Code d’éthique et de déontologie à l’intention des membres du conseil d’administration

À propos de ce contenu

Ce contenu est une reformulation vulgarisée de la publication officielle de Revenu Québec : ADM-1120(2023-09).pdf, produite pour aider les citoyens et entrepreneurs à mieux comprendre leurs obligations fiscales. Il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Référez-vous au document officiel pour toute décision.

À qui s'adresse ce document

Ce document vise les membres du conseil d’administration de Revenu Québec, qu’ils soient considérés comme indépendants ou non. Il concerne donc les administratrices et administrateurs appelés à participer à la gouvernance de Revenu Québec et à prendre des décisions au nom de l’organisation.

Il s’applique pendant toute la durée de leur mandat. Certaines obligations continuent également de s’appliquer après la fin de leurs fonctions, notamment en matière de confidentialité, de conflits d’intérêts, d’utilisation d’information non publique et d’activités postérieures au mandat.

Le document s’adresse aussi, indirectement, aux instances responsables de l’application du Code, notamment le comité de gouvernance et d’éthique ainsi que le Secrétariat du conseil d’administration.

Contexte et objectif

Ce code encadre la conduite éthique et déontologique des membres du conseil d’administration de Revenu Québec. Il a été conçu pour les aider à exercer leurs fonctions avec discernement, cohérence, intégrité et exemplarité, en tenant compte de la mission et des valeurs de l’organisation.

La version 2023 du Code a été revue par le comité de gouvernance et d’éthique le 22 septembre 2023 et approuvée par le conseil d’administration le 28 septembre 2023. Elle comprend une mise à jour de certaines références légales, une actualisation de l’énoncé de valeurs et une révision du texte selon des principes de rédaction claire, simple et inclusive.

Le Code repose notamment sur les lois et règles suivantes :

• la Loi sur l’Agence du revenu du Québec;
• la Loi sur la gouvernance des sociétés d’État;
• le Code civil du Québec;
• le Règlement sur l’éthique et la déontologie des administrateurs publics, adopté dans le cadre de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif;
• le Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels, notamment pour la publication du Code.

Le document sert à orienter les administratrices et administrateurs dans leurs décisions, à prévenir et traiter les conflits d’intérêts ou de valeurs, à préserver leur indépendance et leur intégrité, et à maintenir la confiance envers Revenu Québec.

Le Code a aussi pour objectif de rappeler que les décisions du conseil d’administration doivent être prises dans l’intérêt public, en respectant les normes de conduite les plus élevées. Les membres doivent renouveler annuellement leur engagement envers les valeurs, les principes et les règles du Code.

Informations complètes et détaillées

Dispositions générales

Objet du Code

Le Code a pour fonction d’appuyer les membres du conseil d’administration dans l’exercice de leurs responsabilités. Il leur demande de faire preuve de jugement afin de prendre des décisions équitables, cohérentes avec la mission de Revenu Québec et alignées sur les valeurs de l’organisation.

L’objectif ultime est de préserver la confiance des clientèles envers Revenu Québec et d’assurer que les administratrices et administrateurs remplissent leur mandat de manière exemplaire.

Le Code est structuré autour des grands thèmes suivants :

• les règles générales qui définissent son objet, son application, son adoption, sa révision et son interprétation;
• la conception de l’éthique à Revenu Québec;
• l’énoncé des valeurs organisationnelles;
• les principes de gestion fondés sur l’éthique;
• les règles de déontologie;
• les modalités d’application, incluant les déclarations, sanctions, dénonciations, responsabilités et formulaires.

Champ d’application

Le Code s’applique à tous les membres du conseil d’administration de Revenu Québec, qu’ils soient ou non qualifiés d’indépendants.

Selon la Loi sur la gouvernance des sociétés d’État, au moins les deux tiers des membres du conseil d’administration, incluant la présidente ou le président, doivent être considérés par le gouvernement comme des administratrices ou administrateurs indépendants.

Le Code s’applique pendant le mandat. Certaines règles continuent toutefois de produire leurs effets après la fin des fonctions.

Les membres du conseil d’administration sont également assujettis au Règlement sur l’éthique et la déontologie des administrateurs publics. Si des règles diffèrent entre les sources applicables, ce sont les règles et principes les plus stricts qui doivent être suivis.

Adoption, révision et interprétation du Code

Le Code est établi conformément à la Loi sur la gouvernance des sociétés d’État. Il reprend ou complète, lorsque nécessaire, les exigences prévues par :

• la Loi sur l’Agence du revenu du Québec;
• le Code civil du Québec;
• le Règlement sur l’éthique et la déontologie des administrateurs publics;
• la Loi sur le ministère du Conseil exécutif, identifiée dans le document par la référence RLRQ, c. M-30.

Le comité de gouvernance et d’éthique est chargé d’en faire la révision. Le conseil d’administration l’approuve après recommandation de ce comité.

Après son approbation, le Code est rendu public conformément à l’article 4 du Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels.

Chaque membre du conseil d’administration doit, dans l’exercice de ses fonctions, tenir compte :

• des valeurs de Revenu Québec;
• des règles de déontologie prévues par les lois;
• des règles de déontologie prévues par les règlements;
• des règles prévues dans le présent Code.

Lorsqu’une divergence, une tension ou un dilemme survient, une réflexion éthique doit être menée. Pour résoudre la situation, il faut appliquer les règles les plus exigeantes et les principes les plus élevés.

Dans le Code, lorsqu’un geste est interdit, l’interdiction couvre aussi :

• la tentative de poser ce geste;
• la participation à ce geste;
• l’incitation à poser ce geste.

L’éthique à Revenu Québec

Contribution des administratrices et administrateurs à la mission de Revenu Québec

Les membres du conseil d’administration participent, par leur mandat, à la mission principale de Revenu Québec, qui consiste à administrer le régime fiscal québécois et à percevoir la majeure partie des revenus autonomes du gouvernement du Québec.

