Déclaration de mise à jour annuelle au REQ : délais, pénalités et radiation
Toute entreprise immatriculée au Registre des entreprises du Québec doit généralement produire une déclaration de mise à jour annuelle, même si rien n’a changé. En 2026, un retard entraîne une pénalité de 50 % des droits annuels, et l’omission de deux déclarations consécutives peut mener à la radiation d’office — et, pour une société par actions québécoise, à sa dissolution.
Ce guide approfondit une obligation précise du registre : la mise à jour annuelle. Pour une vue d’ensemble du REQ, du NEQ et des autres obligations, consultez notre guide complet du Registre des entreprises du Québec.
1. Qui doit produire une déclaration de mise à jour annuelle ?
Toute entreprise immatriculée au REQ doit généralement produire une déclaration de mise à jour annuelle chaque année : entreprises individuelles immatriculées, sociétés de personnes, sociétés par actions québécoises, personnes morales sans but lucratif, ainsi que les sociétés fédérales ou étrangères immatriculées parce qu’elles exercent des activités au Québec.
Deux points échappent souvent aux entrepreneurs :
- L’obligation existe même sans changement. La déclaration sert à confirmer que les informations du registre sont exactes; l’absence de nouveauté ne vous en dispense pas.
- Une Canada inc. active au Québec n’y échappe pas. Elle doit produire à la fois sa déclaration annuelle fédérale auprès de Corporations Canada et sa mise à jour annuelle au REQ. Deux registres, deux obligations.
La déclaration s’accompagne du paiement des droits annuels d’immatriculation : 106 $ en 2026 pour une société par actions québécoise, 63 $ pour une société de personnes et 41 $ pour une entreprise individuelle. Ces droits sont généralement exigibles pour toute entreprise immatriculée au 1er janvier — y compris l’année où elle cesse ses activités.
2. Quand produire : les périodes selon la forme juridique
La période de production dépend de la forme juridique. En règle générale, une entreprise individuelle ou une société de personnes produit sa déclaration entre le 1er janvier et le 15 juin, tandis qu’une personne morale — dont la société par actions — la produit entre le 15 mai et le 15 novembre, sauf si elle est jumelée à sa déclaration de revenus.
| Forme juridique | Période générale de production 2026 |
|---|---|
| Entreprise individuelle (non jumelée) | 1er janvier au 15 juin |
| Société de personnes | 1er janvier au 15 juin |
| Personne morale, dont la société par actions (non jumelée) | 15 mai au 15 novembre |
| Société par actions jumelée à sa déclaration de revenus | Généralement dans les 6 mois suivant la fin de son année d’imposition |
La cause numéro un des pénalités n’est pas la mauvaise foi : c’est l’oubli. Inscrivez la période de production de votre entreprise à votre calendrier avec un rappel un mois avant la fin. Pour une société jumelée, l’échéance suit celle de la déclaration de revenus — votre comptable est alors votre meilleur allié.
3. Le jumelage avec la déclaration de revenus (CO-17, ligne 39)
Une société par actions dont les informations au registre sont exactes peut généralement produire sa mise à jour annuelle en cochant la case prévue à la ligne 39 de sa déclaration de revenus des sociétés (formulaire CO-17). Les droits annuels sont alors payés avec la déclaration de revenus, sans démarche distincte auprès du Registraire.
Le mécanisme est simple, mais il a une limite importante :
- Case « Oui » à la ligne 39 : vous confirmez que toutes les informations inscrites au registre sont exactes. La déclaration de mise à jour annuelle est réputée produite.
- Une information doit changer ? Cocher une case ne suffit plus. Il faut alors produire une déclaration de mise à jour auprès du Registraire, avec les informations corrigées — notamment pour un changement d’adresse, d’administrateur ou de bénéficiaire ultime.
Le même principe de jumelage existe pour la personne physique en affaires, à la ligne prévue à cet effet dans sa déclaration de revenus des particuliers.
Le jumelage est une méthode de production, pas une exemption. Si votre société coche « Oui » alors que le registre contient des informations périmées, la déclaration est inexacte — et une fiche à jour au REQ est exactement ce que vérifient banques, clients et donneurs d’ouvrage.
4. Quoi vérifier avant de transmettre votre déclaration
Avant de confirmer que tout est exact, vérifiez les informations qui changent le plus souvent sans qu’on pense au registre : l’adresse du siège et du domicile élu, les administrateurs en poste, les principaux actionnaires, les bénéficiaires ultimes, les noms commerciaux réellement utilisés et les activités économiques déclarées.
