production de votre entreprise à votre calendrier avec un rappel un mois avant la fin. Pour une société jumelée, l’échéance suit celle de la déclaration de revenus — votre comptable est alors votre meilleur allié.
Production de votre déclaration de mise à jour annuelle : où la transmettre ?
En ligne seulement : le service « Produire une déclaration de mise à jour annuelle », dans Mon bureau du Registraire des entreprises, sous Gestion de l’entreprise, avec ou sans modifications.
Le service affiche les renseignements inscrits au registre : vous confirmez qu’ils sont exacts ou vous les corrigez, puis vous payez les droits annuels. Seule exception : une fiducie exploitant une entreprise à caractère commercial utilise le formulaire papier RE-403. Si votre entreprise est jumelée et que son dossier est exact, la case de la déclaration de revenus suffit, comme l’explique la section suivante.
Comment jumeler la mise à jour annuelle à la déclaration de revenus (CO-17, ligne 39) ?
Si son dossier est exact, la société par actions coche « Oui » à la ligne 39 de sa CO-17 et paie ses droits avec sa déclaration de revenus ; sinon, elle passe par le Registraire.
Une société par actions dont les informations au registre sont exactes peut généralement produire sa mise à jour annuelle en cochant la case prévue à la ligne 39 de sa déclaration de revenus des sociétés (formulaire CO-17). Les droits annuels sont alors payés avec la déclaration de revenus, sans démarche distincte auprès du Registraire.
Le mécanisme est simple, mais il a une limite importante :
- Case « Oui » à la ligne 39 : vous confirmez que toutes les informations inscrites au registre sont exactes. La déclaration de mise à jour annuelle est réputée produite.
- Une information doit changer ? Cocher une case ne suffit plus. Il faut alors produire une déclaration de mise à jour auprès du Registraire, avec les informations corrigées — notamment pour un changement d’adresse, d’administrateur ou de bénéficiaire ultime.
Le même principe de jumelage existe pour la personne physique en affaires, à la ligne 436 de sa déclaration de revenus des particuliers (TP-1) ; la loi le prévoit à l’article 46 de la LPLE.
Le jumelage est une méthode de production, pas une exemption. Si votre société coche « Oui » alors que le registre contient des informations périmées, la déclaration est inexacte — et une fiche à jour au REQ est exactement ce que vérifient banques, clients et donneurs d’ouvrage.
Que vérifier avant de transmettre votre déclaration annuelle ?
Avant de transmettre la déclaration, vérifiez l’adresse du siège, les administrateurs en poste, les principaux actionnaires, les bénéficiaires ultimes, les noms commerciaux utilisés et les activités économiques déclarées.
Les oublis les plus fréquents en pratique :
- Un administrateur parti depuis des mois figure toujours au registre — sa responsabilité apparente continue pourtant d’être affichée publiquement;
- Un bénéficiaire ultime dont la situation a changé : pourcentage de contrôle, date à laquelle une personne l’est devenue ou a cessé de l’être, type de contrôle exercé;
- Une adresse résidentielle affichée publiquement alors qu’une adresse professionnelle valide pourrait la remplacer au registre;
- Un nom commercial abandonné jamais retiré, ou un nouveau nom utilisé publiquement jamais déclaré;
- Un déménagement du siège déclaré aux clients et à la banque… mais pas au Registraire;
- La francisation : depuis le 1er juin 2025, une entreprise de 5 à 24 salariés déclare aussi la proportion de ses salariés qui ne peuvent pas communiquer en français au travail.
Un changement d’administrateur, au passage, se consigne des deux côtés : au registre public par votre déclaration, et à l’interne par une résolution et le registre des administrateurs du livre des minutes.
La liste complète des éléments d’une fiche d’entreprise est détaillée dans notre guide du REQ.
Déclaration annuelle en retard : quelle pénalité en 2026 ?
La pénalité est de 50 % des droits annuels : 53 $ pour une société par actions (159 $ au total), 31,50 $ pour une société de personnes et 20,50 $ pour une entreprise individuelle (LPLE, art. 87).