Les administratrices et administrateurs doivent orienter leurs décisions et leurs actions en fonction :

• des valeurs de l’organisation;
• des principes éthiques;
• des règles déontologiques;
• de l’intérêt public.

La partie du Code consacrée à l’éthique vise à présenter la façon dont Revenu Québec conçoit l’éthique. Elle cherche à inspirer les membres du conseil d’administration et à les guider afin qu’ils maintiennent une perspective éthique dans leur engagement et remplissent leur mission publique de manière responsable et intègre.

Définition pratique de l’éthique

Dans ce document, l’éthique est présentée comme une réflexion continue. Elle invite chaque personne à se questionner pour prendre les décisions les plus justes.

Cette réflexion doit reposer sur :

• la transparence;
• la considération de l’intérêt public;
• les valeurs de Revenu Québec;
• une démarche de délibération;
• l’analyse de la meilleure conduite à adopter dans une situation donnée.

L’éthique aide à répondre à des questions comme :

• quelle action poser;
• quelle manière d’agir adopter dans un contexte précis;
• quelle décision est la plus appropriée.

Cette approche favorise des décisions cohérentes avec :

• les normes de conduite applicables;
• les valeurs organisationnelles;
• la mission de Revenu Québec.

Importance des décisions collectives

Les décisions prises par un groupe d’administratrices et d’administrateurs doivent être exemplaires. Elles doivent s’appuyer sur une démarche collective de réflexion éthique.

La recherche d’un consensus nécessite des lieux d’échange fondés sur :

• l’ouverture;
• la discussion;
• une communication significative pour chaque personne;
• la participation des membres à la délibération.

Revenu Québec considère donc l’éthique comme une composante essentielle de sa culture organisationnelle. Cette approche permet :

• de prévenir les risques éthiques;
• de réduire les manquements aux règles;
• de créer et de maintenir un climat de confiance à l’intérieur de l’organisation;
• de renforcer la confiance avec les clientèles;
• de responsabiliser chaque personne;
• de développer les aptitudes nécessaires à des décisions justes;
• d’assurer la cohérence avec la mission et les valeurs.

Exemplarité des processus décisionnels

L’exemplarité attendue ne concerne pas seulement le résultat des décisions. Elle touche aussi les processus utilisés pour les prendre.

Un processus de délibération éthique peut améliorer l’image de Revenu Québec, notamment lorsque les décisions reposent sur :

• la transparence;
• la prise en compte des opinions des parties prenantes;
• une délibération participative;
• l’analyse des impacts potentiels.

Les membres du conseil d’administration, comme plus haute instance de Revenu Québec, ont une responsabilité particulière dans le développement et le rayonnement de cette vision de l’éthique, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation. Leur comportement influence directement la culture organisationnelle.

Les quatre axes de la culture éthique à Revenu Québec

La culture éthique de Revenu Québec repose sur quatre axes :

1. la compétence éthique;
2. l’intégration de l’éthique dans la prise de décisions;
3. la création et la valorisation d’espaces de dialogue;
4. une gouvernance éthique et intègre.

La compétence éthique

La compétence éthique correspond à la capacité de reconnaître les enjeux éthiques liés à ses fonctions et d’agir de manière responsable.

Elle implique :

• de faire preuve de sensibilité éthique;
• de prendre du recul devant une situation;
• de repérer les enjeux, problèmes ou dilemmes éthiques;
• d’agir en accord avec la mission de Revenu Québec;
• de tenir compte de l’intérêt public.

Elle comprend aussi le courage éthique, qui permet :

• de s’exprimer lorsque nécessaire;
• de questionner les pratiques existantes;
• de proposer des solutions différentes ou innovantes;
• d’émettre des réserves fondées sur les valeurs organisationnelles;
• de défendre l’intérêt public.

La compétence éthique suppose également une capacité d’introspection. Les membres doivent être capables de reconnaître leurs propres motivations, de les questionner et de vérifier si elles sont compatibles avec la mission de Revenu Québec.

Dans les activités du conseil d’administration, cette compétence se traduit par la capacité :

• de poser des questions difficiles de manière constructive;
• de favoriser des échanges qui mettent en lumière les tensions éthiques;
• de traiter les enjeux éthiques sans se limiter à la simple conformité réglementaire;
• d’agir selon les valeurs de Revenu Québec;
• de contribuer à la mission publique de l’organisation.

La prise de décisions

Revenu Québec valorise les processus de délibération qui permettent de prendre des décisions réfléchies et justes. Ces processus servent également à mieux prévenir et gérer les risques éthiques.

Comme le conseil d’administration est la plus haute instance de Revenu Québec, son processus décisionnel doit être exemplaire.

Les membres doivent notamment tenir compte des conséquences possibles d’une situation ou d’une décision sur :

• la population;
• Revenu Québec;
• les membres du comité de direction;
• les membres du conseil d’administration.

Une décision éthique doit être guidée par la recherche d’un consensus. Ce consensus repose sur :

• le dialogue;
• la délibération;
• l’argumentation.

Une démarche éthique aide les membres du conseil d’administration à expliquer et justifier leurs décisions. Elle soutient ainsi :

• la transparence;
• la confiance des clientèles;
• la confiance des membres du personnel.

Les espaces de dialogue

Le conseil d’administration est présenté comme un lieu de dialogue permettant de construire une vision commune à partir des valeurs de Revenu Québec.

Les espaces de dialogue jouent un rôle important dans le traitement des dilemmes et problèmes éthiques, car ils permettent :

• de faire émerger une compréhension partagée;
• d’orienter les règles;
• d’orienter les actions;
• d’encadrer la prise de décisions collective;
• de renforcer l’adhésion;
• d’accroître l’engagement;
• de prévenir davantage les risques éthiques au sein de l’organisation.

La gouvernance

Une culture éthique ne peut se développer pleinement sans une gouvernance elle-même éthique et intègre. Les hautes instances doivent jouer un rôle central et agir de manière exemplaire.