Les oublis les plus fréquents en pratique :
- Un administrateur parti depuis des mois figure toujours au registre — sa responsabilité apparente continue pourtant d’être affichée publiquement;
- Un bénéficiaire ultime dont la situation a changé : pourcentage de contrôle, date à laquelle une personne l’est devenue ou a cessé de l’être, type de contrôle exercé;
- Une adresse résidentielle affichée publiquement alors qu’une adresse professionnelle valide pourrait la remplacer au registre;
- Un nom commercial abandonné jamais retiré, ou un nouveau nom utilisé publiquement jamais déclaré;
- Un déménagement du siège déclaré aux clients et à la banque… mais pas au Registraire.
La liste complète des éléments d’une fiche d’entreprise est détaillée dans notre guide du REQ.
5. Pénalités de retard en 2026 : combien ça coûte ?
Une déclaration de mise à jour annuelle produite après la période prévue entraîne une pénalité correspondant à 50 % des droits annuels d’immatriculation. Pour une société par actions québécoise, cela représente 53 $ en plus des droits de 106 $. Des pénalités additionnelles s’ajoutent si les droits eux-mêmes demeurent impayés.
| Forme juridique | Droits annuels 2026 | Pénalité de retard (50 %) | Total exigible en retard |
|---|---|---|---|
| Société par actions (Québec inc.) | 106 $ | 53 $ | 159 $ |
| Société de personnes | 63 $ | 31,50 $ | 94,50 $ |
| Entreprise individuelle | 41 $ | 20,50 $ | 61,50 $ |
Et si les droits annuels ne sont pas payés, le compteur continue de tourner : une pénalité de 5 % du solde impayé s’applique, plus 1 % par mois entier de retard, jusqu’à concurrence de 12 mois.
Soyons francs : la pénalité en dollars reste modeste. Le vrai coût d’un dossier en défaut est ailleurs — un statut « en défaut » visible publiquement au registre, puis l’engrenage qui mène à l’avis de défaut et à la radiation d’office. C’est cette mécanique qu’il faut comprendre.
6. L’avis de défaut : le dernier avertissement du Registraire
L’avis de défaut est l’avertissement formel que le Registraire transmet lorsqu’une entreprise a omis de produire deux déclarations de mise à jour annuelle consécutives. À compter de cet avis, l’entreprise dispose généralement de 60 jours pour régulariser sa situation, faute de quoi le Registraire peut radier son immatriculation d’office.
Concrètement, régulariser dans le délai signifie généralement :
- Produire les déclarations annuelles manquantes pour chaque année en défaut;
- Payer les droits annuels impayés et les pénalités qui s’y sont ajoutées;
- Mettre à jour les informations devenues inexactes au passage (adresse, administrateurs, bénéficiaires ultimes).
Un avis de défaut peut aussi découler d’autres manquements à la loi sur la publicité légale — par exemple, ne pas répondre dans les 60 jours à une demande de renseignements du Registraire.
Beaucoup d’avis de défaut restent sans réponse pour une raison banale : l’adresse au registre n’est plus la bonne, et l’avis n’est jamais lu. C’est le cercle vicieux parfait — l’information périmée qui aurait dû être corrigée est précisément celle qui empêche de recevoir l’avertissement. Gardez votre adresse de correspondance à jour en priorité.
7. Radiation d’office : quand l’entreprise est rayée du registre
La radiation d’office est la sanction ultime : le Registraire retire l’immatriculation d’une entreprise qui n’a pas régularisé sa situation dans les 60 jours de l’avis de défaut. Pour une société par actions québécoise, la conséquence est majeure : la radiation d’office entraîne la dissolution de la personne morale.
L’escalade complète se résume ainsi :
| Étape | Ce qui se passe |
|---|---|
| 1re déclaration annuelle omise | Pénalité de 50 % des droits annuels; le dossier est en défaut |
| 2e déclaration consécutive omise | Le Registraire peut engager la procédure de radiation d’office |
| Avis de défaut | L’entreprise a généralement 60 jours pour produire les déclarations manquantes et payer les sommes dues |
| Radiation d’office | Statut « radiée d’office » au registre; pour une Québec inc., dissolution de la personne morale |
Les conséquences pratiques d’une radiation d’office dépassent le statut au registre :
- Pour une société par actions québécoise : la société est dissoute — elle cesse d’exister comme personne morale, avec les questions que cela soulève pour ses contrats, ses comptes bancaires et ses actifs, selon la situation;
- Pour toute entreprise : impossibilité de mettre à jour son dossier, perte de crédibilité immédiate auprès des banques, clients et donneurs d’ouvrage qui consultent le registre, et complications dans les relations d’affaires en cours;
- Le passif ne disparaît pas : les droits annuels et pénalités accumulés demeurent généralement exigibles.
Une nuance importante : la radiation d’office (imposée) ne doit pas être confondue avec la radiation sur demande, qui est la démarche volontaire d’une entreprise qui cesse ses activités.