Elle s’applique même à la toute première déclaration de l’entreprise. Des pénalités additionnelles s’ajoutent si les droits eux-mêmes demeurent impayés.
| Forme juridique | Droits annuels 2026 | Pénalité de retard (50 %) | Total exigible en retard |
|---|---|---|---|
| Société par actions (Québec inc.) | 106 $ | 53 $ | 159 $ |
| Société de personnes | 63 $ | 31,50 $ | 94,50 $ |
| Entreprise individuelle | 41 $ | 20,50 $ | 61,50 $ |
Et si les droits annuels ne sont pas payés, le compteur continue de tourner : une pénalité de 5 % du solde impayé s’applique, plus 1 % par mois entier de retard, jusqu’à concurrence de 12 mois (LPLE, art. 88).
Soyons francs : la pénalité en dollars reste modeste. Le vrai coût d’un dossier en défaut est ailleurs — un statut « en défaut » visible publiquement au registre, puis l’engrenage qui mène à l’avis de défaut et à la radiation d’office. C’est cette mécanique qu’il faut comprendre.
Avis de défaut du Registraire : combien de temps pour régulariser ?
Soixante jours à compter de la demande du Registraire pour produire les déclarations manquantes et payer les sommes dues ; sinon, il peut radier l’immatriculation d’office (LPLE, art. 59 et 73).
L’avis de défaut est l’avertissement formel que le Registraire transmet lorsqu’une entreprise a omis de produire deux déclarations de mise à jour annuelle consécutives.
Concrètement, régulariser dans le délai signifie généralement :
- Produire les déclarations annuelles manquantes pour chaque année en défaut;
- Payer les droits annuels impayés et les pénalités qui s’y sont ajoutées;
- Mettre à jour les informations devenues inexactes au passage (adresse, administrateurs, bénéficiaires ultimes).
Un avis de défaut peut aussi découler d’autres manquements à la loi sur la publicité légale — par exemple, ne pas répondre dans les 60 jours à une demande de renseignements du Registraire.
Beaucoup d’avis de défaut restent sans réponse pour une raison banale : l’adresse au registre n’est plus la bonne, et l’avis n’est jamais lu. C’est le cercle vicieux parfait — l’information périmée qui aurait dû être corrigée est précisément celle qui empêche de recevoir l’avertissement. Gardez votre adresse de correspondance à jour en priorité.
Que se passe-t-il si vous ne régularisez pas après l’avis de défaut ?
Le Registraire radie l’immatriculation d’office : pour une société constituée au Québec, c’est la dissolution, et les droits et pénalités accumulés restent généralement exigibles (LPLE, art. 59).
La radiation d’office est la sanction ultime, et elle peut s’accompagner de sanctions pénales.
L’escalade complète se résume ainsi :
| Étape | Ce qui se passe |
|---|---|
| 1re déclaration annuelle omise | Pénalité de 50 % des droits annuels; le dossier est en défaut |
| 2e déclaration consécutive omise | Le Registraire peut engager la procédure de radiation d’office |
| Avis de défaut | L’entreprise a généralement 60 jours pour produire les déclarations manquantes et payer les sommes dues |
| Radiation d’office | Statut « radiée d’office » au registre; pour une Québec inc., dissolution de la personne morale |
Les conséquences pratiques d’une radiation d’office dépassent le statut au registre :
- Pour une société par actions québécoise : la société est dissoute — elle cesse d’exister comme personne morale, avec les questions que cela soulève pour ses contrats, ses comptes bancaires et ses actifs, selon la situation;
- Pour toute entreprise : impossibilité de mettre à jour son dossier, perte de crédibilité immédiate auprès des banques, clients et donneurs d’ouvrage qui consultent le registre, et complications dans les relations d’affaires en cours;
- Le passif ne disparaît pas : les droits annuels et pénalités accumulés demeurent généralement exigibles.