Une gouvernance qui intègre la réflexion éthique et la délibération aide les personnes qui prennent des décisions à mieux anticiper et gérer les risques éthiques, notamment lors de changements organisationnels importants.

L’approche participative est privilégiée parce qu’elle permet :

• de prendre des décisions plus éclairées;
• d’améliorer continuellement les pratiques;
• de réaliser la mission publique de Revenu Québec avec rigueur.

Les quatre axes — compétence éthique, décisions réfléchies, espaces de dialogue et gouvernance intègre — reposent sur des structures qui encouragent l’expression de la sensibilité éthique dans une perspective d’amélioration continue.

Énoncé de valeurs à Revenu Québec

Préambule

La mission d’intérêt public de Revenu Québec et la nature de ses interventions exigent une conduite responsable de la part :

• des membres du conseil d’administration;
• des membres de la direction;
• des membres du personnel.

Cette conduite doit être à la hauteur de la confiance des citoyens et citoyennes.

L’énoncé de valeurs vise à créer une compréhension commune des valeurs qui :

• fondent les actions de Revenu Québec;
• orientent les échanges;
• inspirent les relations quotidiennes;
• soutiennent une prestation de services de grande qualité.

Les valeurs sont des repères pour agir. Leur application quotidienne aide à prendre des décisions lorsque les situations sont délicates, complexes ou ambiguës. Elles favorisent aussi la cohérence des comportements dans l’accomplissement de la mission de Revenu Québec.

L’énoncé de valeurs reproduit dans le document correspond à celui adopté par le conseil d’administration le 9 juin 2022.

Les quatre valeurs de Revenu Québec

Revenu Québec s’appuie sur quatre valeurs pour remplir collectivement sa mission :

Valeur	Sens reformulé
Intégrité	Agir avec probité, impartialité et justesse en recherchant l’intérêt public.
Respect	Reconnaître la valeur de chaque personne, agir avec considération et contribuer à un climat de confiance.
Équité	Utiliser son jugement critique dans chaque situation afin de choisir l’option la plus juste.
Excellence du service	Miser sur l’innovation et la collaboration pour offrir aux clientèles et partenaires des services de grande qualité répondant à leurs besoins.

Principes de gestion fondés sur l’éthique

Mission, valeurs et principes généraux

Revenu Québec occupe une place importante dans l’appareil gouvernemental. Il perçoit la majeure partie des revenus autonomes du gouvernement du Québec. Il administre le régime fiscal québécois en percevant les impôts et les taxes.

L’organisation contribue aussi aux missions économiques et sociales du gouvernement, notamment par l’administration de programmes de perception et de redistribution de fonds.

Dans leur mandat, les membres du conseil d’administration participent à la réalisation de cette mission et s’engagent à promouvoir les valeurs organisationnelles.

Ils doivent aussi appliquer les principes de gestion suivants :

• miser sur la compétence du personnel de Revenu Québec;
• veiller à la sécurité des personnes;
• protéger les ressources matérielles de Revenu Québec;
• adopter en toutes circonstances des comportements professionnels et intègres;
• favoriser une gestion transparente;
• respecter des principes de gestion fondés sur l’éthique.

Honnêteté, loyauté, intégrité et exemplarité

Pendant toute la durée de leur mandat, les membres du conseil d’administration doivent agir avec :

• honnêteté;
• loyauté;
• intégrité.

Ils doivent respecter en tout temps les lois et règlements applicables. Leurs décisions doivent servir les intérêts de Revenu Québec.

Chaque administratrice ou administrateur doit agir comme modèle et inspirer la confiance par une conduite exemplaire.

Compétence, prudence, diligence, efficacité, équité et assiduité

Dans leurs fonctions, les membres du conseil d’administration doivent faire preuve de :

• compétence;
• prudence;
• diligence;
• efficacité;
• équité;
• assiduité.

Ils doivent maintenir leurs connaissances à jour et exercer un jugement professionnel indépendant pour servir le mieux possible les intérêts de Revenu Québec.

Ils doivent aussi :

• lire le Code;
• s’y conformer;
• promouvoir son respect;
• se tenir informés du contexte économique, social et politique dans lequel Revenu Québec agit;
• consacrer le temps nécessaire pour comprendre le fonctionnement de Revenu Québec;
• comprendre les enjeux et défis de l’organisation;
• maîtriser les dossiers soumis au conseil d’administration ou à ses comités, selon le cas.

Relations professionnelles

Les membres du conseil d’administration doivent maintenir des relations professionnelles basées sur :

• le respect;
• la coopération;
• le professionnalisme.

Règles de déontologie

Le Code établit les exigences minimales de conduite applicables aux membres du conseil d’administration. Il ne prétend pas énumérer toutes les actions à éviter ni toutes les actions à adopter. Il présente plutôt les comportements attendus ou interdits dans certaines situations fréquentes.

Discrétion et confidentialité

Les membres du conseil d’administration doivent faire preuve de discrétion à l’égard de toute information obtenue dans leurs fonctions. Cette obligation s’applique pendant le mandat et continue après sa fin.

Ils doivent porter une attention particulière à la confidentialité lorsqu’ils exercent leurs fonctions en télétravail.

Ils ne peuvent pas, sauf autorisation ou permission prévue par la loi :

• consulter une information confidentielle détenue en raison de leurs fonctions;
• utiliser une telle information;
• communiquer une telle information.

Ils ne peuvent pas utiliser une information confidentielle :

• pour leur propre avantage;
• pour l’avantage d’une autre personne physique;
• pour l’avantage d’une personne morale;
• pour l’avantage d’un groupe d’intérêt.

Ils ne peuvent pas prendre connaissance, ni tenter de prendre connaissance, d’une information confidentielle qui n’est pas nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

Les membres qui utilisent un système de courrier électronique doivent respecter les pratiques et directives de Revenu Québec concernant :

• la conservation de l’information;
• l’utilisation de l’information;
• la transmission de l’information.