8. Révocation de radiation : réactiver une entreprise radiée
Une société radiée d’office peut généralement demander une révocation de radiation au Registraire. En 2026, la demande coûte 134 $ en traitement régulier (201 $ en prioritaire), à quoi s’ajoutent la production de toutes les déclarations annuelles manquantes ainsi que le paiement des droits annuels et pénalités accumulés.
| Élément de la démarche | Détail 2026 |
|---|---|
| Demande de révocation de radiation | 134 $ (201 $ en traitement prioritaire) |
| Déclarations de mise à jour annuelle manquantes | À produire pour chaque année omise |
| Droits annuels impayés | Exigibles pour chaque année, plus pénalités de retard |
| Effet de la révocation | La société reprend son existence, est réputée n’avoir jamais été dissoute et conserve son NEQ |
L’effet rétroactif est le grand avantage de la révocation : la société est réputée n’avoir jamais été dissoute ni radiée, ce qui préserve la continuité juridique de ses contrats et de son historique. La facture totale, elle, dépend du nombre d’années en défaut — quelques centaines de dollars pour un dossier récent, davantage lorsque les années et pénalités s’accumulent.
Selon votre situation, deux chemins méritent d’être comparés : réactiver l’ancienne société (pertinent si elle détient des contrats, des actifs ou un historique de crédit à préserver) ou constituer une nouvelle société (souvent plus simple lorsque l’ancienne structure n’a plus de valeur réelle). Notre guide sur le coût d’une incorporation au Québec en 2026 chiffre la seconde option en détail; pour un dossier complexe — actifs dévolus à l’État, litiges, dettes fiscales — un avocat ou un fiscaliste demeure la bonne ressource.
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FAQ — Questions fréquentes sur la déclaration annuelle au REQ
Dois-je produire une déclaration de mise à jour annuelle même si rien n’a changé ?
Oui, généralement. La déclaration sert précisément à confirmer chaque année que les informations du registre sont exactes. Une société par actions dont le dossier est à jour peut le faire simplement en cochant la case prévue à la ligne 39 de sa déclaration CO-17.
Combien coûte la déclaration de mise à jour annuelle en 2026 ?
La déclaration elle-même est produite avec le paiement des droits annuels d’immatriculation : 106 $ pour une société par actions québécoise, 63 $ pour une société de personnes et 41 $ pour une entreprise individuelle. Un traitement prioritaire est offert moyennant des frais additionnels.
Quelle est la pénalité si je produis ma déclaration annuelle en retard ?
Une pénalité de 50 % des droits annuels s’applique généralement : 53 $ pour une société par actions, en plus des droits de 106 $. Si les droits demeurent impayés, une pénalité de 5 % du solde s’ajoute, plus 1 % par mois entier de retard, jusqu’à 12 mois.
Qu’est-ce qu’un avis de défaut du Registraire des entreprises ?
C’est l’avertissement formel transmis lorsqu’une entreprise a omis deux déclarations annuelles consécutives ou manqué à certaines obligations. L’entreprise dispose alors généralement de 60 jours pour produire les déclarations manquantes et payer les sommes dues, à défaut de quoi le Registraire peut la radier d’office.
Que se passe-t-il si ma société est radiée d’office ?
Son immatriculation est retirée du registre et, pour une société par actions québécoise, la radiation d’office entraîne la dissolution de la personne morale. Les droits et pénalités accumulés demeurent généralement exigibles, et le statut « radiée d’office » est visible publiquement par vos clients et partenaires.
Comment réactiver une entreprise radiée d’office au Québec ?
En présentant une demande de révocation de radiation au Registraire : 134 $ en 2026 (201 $ en prioritaire), accompagnée des déclarations annuelles manquantes et du paiement des droits et pénalités dus. Une fois la révocation accordée, la société est réputée n’avoir jamais été dissoute et conserve son NEQ.
Puis-je produire ma déclaration annuelle en même temps que ma déclaration de revenus ?
Oui, si aucune modification n’est requise. Une société par actions coche la case appropriée à la ligne 39 du formulaire CO-17 et paie ses droits annuels avec sa déclaration de revenus. Si une information doit changer, il faut plutôt produire une mise à jour auprès du Registraire.
Une société fédérale immatriculée au Québec doit-elle aussi produire cette déclaration ?
Oui, généralement. Une Canada inc. active au Québec cumule les deux obligations : la déclaration annuelle fédérale auprès de Corporations Canada (12 $ en ligne) et la déclaration de mise à jour annuelle au REQ, avec les droits annuels de la catégorie applicable.
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La meilleure façon de ne jamais connaître l’avis de défaut, c’est un dossier bien construit dès le départ : des informations exactes au registre, une déclaration initiale produite dans le délai et une échéance annuelle notée au calendrier. Notre page Incorporation Québec détaille le processus complet de création d’une société par actions.
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