Une nuance importante : la radiation d’office (imposée) ne doit pas être confondue avec la radiation sur demande, qui est la démarche volontaire d’une entreprise qui cesse ses activités.
Radiée faute de déclarations : que faut-il produire pour revenir au registre ?
Une demande de révocation de radiation (134 $ en 2026, 201 $ en prioritaire), toutes les déclarations annuelles manquantes et le paiement des droits et pénalités accumulés ; la société conserve alors son NEQ (LPLE, art. 63).
C’est la démarche que prévoit l’article 63 de la LPLE ; notre guide du Registre des entreprises explique aussi que faire si la réactivation est refusée.
| Élément de la démarche | Détail 2026 |
|---|---|
| Demande de révocation de radiation | 134 $ (201 $ en traitement prioritaire) |
| Déclarations de mise à jour annuelle manquantes | À produire pour chaque année omise |
| Droits annuels impayés | Exigibles pour chaque année, plus pénalités de retard |
| Effet de la révocation | La société reprend son existence, est réputée n’avoir jamais été dissoute et conserve son NEQ |
L’effet rétroactif est le grand avantage de la révocation : la société est réputée n’avoir jamais été dissoute ni radiée, ce qui préserve la continuité juridique de ses contrats et de son historique. La facture totale, elle, dépend du nombre d’années en défaut — quelques centaines de dollars pour un dossier récent, davantage lorsque les années et pénalités s’accumulent.
Selon votre situation, deux chemins méritent d’être comparés : réactiver l’ancienne société (pertinent si elle détient des contrats, des actifs ou un historique de crédit à préserver) ou constituer une nouvelle société (souvent plus simple lorsque l’ancienne structure n’a plus de valeur réelle). Notre guide sur le coût d’une incorporation au Québec en 2026 chiffre la seconde option en détail; pour un dossier complexe — actifs dévolus à l’État, litiges, dettes fiscales — un avocat ou un fiscaliste demeure la bonne ressource.
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FAQ — Questions fréquentes sur la déclaration annuelle au REQ
Dois-je produire une déclaration de mise à jour annuelle même si rien n’a changé ?
Oui, généralement. La déclaration sert précisément à confirmer chaque année que les informations du registre sont exactes. Une société par actions dont le dossier est à jour peut le faire simplement en cochant la case prévue à la ligne 39 de sa déclaration CO-17.
Combien coûte la déclaration de mise à jour annuelle en 2026 ?
La déclaration elle-même est produite avec le paiement des droits annuels d’immatriculation : 106 $ pour une société par actions québécoise, 63 $ pour une société de personnes et 41 $ pour une entreprise individuelle. Un traitement prioritaire est offert moyennant des frais additionnels.
Qu’est-ce qu’un avis de défaut du Registraire des entreprises ?
C’est l’avertissement formel transmis lorsqu’une entreprise a omis deux déclarations annuelles consécutives ou manqué à certaines obligations. L’entreprise dispose alors de 60 jours pour produire les déclarations manquantes et payer les sommes dues, à défaut de quoi le Registraire peut la radier d’office.
Une société fédérale immatriculée au Québec doit-elle aussi produire cette déclaration ?
Oui, généralement. Une Canada inc. active au Québec cumule les deux obligations : la déclaration annuelle fédérale auprès de Corporations Canada (12 $ en ligne) et la déclaration de mise à jour annuelle au REQ, avec les droits annuels de la catégorie applicable.
Mise à jour du NEQ : comment modifier les informations de l’entreprise ?
Par une déclaration de mise à jour courante, en ligne dans Mon bureau du Registraire, dans les 30 jours suivant le changement (adresse, administrateur, bénéficiaire ultime). Cocher la ligne 39 de la CO-17 ne suffit pas pour un changement.
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La meilleure façon de ne jamais connaître l’avis de défaut, c’est un dossier bien construit dès le départ : des informations exactes au registre, une déclaration initiale produite dans le délai et une échéance annuelle notée au calendrier. Notre page Incorporation Québec détaille le processus complet de création d’une société par actions.
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