Ils ne doivent transmettre à personne l’information confidentielle reçue de Revenu Québec, que ce soit par le système de courrier électronique de l’organisation ou par tout autre système utilisé à des fins personnelles ou professionnelles.

Les membres du conseil d’administration doivent prendre des mesures pour protéger les informations auxquelles ils ont accès. Ils doivent notamment :

• éviter de laisser des documents confidentiels visibles par des tiers ou par des membres du personnel qui ne sont pas concernés;
• protéger matériellement les documents;
• éviter les discussions pouvant révéler des informations confidentielles;
• ne pas transmettre à une personne autre qu’un membre du conseil d’administration un document jugé confidentiel;
• détruire, selon les normes de Revenu Québec, par exemple par déchiquetage ou autre méthode appropriée, les documents confidentiels devenus inutiles à leur mandat;
• ou remettre ces documents au Secrétariat du conseil d’administration.

Selon la Loi sur l’Agence du revenu du Québec, certains renseignements ne peuvent pas être communiqués au conseil d’administration ou à l’un de ses membres, sauf à la présidente-directrice générale ou au président-directeur général. Il s’agit de tout renseignement qui révèle, même indirectement, l’identité d’une personne ou d’une entité assujettie à l’application ou à l’exécution :

• d’une loi confiée à la responsabilité de la ou du ministre;
• d’une loi, d’un règlement, d’un décret, d’un arrêté ou d’une entente attribuant une responsabilité à la ou au ministre.

Indépendance

Selon l’article 4 de la Loi sur la gouvernance des sociétés d’État, une administratrice ou un administrateur est considéré comme non indépendant dans les situations suivantes :

1. la personne est à l’emploi de Revenu Québec ou l’a été au cours des trois années précédant sa nomination;
2. la personne est à l’emploi du gouvernement, d’un organisme gouvernemental ou d’une entreprise du gouvernement au sens de l’article 4 de la Loi sur le vérificateur général, référence RLRQ, chapitre V-5.01;
3. une personne de sa famille immédiate fait partie de la haute direction de Revenu Québec.

La haute direction désigne les membres du comité de direction de Revenu Québec.

La famille immédiate comprend :

• la conjointe ou le conjoint;
• les enfants à charge.

Une personne est considérée comme indépendante si elle n’a pas, directement ou indirectement, de relations ou d’intérêts pouvant nuire à la qualité de ses décisions au regard des intérêts de Revenu Québec. Ces relations ou intérêts peuvent notamment être :

• financiers;
• commerciaux;
• professionnels;
• philanthropiques.

À son entrée en fonction, puis chaque année, l’administratrice ou l’administrateur doit déclarer par écrit l’existence ou l’absence des liens pouvant affecter son indépendance.

La personne doit aussi déclarer par écrit, dès qu’elle en prend connaissance, tout changement de situation au conseil d’administration et à la ou au ministre.

Conflits d’intérêts

Chaque membre du conseil d’administration doit prendre les précautions nécessaires pour ne pas se placer dans une situation où ses intérêts personnels entrent en conflit avec ses obligations.

Chaque membre doit aussi éviter toute situation pouvant créer un doute raisonnable sur sa capacité d’agir avec loyauté et impartialité.

Si une telle situation survient, même involontairement, la personne doit :

• aviser par écrit les responsables prévus par le Code;
• corriger la situation sans délai.

Pour qu’il y ait conflit d’intérêts, il n’est pas nécessaire qu’un avantage ait réellement été obtenu ou qu’un tort ait réellement été causé à Revenu Québec. Il suffit qu’il existe :

• un conflit apparent;
• un conflit potentiel;
• une possibilité réelle, fondée sur des liens logiques, que l’intérêt personnel passe avant celui de Revenu Québec.

Un conflit apparent existe lorsqu’une situation pourrait raisonnablement être perçue par le public comme un conflit réel, même si aucun conflit réel n’existe.

Un conflit potentiel désigne une situation susceptible de se produire.

Le risque d’un conflit d’intérêts suffit à poser problème, car il peut affecter la crédibilité :

• de Revenu Québec;
• de son personnel;
• des membres du conseil d’administration.

Les conflits d’intérêts peuvent notamment être de nature :

• financière;
• morale;
• psychologique;
• professionnelle.

Les membres du conseil d’administration sont en conflit d’intérêts lorsqu’ils permettent ou semblent permettre que les intérêts suivants compromettent leur objectivité, leur impartialité ou leur efficacité :

• leurs intérêts personnels;
• ceux de leur famille;
• ceux d’autres parents;
• ceux de personnes avec lesquelles ils ont des liens.

Ils doivent notamment éviter les situations où eux-mêmes ou une personne qui leur est liée pourraient bénéficier, directement ou indirectement :

• d’un contrat conclu par Revenu Québec;
• de l’influence découlant de leur pouvoir de décision;
• des fonctions qu’ils exercent à Revenu Québec.

Les perspectives d’emploi peuvent aussi créer un conflit d’intérêts si elles influencent, ou semblent influencer, les décisions ou l’exercice des fonctions d’un membre.

Les administratrices et administrateurs qui envisagent de quitter leurs fonctions doivent s’assurer que leur travail, emploi, charge ou activité après mandat ne créera pas de conflit entre leurs intérêts personnels et leurs responsabilités à Revenu Québec.

Utilisation des biens et ressources de Revenu Québec

Les membres du conseil d’administration doivent utiliser les biens de Revenu Québec uniquement dans le cadre des fonctions qui leur sont attribuées.

Ils ne peuvent pas utiliser ces biens :

• à leur profit personnel;
• au profit de tiers.

Lorsque l’utilisation des biens est justifiée, elle doit respecter les politiques, directives et autres documents normatifs de Revenu Québec, notamment en matière :

• de sécurité;
• d’intégrité de l’information.

Chaque membre a l’obligation de protéger les biens et ressources de Revenu Québec.

Ces biens et ressources comprennent notamment :

• les biens matériels, y compris les biens électroniques;
• les immeubles;
• le travail réalisé par le personnel;
• le travail réalisé par les dirigeantes et dirigeants;
• le travail réalisé par les administratrices et administrateurs;
• le travail réalisé par d’autres personnes, peu importe la propriété intellectuelle associée.

Les membres du conseil d’administration ne peuvent pas acquérir des biens vendus par Revenu Québec, par exemple lors de la liquidation de biens non réclamés.

Ils ne peuvent pas non plus acquérir des biens ayant fait l’objet de saisies par Revenu Québec.

Revenu Québec s’attend à ce que tous les registres soient tenus avec intégrité et diligence, conformément :

• aux procédés de contrôle interne;
• aux procédés de tenue de registres;
• aux principes comptables applicables;
• aux lois applicables.

Cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages

Les membres du conseil d’administration doivent exercer leur jugement afin d’éviter les conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents.

Pour préserver la confiance de la population, maintenir l’indépendance et l’impartialité, et éviter toute situation de redevabilité, une ou un membre du conseil d’administration ne peut pas accepter, dans l’exercice ou en raison de ses fonctions, une somme d’argent, un avantage ou une faveur autre que ce qui lui est accordé par Revenu Québec à cette fin.

Les membres du conseil d’administration, ainsi que les membres de leur famille immédiate, ne peuvent pas, directement ou indirectement :

• accepter des cadeaux;
• solliciter des cadeaux;
• accepter des marques d’hospitalité;
• solliciter des marques d’hospitalité;
• accepter ou solliciter d’autres avantages.

Les exemples d’avantages interdits comprennent notamment :

• une commission;
• des honoraires;
• un salaire;
• un paiement;
• des chèques-cadeaux;
• des titres;
• un abonnement;
• des billets gratuits ou à prix réduit pour des événements sportifs;
• des billets gratuits ou à prix réduit pour des événements culturels.

Une exception existe lorsque le membre participe à un événement en raison de ses fonctions. Dans ce cas, il peut accepter et conserver des cadeaux, marques d’hospitalité ou avantages d’usage et de valeur modeste, par exemple :

• des plaques souvenirs;
• des documents commémoratifs.

Si un membre ne peut pas refuser un cadeau, une marque d’hospitalité ou un avantage qui ne respecte pas les critères du Code, il doit demander conseil aux personnes prévues par le Code afin de savoir comment s’en départir.

Prestation de services-conseils et autres services

Une administratrice ou un administrateur ne peut pas offrir ni fournir à Revenu Québec, sur une base contractuelle :

• des services-conseils;
• d’autres services.

Cette interdiction s’applique que les services soient offerts :

• personnellement;
• par l’intermédiaire d’une entité dans laquelle la personne détient des intérêts importants;
• par l’intermédiaire d’une entité dans laquelle une personne qui lui est liée détient des intérêts importants.

Considérations politiques et devoir de réserve

Les administratrices et administrateurs doivent prendre leurs décisions sans se laisser guider par des considérations politiques partisanes.

Cette exigence vise à préserver :

• l’intégrité de Revenu Québec;
• son impartialité;
• l’intérêt public.

Ils doivent aussi faire preuve de retenue lorsqu’ils expriment publiquement leurs opinions politiques.

Communications avec les médias et le public

Revenu Québec doit protéger :

• sa réputation;
• la cohérence de ses messages;
• la confidentialité des renseignements fiscaux qu’il détient;
• le lien de confiance avec la population.

La responsabilité première des communications avec les médias et le public au sujet des activités de Revenu Québec revient à la présidente-directrice générale ou au président-directeur général.

La présidente ou le président du conseil d’administration peut aussi agir occasionnellement comme porte-parole, en coordination avec la présidente-directrice générale ou le président-directeur général.

À moins d’avoir reçu une autorisation expresse de l’une des autorités prévues par le Code, les autres administratrices et administrateurs ne doivent pas discuter des activités de Revenu Québec avec les représentantes ou représentants des médias.

Lorsqu’une administratrice ou un administrateur reçoit une demande provenant des médias, la demande doit être transmise sans délai à l’instance prévue par le Code et le Secrétariat du conseil d’administration doit en être informé. La demande sera ensuite évaluée, puis traitée ou suivie selon le cas.

Une administratrice ou un administrateur peut faire des présentations devant des groupes lors de séminaires publics, conférences ou événements semblables.

Dans ce contexte :

• la présidente-directrice générale ou le président-directeur général peut s’exprimer au nom de Revenu Québec, tout en faisant preuve de réserve;
• toute autre administratrice ou tout autre administrateur doit préciser qu’elle ou il parle en son propre nom et non au nom de Revenu Québec;
• les propos doivent demeurer généraux;
• il faut éviter de commenter les activités de Revenu Québec.

Les membres doivent aussi utiliser les médias sociaux de manière appropriée afin de ne pas nuire :

• à l’image de Revenu Québec;
• à la réputation de Revenu Québec;
• à la réputation de son personnel.

Cas particuliers et exceptions

Application des règles les plus exigeantes

Lorsqu’une règle du Code entre en divergence avec une autre règle applicable, les membres doivent appliquer la norme la plus stricte et le principe le plus élevé.

Maintien de certaines obligations après le mandat

Certaines règles ne prennent pas fin avec le mandat. Après avoir quitté le conseil d’administration, une personne demeure tenue de respecter notamment les obligations relatives :

• à la confidentialité;
• à l’utilisation de l’information non publique;
• à l’interdiction de tirer un avantage indu de son ancienne charge;
• aux restrictions applicables pendant l’année suivant la fin des fonctions;
• à la déclaration de certaines offres ou acceptations d’emploi.

Informations qui ne peuvent pas être transmises au conseil

Même si le conseil d’administration exerce une fonction de gouvernance, certains renseignements ne peuvent pas lui être communiqués, ni être communiqués à l’un de ses membres, sauf à la présidente-directrice générale ou au président-directeur général. Cela vise les renseignements pouvant révéler, même indirectement, l’identité d’une personne ou d’une entité assujettie à une loi ou responsabilité confiée à la ou au ministre.

Cadeaux de valeur modeste

Les cadeaux, marques d’hospitalité ou autres avantages sont en principe interdits. Toutefois, lorsqu’un membre participe à un événement en raison de ses fonctions, il peut accepter des avantages d’usage et de faible valeur, comme des plaques souvenirs ou des documents commémoratifs.

Impossibilité de refuser un avantage

Si un avantage non conforme ne peut pas être refusé, le membre doit demander une orientation aux responsables prévus par le Code afin de s’en départir correctement.

Conflit d’intérêts apparent ou potentiel

Un conflit d’intérêts n’a pas besoin d’être réel pour être problématique. Le Code vise aussi les situations apparentes ou potentielles, ainsi que les situations susceptibles de miner la confiance du public.

Statut d’indépendance

Une personne peut perdre son statut d’indépendance ou être considérée non indépendante en raison de certains liens d’emploi, de liens familiaux avec la haute direction ou de relations financières, commerciales, professionnelles ou philanthropiques pouvant compromettre la qualité de ses décisions.

Présentations publiques

Les membres peuvent prendre la parole lors de séminaires, conférences ou événements semblables, mais sauf pour les personnes autorisées à parler au nom de Revenu Québec, ils doivent préciser qu’ils s’expriment à titre personnel et éviter de commenter les activités de l’organisation.

Démarches et procédures

Déclaration obligatoire

Une administratrice ou un administrateur doit signaler par écrit toute situation susceptible d’affecter son statut d’indépendance.

Si la personne est une administratrice indépendante ou un administrateur indépendant, la déclaration doit aussi être transmise au conseil d’administration et à la ou au ministre.

L’avis peut être transmis :

• par courriel;
• par tout autre moyen technologique sécuritaire.

Une administratrice ou un administrateur qui a un intérêt direct ou indirect dans un organisme, une entreprise, une association ou toute autre affaire plaçant son intérêt personnel en conflit avec celui de Revenu Québec doit le dénoncer par écrit, sous peine de révocation.

Cette dénonciation doit être faite aux responsables prévus par le Code. Elle peut être transmise par courriel ou par tout autre moyen technologique sécuritaire.

Lorsque la situation l’exige, la personne doit :

• s’abstenir de participer aux délibérations;
• s’abstenir de participer à la décision;
• se retirer de la séance pendant les discussions;
• se retirer de la séance pendant le vote.

Les membres doivent aussi dénoncer expressément toute information ou situation susceptible de les placer dans un conflit d’intérêts :

• réel;
• apparent;
• potentiel.

Déclaration d’intérêt à l’entrée en fonction

Lorsqu’une personne entre en fonction comme membre du conseil d’administration, elle doit remplir le formulaire intitulé :

Déclaration des nouvelles et nouveaux membres du conseil d’administration et communication de renseignements

Ce formulaire figure à l’annexe A du document.

La personne doit notamment :

• signer une déclaration, de façon manuscrite ou électronique;
• confirmer qu’elle a lu le Code;
• confirmer qu’elle comprend le Code;
• s’engager à respecter le Code.

Elle doit aussi fournir certains renseignements.

Renseignements à fournir sur les organismes, entreprises, associations ou autres entités

La personne doit indiquer, pour tout organisme, entreprise, association ou autre entité où elle agit comme dirigeante, dirigeant ou membre du personnel :

• le nom;
• l’adresse;
• la fonction occupée;
• la date d’entrée en fonction.

Renseignements à fournir sur les sociétés et autres entités liées

La personne doit indiquer le nom et l’adresse de toute société par actions, fiducie, société de personnes ou autre entité :

• pour laquelle elle agit comme administratrice, administrateur ou fiduciaire;
• qu’elle contrôle;
• dont elle détient plus de 5 % des droits de vote;
• à laquelle elle offre, sur une base contractuelle, des services-conseils ou d’autres services, lorsque la personne elle-même ou une personne qui lui est liée y détient des intérêts importants.

Le formulaire prévoit aussi d’indiquer le lien avec chaque entité. Si l’espace est insuffisant, une feuille supplémentaire peut être utilisée.

Attestation annuelle

Chaque année, la ou le secrétaire du conseil d’administration demande à chaque membre de signer l’Attestation annuelle, reproduite à l’annexe B.

Cette attestation peut être signée de façon manuscrite ou électronique.

Elle sert à :

• aider le conseil d’administration à vérifier le respect du Code par ses membres;
• contribuer à établir l’indépendance des administratrices et administrateurs pour les besoins de gouvernance;
• assurer l’exactitude des renseignements publiés dans le rapport annuel de gestion de Revenu Québec et ailleurs, notamment sur son site Internet;
• confirmer de nouveau que la personne a lu et compris le Code;
• confirmer que la personne s’est conformée au Code pendant la période visée.

Le document précise que l’attestation annuelle doit être signée et datée en avril de chaque année pendant que la personne est membre du conseil d’administration.

L’attestation demande d’indiquer :

• une date de début de période;
• une date de fin de période.

En signant, la personne :

• déclare avoir lu et compris le Code;
• confirme avoir respecté le Code pendant la période indiquée;
• confirme avoir toujours fait preuve de discrétion dans l’exercice de ses fonctions à Revenu Québec.

Modification en cours d’année

En cours d’année, dès qu’une administratrice ou un administrateur prend connaissance d’un changement à sa déclaration, elle ou il doit le déclarer.

La modification doit être transmise :

• par courrier;
• ou par courriel.

Défaut de conformité et sanctions

Lorsqu’un manquement au Code est reproché à une ou un membre du conseil d’administration, cette personne peut être relevée temporairement de ses fonctions, avec rémunération, afin de permettre une décision appropriée.

Cette mesure peut être utilisée :

• dans une situation urgente nécessitant une intervention rapide;
• lorsqu’une faute grave est présumée.

La personne concernée doit être informée :

• des manquements reprochés;
• de la sanction possible;
• de son droit de présenter ses observations dans un délai de 7 jours;
• de son droit d’être entendue si elle le demande.

Le non-respect d’un élément du Code, pendant le mandat ou après la fin des fonctions lorsque les règles continuent de s’appliquer, peut entraîner des sanctions. Ces sanctions varient selon la gravité du manquement.

La présidente ou le président du conseil d’administration pourrait recommander à la ou au ministre la révocation d’une ou d’un membre du conseil d’administration.

Une faute lourde commise par une administratrice ou un administrateur dans l’exercice de ses fonctions pourrait aussi entraîner :

• des poursuites civiles;
• des poursuites criminelles.

Dénonciation d’une violation

Le respect du Code est une responsabilité partagée par tous les membres du conseil d’administration.

Une administratrice ou un administrateur qui sait ou soupçonne qu’une violation du Code a eu lieu, pendant ou après la fin des fonctions, doit la dénoncer au comité de gouvernance et d’éthique.

Les violations visées comprennent notamment :

• une utilisation irrégulière d’information confidentielle;
• une communication irrégulière d’information confidentielle;
• un conflit d’intérêts non déclaré.

La dénonciation doit être faite de façon confidentielle et devrait contenir :

• l’identité de la ou des personnes responsables de la violation;
• une description de la violation;
• la date ou la période de la violation;
• une copie de tout document appuyant la dénonciation.

Cessation des fonctions

Après la fin de ses fonctions, une ancienne administratrice ou un ancien administrateur ne peut jamais agir de manière à tirer un avantage indu de son ancienne charge.

La personne ne doit jamais :

• utiliser de l’information confidentielle;
• divulguer de l’information confidentielle;
• donner à une personne ou à un organisme des conseils fondés sur des renseignements concernant Revenu Québec qui ne sont pas publics et qui ont été obtenus pendant son mandat.

Pendant l’année suivant la fin de ses fonctions, il lui est interdit d’agir au nom ou pour le compte d’une autre personne relativement à :

• une procédure;
• une négociation;
• une autre activité à laquelle Revenu Québec est partie;

si elle détient à ce sujet de l’information non publique.

Les membres du conseil d’administration de Revenu Québec ne peuvent pas, pendant cette même période d’un an, traiter avec l’ancienne administratrice publique ou l’ancien administrateur public dans les circonstances décrites ci-dessus.

Le non-respect des règles applicables après la fin des fonctions peut entraîner des mesures de la part de Revenu Québec.

Période de déclaration obligatoire après le mandat

Après leur départ de Revenu Québec, les anciennes administratrices et anciens administrateurs ont des obligations additionnelles pendant une année.

Pendant cette période, ils doivent déclarer par écrit toute offre ou acceptation d’emploi qui constitue ou pourrait constituer un conflit d’intérêts :

• réel;
• apparent;
• potentiel.

Rôle du comité de gouvernance et d’éthique

Conformément à la Loi sur la gouvernance des sociétés d’État et à sa charte, le comité de gouvernance et d’éthique est responsable de :

• l’élaboration du Code;
• son évaluation;
• sa mise à jour;
• l’interprétation de ses dispositions;
• la surveillance du respect des valeurs organisationnelles;
• la surveillance du respect des principes de gestion fondés sur l’éthique;
• la surveillance du respect des règles de déontologie.

Rôle du Secrétariat du conseil d’administration

Le Secrétariat du conseil d’administration soutient le comité de gouvernance et d’éthique ainsi que la présidente ou le président du conseil d’administration dans l’application du Code.

Il tient des archives comprenant notamment :

• les déclarations des administratrices et administrateurs;
• les divulgations;
• les attestations transmises par courrier ou voie électronique;
• les rapports;
• les décisions;
• les avis consultatifs.

Interprétation du Code

Lorsqu’une administratrice ou un administrateur a une incertitude sur une situation particulière ou une question sur le Code, le document prévoit qu’il est possible de consulter les responsables désignés par le Code.

Publication du Code

Revenu Québec publie le Code conformément à l’article 4 du Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels.

Cette publication est faite dans un souci :

• de transparence;
• d’information.

Entrée en vigueur

Les dispositions du Code sont entrées en vigueur le 15 mai 2014.

Annexes

Annexe A — Déclaration des nouvelles et nouveaux membres du conseil d’administration et communication de renseignements

L’annexe A contient le formulaire que doivent remplir les nouvelles administratrices et nouveaux administrateurs lorsqu’ils entrent en fonction.

Ce formulaire sert à confirmer que la personne :

• a lu le Code;
• l’a compris;
• s’engage à le respecter;
• accepte de se conduire selon les principes et lignes directrices en matière de conduite éthique;
• accepte de respecter les règles de discrétion et de confidentialité;
• s’engage à adopter en tout temps une conduite éthique guidée par les valeurs de Revenu Québec.

L’annexe précise également les renseignements à fournir au sujet :

• des organismes, entreprises, associations ou autres entités où la personne agit comme dirigeante, dirigeant ou membre du personnel;
• des sociétés par actions, fiducies, sociétés de personnes ou autres entités avec lesquelles la personne a des liens;
• des entités pour lesquelles elle agit comme administratrice, administrateur ou fiduciaire;
• des entités qu’elle contrôle;
• des entités dont elle détient plus de 5 % des droits de vote;
• des entités auxquelles elle offre des services-conseils ou d’autres services sur une base contractuelle, lorsque la personne ou une personne liée y détient des intérêts importants.

Le formulaire contient des espaces pour indiquer :

• le nom des entités;
• l’adresse;
• la fonction occupée;
• la date d’entrée en fonction;
• le lien avec l’entité;
• la signature;
• le nom en lettres majuscules;
• la date.

Le formulaire indique qu’une feuille supplémentaire peut être utilisée si l’espace est insuffisant.

Annexe B — Attestation annuelle

L’annexe B contient l’attestation annuelle que les membres du conseil d’administration doivent signer et dater en avril de chaque année pendant leur mandat.

L’attestation sert à confirmer que la personne :

• a lu le Code;
• l’a compris;
• s’y est conformée pendant la période visée;
• a toujours fait preuve de discrétion dans ses fonctions à Revenu Québec.

Elle prévoit d’indiquer :

• la date de début de la période;
• la date de fin de la période;
• la signature;
• le nom en lettres majuscules;
• la date.

Mises en garde importantes

• Le Code contient des exigences minimales; il ne décrit pas toutes les situations possibles ni toutes les conduites à éviter ou à adopter.
• En cas de conflit entre plusieurs règles applicables, la règle la plus exigeante et le principe le plus élevé doivent être appliqués.
• L’interdiction de poser un geste inclut aussi la tentative, la participation et l’incitation.
• Les obligations de confidentialité continuent après la fin du mandat.
• Les membres ne doivent pas consulter, utiliser ou communiquer d’information confidentielle sans autorisation ou sans fondement légal.
• Les membres doivent être particulièrement vigilants en télétravail pour protéger les renseignements confidentiels.
• Certains renseignements fiscaux ou identifiants ne peuvent pas être communiqués au conseil d’administration ou à ses membres, sauf exception prévue pour la présidente-directrice générale ou le président-directeur général.
• Un conflit d’intérêts apparent ou potentiel suffit à créer une situation problématique; il n’est pas nécessaire qu’un avantage réel ait été obtenu.
• Le risque de conflit d’intérêts peut nuire à la crédibilité de Revenu Québec, de son personnel et du conseil d’administration.
• Les perspectives d’emploi peuvent constituer une source de conflit d’intérêts.
• Les membres ne peuvent pas utiliser les biens ou ressources de Revenu Québec à des fins personnelles ou au profit de tiers.
• Les membres ne peuvent pas acquérir de biens vendus par Revenu Québec ni de biens saisis par Revenu Québec.
• Les cadeaux, marques d’hospitalité et avantages sont interdits, sauf exceptions limitées aux avantages d’usage et de valeur modeste dans le cadre d’événements liés aux fonctions.
• Les membres ou leur famille immédiate ne peuvent pas accepter ou solliciter directement ou indirectement des avantages comme des commissions, honoraires, paiements, chèques-cadeaux, titres, abonnements ou billets gratuits ou à prix réduit.
• Les membres ne peuvent pas offrir ni fournir des services-conseils ou d’autres services à Revenu Québec sur une base contractuelle, directement ou par l’intermédiaire d’une entité liée.
• Les décisions doivent être indépendantes de toute considération politique partisane.
• Les opinions politiques publiques doivent être exprimées avec réserve.
• Les membres ne doivent pas discuter des activités de Revenu Québec avec les médias sans autorisation expresse.
• Dans les conférences ou séminaires, les membres qui ne sont pas autorisés à parler au nom de Revenu Québec doivent indiquer qu’ils s’expriment à titre personnel et éviter de commenter les activités de l’organisation.
• Les médias sociaux doivent être utilisés avec prudence pour ne pas nuire à l’image ou à la réputation de Revenu Québec ou de son personnel.
• Le défaut de déclarer un intérêt en conflit avec celui de Revenu Québec peut entraîner la révocation.
• Une personne visée par un manquement peut être relevée provisoirement de ses fonctions avec rémunération dans une situation urgente ou en cas de faute grave présumée.
• La personne à qui un manquement est reproché dispose de 7 jours pour présenter ses observations et peut demander à être entendue.
• Les sanctions varient selon la gravité du manquement.
• Une faute lourde peut mener à des poursuites civiles ou criminelles.
• Les violations soupçonnées ou connues doivent être dénoncées de manière confidentielle au comité de gouvernance et d’éthique.
• Après la fin du mandat, il est interdit de tirer un avantage indu de son ancienne charge.
• Pendant une année après le départ, certaines activités au nom d’autrui sont interdites lorsqu’elles concernent une procédure, une négociation ou une autre activité impliquant Revenu Québec et des renseignements non publics.
• Pendant une année après le départ, les anciennes administratrices et anciens administrateurs doivent déclarer toute offre ou acceptation d’emploi pouvant créer un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel.

Synthèse

Ce Code encadre la conduite des membres du conseil d’administration de Revenu Québec afin que leurs décisions soient prises avec intégrité, loyauté, indépendance, prudence, compétence et respect de l’intérêt public. Il s’applique pendant le mandat et, pour certaines obligations comme la confidentialité, les conflits d’intérêts et les restrictions postérieures au mandat, après la fin des fonctions. Les membres doivent respecter les valeurs de Revenu Québec — intégrité, respect, équité et excellence du service — et appliquer les règles les plus exigeantes lorsqu’il existe une divergence entre plusieurs normes. Ils doivent éviter les conflits d’intérêts réels, apparents ou potentiels, déclarer leurs liens et intérêts, protéger les renseignements confidentiels et ne pas utiliser les biens ou ressources de Revenu Québec à des fins personnelles. Les cadeaux, avantages, services contractuels à Revenu Québec, communications non autorisées avec les médias et décisions influencées par des considérations partisanes sont strictement encadrés. Les nouvelles et nouveaux membres doivent remplir une déclaration d’entrée en fonction, puis signer une attestation annuelle en avril de chaque année. Tout manquement peut entraîner des sanctions, incluant une révocation possible, et une faute lourde peut mener à des poursuites civiles ou criminelles. Après leur départ, les anciennes administratrices et anciens administrateurs demeurent soumis pendant une année à des obligations particulières de déclaration et à des restrictions liées aux informations non publiques.